In vielen Firmen wurde zum neuen Jahrtausend relativ kurzfristig bzw. gezwungenermaßen eine neue Software für den Bereich „Rechnungswesen“ eingeführt. Auslöser waren die Anforderungen des Jahrtausendwechsels bezüglich der Datumsumstellung sowie die Einführung der neuen Währung „Euro“. Jedoch bei näherer Betrachtung wird die Leistungsfähigkeit der Software sehr häufig nicht ausgenutzt. Das „Rechnungswesen“ kann heute mehr leisten, als Datenbestände zu speichern! Es handelt sich vielmehr um ein geniales Werkzeug, das in Verbindung mit der richtigen Auswertungstechnik zur optimalen Informationsplattform für das Unternehmen wird.
Dass dieses Ziel nicht erreicht wird, liegt nicht etwa an der Software an sich, sondern meistens an nicht genutzten Integrationsmöglichkeiten zu bereits bestehenden Lösungen (z. B. Lohn/Gehalt und WWS) oder dem Verzicht auf moderne Zusatz-Tools. In der heutigen Zeit jedoch, wo stagnierende oder sogar rückläufige Umsatzzahlen und steigende Kosten bei immer geringeren Gewinn-Margen Unternehmen zum Umdenken zwingen, ist ein modernes Rechnungswesen mit aussagekräftigen Zahlen und Fakten wichtiger denn je.
Im Mittelpunkt steht die leistungsstarke Finanzbuchhaltung, in die maschinell über eine offene Schnittstelle Daten übernommen werden können, damit alle Zahlen aus dem gesamten Unternehmen jederzeit und – vor allem – ohne die noch weit verbreitete „manuelle Fehlerquelle“ greifbar sind. Selbstverständlich bietet das Paket Budgetierung, Electronic Banking, Fremdwährung, Intercompany-Abwicklung, ein hoch parametrierbares Mahnwesen, Verbandsregulierung usw. Ebenso muss in einer RWS-Standard-Software auch die Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung enthalten sein. Speziell die Kostenrechnung bietet flexible Möglichkeiten, um nicht nur die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnungen durchzuführen, sondern auch Kostenarten nur zu Informationszwecken zu hinterlegen. Es kann hier auf Projektebene eine sinnvolle Verbindung zwischen den Unternehmensbereichen geschaffen werden (z. B. Vertrieb, Controlling, Einkauf), was für das tägliche Geschäft „schlankere Bürokratie“, und damit Effizienzsteigerung bedeutet und die klassische Kostenrechnung zu einem starken Informationssystem erhebt.
Die Daten aus der Fibu und der Kostenrechnung werden nämlich längst nicht mehr nur vom Buchhaltungsleiter oder dem Controller genutzt! Für die Leiter von Profit-Center, Niederlassungen oder Filialen sind diese Daten ebenfalls unverzichtbar.
Moderne Software-Pakete besitzen bereits im Standard eine voll integrierte, vorparametrierte Business Intelligence- (BI-) Lösung. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um die so genannte mehrdimensionale OLAP- (OnLine Analytical Processing-) Technologie. Der Anwender hat hiermit immer den direkten Zugriff auf die Datenbank. Wie der Name schon sagt, wird eine Datenanalyse nach bestimmten Standardkriterien durchgeführt, die je nach Bedarf kundenspezifisch anzupassen sind. Der Anwender kann somit die Daten unter den unterschiedlichsten Gesichtspunkten betrachten und natürlich auch grafisch darstellen lassen. Integrierte BI-Tools liefern also dem Manager schnell, aktuell und unkompliziert Steuerungs- und Statistikwerte für das gesamte Unternehmen. Simulationsmöglichkeiten, moderne Funktionalitäten nach dem Windows-Standard wie Drill Down bis auf den Einzelbeleg, Ampelfunktion, Paretoanalyse, umfangreiche Grafikfunktionen usw. gehören dabei genauso zum Standard wie der Export der Daten an Excel oder eine Abspeicherung als PDF. Was man in diesem Zusammenhang auf keinen Fall unberücksichtigt lassen darf, ist die Frage nach der Gewährleistung der Datensicherheit. Nur eine Software mit tief greifendem Berechtigungskonzept, welches auf Benutzerebene zu definieren ist, wird dieser Anforderung gerecht.
Zusammenfassend kann man sagen, dass eine integrierte Lösung natürlich die beste Voraussetzung für die Erstellung der vom Unternehmen benötigten Daten liefert. Ein großer Vorteil ist, dass ein modernes BI-Tool in der Lage ist, Daten aus fast jeder relationalen Datenbank zu beziehen. Am wichtigsten ist, und das gilt für jedes Projekt, dass vorab die gewünschten Ziele klar definiert, und die Pakete auf Ihre echte Leistungsfähigkeit in der Praxis geprüft werden. Gerade im Bereich BI trennt sich dort schnell die Spreu vom Weizen. Vorgefertigte Cubes und Auswertungen bedeuten für Sie innerhalb kürzester Zeit die gewünschten Daten und Fakten auch zum Einsatz zu bringen und gleichzeitig Ihr Budget nicht zu überlasten.
Fachautor: Lothar Steyns
