Mit höchstem Anspruch an Qualität arbeitet die Weinkellerei Zimmermann-Graeff & Müller, kurz ZGM genannt, in Zell an der Mosel. Sichtbares Zeichen dieser Firmenphilosophie sind die Gold- und Silbermedaillen, die ZGM beim renommierten internationalen Weinpreis “Mundus Vini” für seine hervorragenden Rot- und Weißweine verliehen wurden. Folgerichtig stellte das Unternehmen diesen herausragenden Qualitätsanspruch auch an die neue Software, die vom Koblenzer Systemhaus OGS entwickelt und installiert wurde.

Auf der Suche nach einer neuen Software

Der Wunsch nach größerer Transparenz und nach einer Optimierung der organisatorischen Abläufe veranlasste die Geschäftsleitung, nach einem neuen Software-Partner zu suchen. Dabei standen aussagekräftigere Dialog-Statistiken zur Steuerung des Unternehmens, schnellere Informationen, klare Kostenerfassung in der Produktion, Anbindung an EDI sowie eine EDV-gestützte Verbesserung der Organisationsabläufe im Unternehmen ganz oben auf der Wunschliste.

Der aus Geschäftsleitung, Bereichsleitern und der IT-Abteilung unter Leitung von Ralf Hilterhaus gegründete Führungskreis stellte sehr schnell fest, dass es keinen Software-Anbieter speziell für die Weinbranche gibt, der auch alle anderen ZGM-Anforderungen erfüllen konnte. Zwar boten verschiedene große Softwarehäuser modifizierte Programme an, diese konnten aber insgesamt nicht überzeugen.

Obwohl die OGS in diesem speziellen Branchenumfeld über keinerlei Referenzen verfügte, sah man nach ersten Kontakten konkrete Ansätze, um die Anforderungen aus dem Hause ZGM zu erfüllen. Die seit 15 Jahren in der Praxis bewährte OGSid Software konnte bereits viele Geschäftsfelder – auch von Wein- und Sektkellereien – abdecken. Die Kontakte wurden daher intensiviert. Referenzbesuche bei OGS-Kundenunternehmen – zwar anderer Branchen, aber mit ähnlich gelagerten Anforderungsprofilen – führten zu einer Präsentation der Software in Zell. Die weitgehende Beantwortung der Fragen bereits mit der Standardversion der Koblenzer Software überzeugte und begeisterte den ZGM-Führungskreis.

Als Ergebnis dieser ersten Präsentation wurde das Softwarehaus zunächst mit der Durchführung der Ist-Aufnahme und der Erstellung eines Zeitplans für die Projektrealisierung beauftragt. “Für OGS sprachen die Software und die örtliche Nähe. Vor allem aber war es die Ausrichtung des Koblenzer Hauses auf den Mittelstand, die für mich relevant war. Schließlich wollten wir nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen”, bekräftigt der geschäftsführende Gesellschafter Johannes Hübinger noch einmal die Entscheidung.

Eine echte Herausforderung

Schließlich fiel die Entscheidung! OGS erhielt den Auftrag für eine voll umfängliche Implementierung von Vertriebs-Abwicklung (Inland/Export), Disposition, Materialwirtschaft, Einkauf (Inland/Import), Produktion, d.h. Kellereibetrieb für Wein und Sekt mit Etikettendruckerei, Konfektionierung (Displaybau), Kannibalisierung (Rückbau), Stürzen von Vollgut (Rückführung in den Keller), Kellereiabwicklung (Kellerbuchführung), Lagerlogistik (R/H/Bs, Halbfertig-/Fertigware) mit chaotischer Lagerführung, Kommissionier/Versandabwicklung sowie Realisierung einer Schnittstelle zur Schilling-FiBu.

“Unmittelbar nach Auftragserteilung wurde die OGSid-Standardsoftware auf unserer IBM AS/400 in Zell installiert; eine Hardware-Aufrüstung war nicht erforderlich. Auf Basis des OGS-Fragenkatalogs wurden die Stammdaten gemeinsam konzipiert sowie die Details der erforderlichen Individualprogrammierung erfasst, umgesetzt und installiert”, berichtet EDV-Leiter Ralf Hilterhaus.

