Archivierung, Outputmanagement, Spezialdrucker, Workflow, DMS: Information Anywhere

Nicht mehr Papier, sondern vorrangig elektronischer Output wird in den Unternehmen generiert, weitergeleitet und abgelegt. Der Wandel im Umgang mit Dokumenten spiegelt sich in neuen Regularien wider und das Outsourcing von DMS – aufgrund der Sensibilität der Daten bislang mit Skepsis betrachtet – kommt in Fahrt. Vernetzte Welt und globaler Wettbewerb machen das schnelle Auffinden (kunden)spezifischer Informationen zur Überlebensfrage: Ein Klick muss genügen, um genau das gewünschte Detail plus Mehrwert-Informationen parat zu haben. Auch der Steuerprüfer steht auf digitalen Tiefblick. Er verlangt Information Anywhere – und damit digitalen Zugriff auf steuerlich relevante und elektronisch erzeugte Daten nach den Regularien der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Kürzel mit Content

Zu den derzeit beliebtesten Kürzeln der Branche gehört ECM. Es steht für Enterprise Content Management und für das Zusammenführen herkömmlicher Technologien wie Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung, Workflow und Output-Management mit Internet-basierten Technologien wie Portalen oder WCM (Web Content Management. ECM ist Strategie – und zwar eine, die Erfassungs-, Verwaltungs-, Ausgabe-, Speicherungs- und Archivierungstechnologien vereint. Die Komponente zur Informationverarbeitung und -verwaltung schließt das Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Records Management zur Organisation der Information, WCM, Business Process Management als Fortführung von Workflow und kollaborative Anwendungen ein. Nicht jeder Anbieter kann das volle Spektrum allein abdecken – Kooperationen und Integration sind gefragt.

Der Begriff Information Lifecycle Management (ILM) wurde vor etwa 2 Jahren von Speichersystem- und Speicherverwaltungssoftware-Anbietern ins Leben gerufen. Noch gibt es keine allgemein gültige Definition des Funktionsumfanges – ILM überschneidet sich mit Themen der elektronischen Archivierung, des Dokumentenmanagements und des Records Management. Ziel aber ist es, Informationen ihrer Wichtigkeit und ihrem Wert entsprechend auf dem geeignetsten und kostengünstigsten Storage Medium vorzuhalten.

RG und Workflow

Mit der Studie „Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung – Marktpotenzial, Marktübersicht und Trends“ haben das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI), die studentische Unternehmensberatung INTEGRA e.V., die Pylon AG und interim2000 einen Wegweiser für alle geschaffen, die sich mit der Umstellung ihrer Bearbeitung eingehender Rechnungen befassen. Das Werk beinhaltet betriebswirtschaftliche Aspekte einer verbesserten Rechnungseingangsverarbeitung, einen Beschreibung der namhaften Softwarehersteller einschließlich Darstellung derer Beratungs- und Servicekompetenz, eine technische Darstellung der einzelnen Lösungen sowie Erläuterungen zu deren Integration in bestehende ERP-Systeme.

Raus damit!

Ob sich das Verlagern von DMS-Geschäftsprozessen in externe Gefilde tatsächlich als Wunderwaffe in Sachen Kostensenkung nutzen lässt, hat die B&L Management Consulting GmbH untersucht. Die Meinungen der potenziellen User differieren: Für die einen ist Outsourcing der einzige Weg, für Transparenz in den eigenen IT-Ausgaben zu sorgen; die anderen sehen die Gefahr, die Kontrolle über Prozesse, Dokumente und Daten zu verlieren.

Fragen zum Leistungsspektrum, zur Abrechnung dieser Leistungen und auch zu Sicherheitsaspekten und Zertifizierung werden in der B&L-Studie unter die Lupe genommen. In dem fast 200 Seiten umfassenden Werk ist eine Anbieterübersicht einschließlich der Details zum individuellem Leistungsspektrum zu finden. DMS-Experte und Geschäftsführer der B&L Management Consulting GmbH Lothar Leger sagt: „Outsourcing ist zweifelsrei in. Der zunehmende Kostendruck beschert den Anbietern hohe Wachstumsraten für das Outsourcing von Dokumenten Management. Wer die organisatorische Seite und die Fragen der Migration außer acht läßt, läuft aber Gefahr, alle Vorteile wieder zu verspielen.“ Der hohe Kostendruck in nahezu allen Branchen zwinge die Unternehmen geradezu, alternative Wege zu gehen. Outsourcing sei kein Hexenwerk, so Leger, die Produkte seien stabil genug. Es komme in erster Linie auf eine konsequente und gut geplante Umsetzung an.

