Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung & Co: Im Überblick und unter der Lupe

Wer ins Blaue schießt, trifft nur selten mitten ins Schwarze. Als verlässliche Orientierungsinstrumente der Unternehmensführung dienen daher Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung, auf deren Basis eine betriebliche Ist-Analyse und Planzahlen entstehen können. Damit lassen sich sowohl eine genaue Standortbestimmung als auch eine perspektivische Optimierung von Strukturen und Vorgängen auf Basis aussagefähiger Kennzahlen erstellen.

Wieso – weshalb – warum?

In Erfahrung zu bringen und möglichst immer aktuell zu wissen, wo man finanziell steht und warum das so ist, gehört von jeher branchenübergreifend zu den zentralen betriebswirtschaftlichen Aufgaben. Deren Bedeutung hat mit zunehmendem Konkurrenzdruck und der Globalisierung immer mehr an Gewicht gewonnen. Sowohl für den unternehmerischen Gesamtüberblick als auch für die Detailbetrachtung müssen daher Kennzahlen erarbeitet und aufbereitet werden. Denn erst eine ausgefeilte Kosten- und Leistungsrechnung ermöglicht die sichere Führung des Unternehmens.

Pflicht oder Kür

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung gibt es für eine detaillierte Kostenrechnung keinerlei gesetzliche Handhabe. Einmal abgesehen von den einschlägigen Sorgfaltspflichten des HGB schreibt niemand dem Unternehmer vor, eine Kostenrechnung zu implementieren. Es ist seine Abwägung und Entscheidung, dies zu tun oder vielleicht doch nur die Finanzbuchhaltung durch Verfeinerung des Standardkontenplans aussagekräftiger zu gestalten und das Controlling auf einige Excel-Tabellen sowie die betriebswirtschaftliche Auswertung (BwA) des Steuerberaters zu beschränken. So viel ist jedoch klar: Ab einer gewissen Größe ist die Kostenrechnung schlichtweg obligatorisch. Aber auch kleineren Unternehmen ist dringend zu empfehlen, die geeigneten Strukturen und Werkzeuge zu implementieren, mit deren Hilfe das Management permanent und verlässlich prüfen kann, ob die Ressourcen so eingesetzt werden, wie es der Erreichung der wirtschaftlichen Ziele dienlich ist. Der Markt bietet für iSeries-Anwender aller Unternehmensgrößen die passenden Systeme.

Aktuelle Orientierungs- und Entscheidungsbasis

Im Controlling führen Eintagsfliegen nicht zum erwünschten Erfolg. Das Hinterfragen und Analysieren muss vielmehr kontinuierlich und regelmäßig erfolgen. Wer in der Nachkriegszeit seinen Führerschein gemacht und sich hinsichtlich Straßenverkehr und Fahrzeugtechnologie nicht auf dem Laufenden gehalten hat, ist schließlich auch hoffnungslos verloren, wenn er heute mit seinem alten Borgward auf den Kölner Ring auffahren sollte. So ungefähr – wenn auch etwas überspitzt – lässt sich der Vergleich zur Situation einer Unternehmensführung ziehen, die sich auf historischen Erfolgen ausruht und das Verfolgen aktueller Entwicklungen versäumt.

Planen und Hinterfragen

Auch spielt die Budgetplanung eine entscheidende Rolle. Ohne die Zukunft in irgendeiner Form ’festzuschreiben’, versucht man möglichst treffend abzuschätzen, was in finanzieller Hinsicht auf das Unternehmen zukommt. Im Sinne von Alarmfunktionen lassen sich zur Früherkennung ungünstiger Entwicklungen die entsprechenden Vorkehrungen rechtzeitig treffen. Nur wer potenzielle Misslagen früh erkennt, hat die Zeit, angemessen auf sie zu reagieren und bestenfalls die negativen Konsequenzen abzuwehren.

Integration großgeschrieben

Die erforderlichen Daten zieht das Controlling aus der Finanzbuchhaltung. Dieser Zusammenhang spricht für den Einsatz integrierter Systeme, die einen vollständigen, fehlerfreien und bruchlosen Datenfluss garantieren und es dem Anwender ermöglichen, aus dem Reporting heraus bis zurück zum Originalbeleg zu recherchieren. Um aus den bloßen numerischen Werten aussagekräftige und entscheidungsrelevante Informationen zu generieren, kommen – ganz nach Bezeichnungslaune der Anbieter – Datawarehouse, Management- bzw. Enterprise-Informations-Systeme sowie Business-Intelligence-Applikationen zum Einsatz.

Automatisiertes Buchen

Eine willkommene Arbeitserleichterung für die Finanzbuchhaltung hat sich mit dem elektronischen Einlesen und automatischen Kontieren von Bankbelegen etabliert. Erster Schritt im Online-Banking war zuvor bereits der digitale Datentransfer vom Kunden zu seiner Bank – beispielsweise via Magnetband oder Datenleitung. Mittlerweile geht der medienbruchfreie Weg auch umgekehrt vonstatten – nämlich von der Bank zum Kunden. So lassen sich auf technologischer Basis des SWIFT- (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications-) Standards Kontoauszüge auf die iSeries ziehen und je nach Funktionalität der eigenen FiBu-Lösung dort auch automatisch weiterverarbeiten. Über Deskriptoren wie Rechnungssumme, Rechnungs- oder Kundennummer – vom e-Banking als Meta-Information eingelesen – können gleich auch komplette Buchungssätze in der Finanzbuchhaltung generiert werden. Das spart Zeit, Geld und Nerven in der Buchhaltung, insbesondere bei Tausenden immer wiederkehrenden Buchungsvorgängen über kleinere Beträge – wie zum Beispiel im Abonnement-Geschäft von Verlagen.

e-Banking und die Sicherheit

Wo immer es um das liebe Geld geht, steht natürlich auch der Sicherheitsaspekt ganz weit obenan. Zu unterscheiden ist hier zunächst zwischen innerer und äußerer Sicherheit. Im Außenverhältnis sollte man vermeiden, mit Kanonen auf Spatzen zu schießen, denn die Banken bringen per se das notwendige Sicherheitsbewusstsein mit, um auch im Online–Geschäft beim Umgang mit Geld besonders sorgfältig vorzugehen. Bezüglich der Verschlüsselung wäre abzuwägen, ob man wirklich immer auf dem höchsten Krypto-Stand aufsetzen muss. Schließlich verschlingt jedes Bit im Rahmen der Verschlüsselung wertvolle Ressourcen, und es macht in der Summe einen gewaltigen Unterschied, ob man pro Transaktion zwei Sekunden oder zwei Minuten benötigt; auch der Aspekt Hardware-Anforderungen ist dabei zu berücksichtigen.

Security in eigenen Reihen

Wie bei allen Arten von Unternehmensdaten ist im Innenbereich insbesondere auch bei den Bankdaten darauf zu achten, dass sie nicht von Unberechtigten eingesehen werden können. Wie gehe ich intern mit Kennwörtern um? Kann ich jederzeit nachvollziehen, welcher Mitarbeiter für welche Transaktion verantwortlich ist? Solche sensiblen Fragen sind natürlich eng mit dem Thema Personalführung verknüpft. Außerdem gilt es gerade auch im eigenen Haus, die Gefahren des unberechtigten Datenzugriffs und des unautorisierten Veränderns von Datenmaterial zu bedenken: Denn was nützt das Hochsicherheitssystem am Haupteingang, wenn gleichzeitig an der Hintertür alles sperrangelweit offen steht? In diesem Sinne: Viel Vergnügen bei der Lektüre Ihres Midrange Magazins.