Hier waren vor allem komplexe Aufgaben im Bereich der Produktion und Kommissionierung von den Programmierern des Projektteams zu lösen. Da galt es nicht nur, die chaotische Lagerführung an den Standorten Zell-Barl und Kinheim abzuwickeln, und zwar jeweils sowohl im Keller als auch im Halbfertigwaren- und Vollgut-Lager, auch Behälter- und Tankstammverwaltung gehören dazu. Das Programm muss zu jeder Zeit die Frage beantworten können: “Was liegt wo in welchen Mengen in welcher Verpackung auf welchem Ladungsträger?”

Die Kommissionierung inklusive Tourenplanung bzw. Spediteursabwicklung zum Beispiel beinhaltet Lieferscheine, die auf die real kommissionierte Versandware abgestimmt sind – einschließlich aller erforderlichen Versandpapiere. Hierzu gehören eine Schnittstelle zur Exportdaten-Verwaltung, die mit dem System Hübner abgewickelt wird, sowie eine Schnittstelle zur Schilling-FiBu für alle Faktura-Daten. Selbstverständlich wird auch die Bestandsveränderung automatisch abgebildet.

Begriffe wie Füllplanung, weltweiter Weinlagenstamm, Kellerbuch, LOT- und AP-Nr., Zolllager, Sekt- und Branntweinsteuer mussten erst einmal in ihrer Tragweite erfasst und in der OGSid-Software abgebildet werden.

Frühzeitig führte das OGS-Projektteam Endanwenderschulungen vor Ort in den Bereichen Verkauf, Einkauf, Druckerei, Keller, Füllbetrieb an den Standorten Zell und Kinheim durch. Die anfängliche Angst so manch eines Mitarbeiters, durch die neue Software seinen Arbeitsplatz zu verlieren, schmolz in dieser Projektphase dahin, entlastete das Programm doch einerseits von ungeliebten Arbeiten wie manuell geführten Doppelbuchhaltungen, z.B. in Excel, und bot gleichzeitig die Chance zu qualifizierterer Arbeit.

Trotz aller Nachtarbeit der Programmierer, vieler Abstimmungsgespräche bei ZGM und verstärkter Schulungen – es blieben “Lücken” und “Macken”, es klemmte noch an allen Ecken und Kanten. Schließlich fiel in einem Krisengespräch in Koblenz die Entscheidung: Der Start des Echtbetriebs wird um sechs Wochen verschoben, um durch eine kurze Phase des Parallelbetriebs größere Sicherheit auf beiden Seiten zu erreichen. “Diese Entscheidung war die richtige”, bestätigt Johannes Hübinger aus dem Abstand von mehr als einem Jahr.

So wurde dann in allen Bereichen ein Abschluss durchgeführt mit Nachschulungen und Programmieranpassungen, die endgültig fit für den Echtbetrieb machten, der dann auch weitgehend reibungslos startete.

Mehr analysieren, mehr kommunizieren…

“In dieser relativ kleinen Zeitspanne eine solche Aufgabe zu schultern, ist eine beachtliche Leistung”, resümiert der geschäftsführende Gesellschafter Johannes Hübinger. “Wir haben das Projekt mit Schmerzen erfolgreich beendet, auch wenn es zwischendurch mal hohe Wellen geschlagen hat. Die Dialog-Statistik ist besonders gut und hilft mir bei den immer komplexer werdenden Aufgaben des Marktes; der gesamte Informationsfluss im Unternehmen ist hervorragend. Heute möchte niemand mehr die neue EDV missen!”

Und was würde man bei ZGM anders machen, wenn man noch einmal starten könnte? “Mehr analysieren, mehr kommunizieren, dann erst starten”, fasst Hübinger seine Erfahrungen aus diesem Projekt zusammen. “Man glaubt, das gleiche zu meinen, und doch sieht jeder der Partner die Gegebenheiten aus seiner eigenen Warte. Je mehr man miteinander spricht und hinterfragt, desto leichter lassen sich Missverständnisse, die zu Irritationen, Frust und Kosten führen, vermeiden. Beide Seiten brauchen Mut zur Einsicht!”

OGS Ges. für Datenverarbeitung und Systemberatung mbH

D–56068 Koblenz

Telefon: (+49) 0261/91595-0

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