Zwei Drittel der Befragten sahen Wachstum in erster Linie für das Input Management (Scannen, Erkennen, Aufbereiten). Als Outsourcing-Formen würden weiterhin ASP-Lösungen und Business Process Outsourcing im Vordergrund stehen. Nach Aussage der Studienteilnehmer wird der Break Even in 76 Prozent (bezogen auf Input und Output Management) respektive in 69 Prozent der Fälle (gilt für die Verarbeitung im Prozess) schon nach sechs Monaten erreicht. B&L kommt zu dem Schluss, dass das DMS-Outsourcing in den nächsten 12 Monaten mit einem Plus von rund 10 Prozent rechnen kann.

Integration ist alles

Über Anwendungsgrenzen hinweg müssen Informationen zur Verfügung stehen – schnell und unkompliziert. SAPERION hat jetzt eine Möglichkeit geschaffen, SAPERION 5.5. durch Unterstützung des WebDAV 1 Standards vollständig in den Windows Explorer (WE) zu integrieren (ab Windows 2000/XP). Hyperwave stellt mit der Archivlösung Hyperwave Archive Option die revisionssichere Archivierung von unstrukturierten Daten sicher und verringert den Suchaufwand nach benötigten Infos. Siemens Business Services (SBS) hat eine auf Hyperwave IS/6 basierende proaktive Schadensmanagementlösung entwickelt. Sie ermöglicht das Erfassen und Beheben von Fehlern, zum Beispiel bei der Flugzeugwartung. Eine Wissensdatenbank hilft beim Wiedererkennen von Problemen, der User kann Rückschlüsse auf Folgeschäden ziehen, außerdem ist eine Häufigkeitserkennung integriert.

Integration hatte auch für den Comprendium-Kunden Shiseido einen hohen Stellenwert. Die deutsche Tochter des Kosmetikkonzerns nutzt künftig InfoStore DMS iSeries. „Entscheidend für die Auswahl waren zwei Gründe: Zum einen musste die DMS-Lösung auf der Plattform IBM iSeries lauffähig sein, zum anderen sollte das System integriert mit unserer DKS-Finanzbuchhaltung und der Schilling-Kostenrechnung funktionieren“, so Ulrich Finkemeyer, Leiter Rechnungswesen und EDV bei Shiseido. Die WinLogic GmbH automatisiert ihre Posteingangsverarbeitung künftig mit dem ELC der EASY Software AG. Bis zu 2.000 unterschiedliche Posteingangsdokumente müssen täglich bei der WinGroup verarbeitet werden; eine arbeitsintensive Menge, die bisher manuell von 14 Mitarbeitern im Unternehmen bewältigt wurde.

Eine spezielle Vertragsmanagement-Lösung hat Hummingbird entwickelt. Mit ihr ist Web-basiert ein Echtzeit-Zugriff auf sämtliche Vertragsdaten möglich. Unterstützt wird der komplette Lebenszyklus von Dokumenten, inklusive aller Vertragsmanagement-Funktionen. Neue Kontrakte können auf Basis von Vorlagen schnell erstellt und betriebswirtschaftliche Backoffice-Systeme integriert werden.

Fachwissen Messe(n)

Das effiziente und zuverlässige Management von internen und externen Informationen steht auch während der DMS in Essen im Mittelpunkt. Die Fachmesse vereint vom 7. bis 9. September knapp 300 Soft- und Hardwareanbieter, Dienstleister und Beratungsunternehmen unter einem Dach. Zu den diesjährigen Kernthemen gehören:

– Enterprise Content Management
– Dokumenten Management
– Elektronische Archivierung
– Records Management
– Capturing Solutions / Input Management
– Document Life-Cycle Management
– Output Management

Wer sich herstellerunabhängiges Wissen zu den Schwerpunktthemen aneignen möchte, ist bei der parallel stattfindenden Fachkonferenz richtig. Hier sprechen renommierte Experten der Branche unter anderem über die Vorschriften der GDPdU, den Einsatz digitaler Signaturen und die Stärken und Schwächen von DMS im Gesundheitswesen.

Dem Fokus „Output-Management“ haben die Veranstalter in diesem Jahr einen eigenen Bereich in Halle 1 gewidmet. Hier dreht sich alles um die optimale Aufbereitung und Verteilung von Dokumenten – für unterschiedliche Ausgabemedien wie Druck, Fax, eMail oder Internet.

Die koordinierte Ausgabe von Unternehmensinformationen, da sind sich alle Experten sicher, birgt ein großes Einsparpotenzial. Der DocuWare-Kunde FALKE bringt „seine“ Summe auf den Punkt – rund 25.000 Euro jährlich.

M.W.