Heutige EDV-Lösungen vereinen in der Regel verschiedene Systeme, die ihre jeweiligen Aufgabengebiete (Fertigung, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Personalsystem etc.) optimal abdecken. Zentraler Aspekt eines solchen Lösungsansatzes ist die Integration der unterschiedlichen Systeme. Aktionen in einem der beteiligten Systeme müssen gegebenenfalls direkte Reaktionen in einem System oder in mehreren anderen Systemen auslösen können. Für das Management ist diese einfache Art der Verknüpfung sicherlich nicht ausreichend, da Entscheidungen nur auf Basis von Informationen aus allen Bereichen getroffen werden können. Es wird nach einer Stelle verlangt, an der „alle Fäden zusammenlaufen“ – einem Datawarehouse.

Wissensstrukturen definieren

Jedes System, das Informationen an das Management Informations-System (MIS) liefert, stellt eine Datenquelle dar. Für jede Datenquelle lassen sich Wissensstrukturen definieren. Diese liefern die Antworten auf bestimmte unternehmensrelevante Fragestellungen. Der Aufbau einer Struktur lässt sich in drei Teile gliedern: einem sachlichen Bezug (Wer-oder-Was-Teil), einem Zeitbezug und einer Antwort, die in der Regel aus Mengen- und/oder Betragsinformationen besteht. Typische Beispiele für Sachbezüge sind Kunden, Artikel, Lieferanten, Personal, Kostenstellen und Unternehmensbereiche. Generell sind Sachbezüge frei definierbar und kombinierbar. Durch den zeitlichen Bezug lassen sich alle auf den Wer-oder-Was-Teil bezogenen Informationen wahlweise tage-, wochen-, monats-, quartals- und jahresgenau voneinander abgrenzen. Nach diesem Muster lassen sich auf einfache Art und Weise Fragen, wie z.B. nach dem Jahres- und Monatsumsatz eines bestimmten Kunden, in Strukturen abbilden.

Einrichten der Strukturen

Zum Aufbau individueller Wissensstrukturen enthält das XX-Lane MIS ein Customizing-Tool, das schrittweise zur Erzeugung einer individuell optimierten Wissensdatenbank führt. Bei Konzernlösungen kann für jedes Konzernmitglied ein eigener Mandant eingerichtet werden. Somit lassen sich alle Daten je Einzelunternehmen betrachten und auswerten. In einem übergeordneten Konzernmandanten können diese Informationen dann zu einem Gesamtbild verdichtet werden. Die Steuerung der Berechtigung, wer auf welche Strukturen bei welchem Konzernmitglied zugreifen darf, kann individuell definiert werden.

Ausgabemöglichkeiten

Die in den Strukturen abgelegten Informationen können im Dialog betrachtet, gedruckt oder direkt an andere Anwendungen wie Tabellenkalkulationen ausgegeben werden. Für die Ansicht der Daten im direkten Dialog kann auch mit einfachen Terminals in den Strukturen navigiert werden, allerdings bietet der Zugriff über einen Internet-Browser umfangreichere Funktionen und stellt die eleganteste Möglichkeit dar, um mit den Strukturen zu arbeiten.

Im Bereich Datamining besteht von jeder Struktur die Möglichkeit, in immer detailliertere oder in stärker kumulierende Strukturen zu verzweigen. So ließen sich Strukturen derart miteinander verbinden, dass vom Jahresgesamtumsatz ausgehend durch schrittweises Erhöhen der Detailstufe bis auf Einzelrechnungspositionen verzweigt werden konnte. Der zweite große Bereich Vergleiche erlaubt die Gegenüberstellung beliebig vieler verschiedener Strukturen. Mit dieser Funktion lassen sich Informationen aus beliebigen Unternehmensbereichen nebeneinander darstellen und zueinander in Bezug stellen.

Planung leichtgemacht

Ein Planungsmodul ermöglicht Soll-Ist-Vergleiche. So kann z.B. die Umsatzvorgabe eines Vertreters mit seinen erreichten Zahlen gegenüber gestellt werden. Eine integrierte Auswertung ermöglicht Anzeigen direkt in den Stammdaten, wie z.B. Kunden- oder Artikelstamm. Dieses Programm kann auch von externen Programmen aufgerufen oder über das Menü ausgeführt werden. Zuvor eingerichtete Analysen können direkt an ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie z.B. Excel, übergeben werden. Der Clou dabei: Es werden nicht nur die reinen Zahlenwerte, sondern auch Formeln mit an das Kalkulationsprogramm übergeben.

Case Software Peter Scheele Unternehmensberatung

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