Die internationale Finanz- und Versicherungsgruppe Zurich Financial Services mit rund 68.000 Mitarbeitern weltweit stellte auf der CeBIT 2003 erstmals das neue Mitarbeiterportal “Personal Employee Portal” – kurz “Pep” – vor. Das Dynamic-Workplaces-Konzept wurde innerhalb von zehn Monaten eingeführt. Seit August 2002 arbeiten die Mitarbeiter des Konzerns nun in rund 60 Ländern an ihren neuen “intelligenten” Arbeitsplätzen. Die Technologie basiert auf der Software Lotus Sametime, QuickPlace, Notes Mail und dem WebSphere Portal Server. IBM Global Services und IBM Software Services for Lotus (ISSL) konsolidierten dafür mehrere Intranets und Websites der Zurich und vereinten diese unter dem Dach des neuen Portals. Pro Monat greifen heute circa 16.000 Mitarbeiter der Zurich auf die Informationen und Geschäftsapplikationen über ihre virtuellen Dynamic Workplaces zu. Ziel des Projekts war für die Zurich, mehr Übersicht und Transparenz in die Informations- und Kommunikationsstrukturen des internationalen Unternehmens zu bringen. Die Corporate Identity sollte durch einen einheitlichen Web-Auftritt gestärkt und Informationen nach Zielgruppen geordnet bereit gestellt werden. Ausserdem sollten die IT-Kosten dauerhaft gesenkt werden. Aufgrund der Akquisitionen verschiedener Gesellschaften war die IT-Infrastruktur Mitte 2001 stark von Insellösungen, verschiedenen regionalen Plattformen und rund zehn Intranets geprägt. Für die Mitarbeiter bedeutete dies in erster Linie einen enormen Zeitaufwand, um die richtigen Informationen zu finden. Für das Top-Management bestand die Herausforderung darin, einen einheitlichen Markenauftritt und eine eigene Unternehmenskultur in den verschiedenen Tochtergesellschaften und weltweiten Niederlassungen zu kommunizieren. Zudem verursachten die bisherigen Insellösungen, die nicht integrierbar waren, hohe IT-Kosten für Administration und Pflege der Inhalte.

Im Oktober 2001 startete das Projekt unter der Leitung des Programm-Managers Dr. Stefan Benz, Head of eCommunications der Zurich. Das Unternehmen entschied sich unter mehreren Anbietern für die Dynamic Workplaces-Lösung von IBM. Hauptargument war, dass das neue Mitarbeiterportal die bereits vorhandene Infrastruktur und speziell die Lotus Software-Lösungen für e-Mail und Instant Messaging integrieren konnte. Dadurch spart das Unternehmen Kosten und Zeit. Die Basis von “Pep” bildet die IBM Portaltechnologie WebSphere Portal Server sowie die Collaboration Software Lotus Sametime und QuickPlace. Als Suchmaschine wählte das IT-Team die Inktomi Search Engine aus. Die dezentralen Intranets wurden im neuen Portal zusammengefasst und Schritt für Schritt konsolidiert.

“Es wird oft diskutiert, ob ein Unternehmen ein Portal braucht oder nicht. Das sollte heute wirklich keine Frage mehr sein. Das Portal ist für mich die natürliche Weiterentwicklung der Intranet-Landschaft”, so Dr. Stefan Benz, Head of eCommunications der Zurich Financial Services. “Die Fülle an Daten und Informationen sowie die Vielzahl an internen Websites verlangen in der Praxis einen einheitlichen Zugang, der allen Mitarbeitern offen steht. Die Zurich zählt heute bereits 16.000 Unique Visitors pro Monat auf dem neuen Mitarbeiterportal.”

Die Vorteile des Zurich-Mitarbeiterportals liegen auf der Hand: Die Mitarbeiter finden auf dem Portal alle notwendigen Informationen – vom elektronischen Telefonbuch und Organigramm über Reisekostenformulare bis hin zu Handbüchern und Richtlinien wie die Controlling Policy oder aktuelle Informationen der Personalabteilung. Instant Messaging zeigt an, welche Kollegen gerade telefonisch oder per Chat erreichbar sind. Die QuickPlaces stellen einzelnen Zurich-Arbeitsgruppen virtuelle Teamräume zum Austausch von Informationen und Dokumenten zur Verfügung. Diese Teamräume werden bereits von den Teams aus verschiedenen Bereichen, die international zusammenarbeiten, genutzt. Das internationale Corporate Webdirectory verzeichnet alle Informationen nach Schlagworten, die dann mittels einer globalen Suchmaschine schnell ausfindig gemacht werden können. Egal auf welchem Kontinent – die Angestellten finden so in der Informationsflut immer zu den aktuellen Unternehmensdaten.

“Die heutige Informationstechnologie ist sehr komplex geworden. IBM hat mit dem neuen Dynamic Workplaces-Konzept einen ‚intelligenten’ Arbeitsplatz konstruiert, der Mitarbeitern eine effizientere Arbeitsweise dank einfachen Informations- und Kommunikationswegen gewährleistet. Mit dieser e-Business-on-Demand-Arbeitsumgebung erhält der moderne Wissensarbeiter ein Umfeld, in dem er produktiv und motiviert arbeiten kann und in seiner Konzentration nicht länger durch die Komplexität der IT-Infrastrukturen abgelenkt wird”, erklärt Jochen Moll, Vice President IBM Software Group Central Region.

IBM Schweiz AG

CH–3073 Gümligen

Telefon: (+41) 058/333 80 15

www.ibm.com/software/ oder www.ibm.com/ch/lotus