Effizienz ist Trumpf, so lautet der „schlanke Geist“ einer von Kosten- und Konkurrenzdruck geprägten Zeit. Das gilt auch und gerade für den Bereich Human Resources, denn die Arbeitskraft zählt hierzulande noch immer zu den teuersten Faktoren entlang der Wertschöpfungskette. Gefragt sind daher moderne Instrumente für Personal- und Zeitwirtschaft, die entsprechende Optimierungspotenziale eröffnen.

Vollzogener Paradigmenwechsel

Haben Sie vielleicht auch schon einmal vor einem filigran geschnitzten barocken Treppengeländer oder einer Häuserfassade aus der Renaissance gestanden und darüber sinniert, wie unendlich viele Stunden für deren Erstellung notwendig gewesen sind und wie das überhaupt zu bezahlen war? Und die Frage ließe sich erweitern, warum der IKEA-Gründer Ingvar Kamprad zu den reichsten Menschen der Welt gehört? Ganz einfach: Früher war das Material fast unbezahlbar und die Arbeitskraft dafür so gut wie umsonst – heute ist es umgekehrt.

Funktionierende Instrumente gefragt

In der Konsequenz gehen wir heute viel schludriger mit Material um, werfen Dinge weg, die unsere Väter und Großväter noch erhalten hätten. Den Mitarbeiter jedoch als Kostenfaktor Nummer eins – gerade in personalintensiven Branchen – versuchen die Unternehmen in erster Linie komplett einzusparen, in zweiter Linie in Fernost zu akquirieren und zu beschäftigen oder wenigstens so effizient wie möglich einzusetzen. Ein gut funktionierendes HR- (Human Resources-) System muss vor diesem Hintergrund die Mitarbeiter durch gezielte Personalentwicklung auf alle heute und morgen anfallenden Aufgaben vorbereiten. Letztendlich hat es ihnen aber auch ein entsprechendes Arbeits- und persönliches Entwicklungsumfeld zu bieten, das sie langfristig an das Unternehmen bindet.

Auf gut Glück oder mit Methode?

Wer sich darüber im Klaren ist, dass sowohl beim Aufbau der Kundenbeziehungen als auch bei der Lösung komplexer Problemstellungen nach wie vor der Mensch zentraler Dreh- und Angelpunkt ist, kommt an einer zukunftsgerichteten Personalstrategie nicht vorbei. Allem voran steht das Kompetenzmanagement mit der Auflistung von Know-how, Fertigkeiten, Business-Kontakten und Erfahrung aller Mitarbeiter; abgerundet werden diese Daten durch persönliche Einstellungen, Besonderheiten und Faktoren, die den jeweiligen Beschäftigten für bestimmte Rollen, Projektaufgaben und Prozesse im Vorhinein qualifizieren oder auch disqualifizieren.

Potenziale auswerten und planen

Anhand von Mitarbeiterprofilen und Einsatzszenarien lässt sich außerdem ein Weiterbildungsfahrplan aufbauen, der nicht nur die Entwicklung des einzelnen Mitarbeiters, sondern auch das Schließen von Kompetenzlücken auf Unternehmensebene zum Ziel hat. Der logische nächste Schritt liegt im statistischen Personalmanagement: Was steht an Kapazitäten zur Verfügung, wo liegt kurzfristiger und wo perspektivischer Handlungsbedarf, wer hat wann Über- oder etwa Unterkapazitäten?

Gesteigerte Selbstverantwortung

Unter der Bezeichnung Mitarbeiterportale sind in den letzten Jahren die verschiedensten Personalplattformen entstanden. Sie dienen vordergründig als digitale Personalakte und helfen im Rahmen dieser Funktion, die „Ressource Mitarbeiter“ übersichtlich und ganzheitlich zu verwalten. Der eigentliche Kick und damit der Portalcharakter liegt jedoch in dem Zugang nicht nur für das Management, sondern auch für den Mitarbeiter: Er selbst kann mit einigen wenigen Klicks seine Daten eigenverantwortlich pflegen, Prozesse anstoßen und für ihn relevante Daten abrufen.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter eine Filiale besuchen soll, dann kann die Buchung von Hotel und Flug- oder Bahntickets genauso automatisiert erfolgen wie die spätere Abrechnung der Reisekosten. Dabei müssen zeitraubende Einzelfragen wie Miles&More-Konten, BahnCard-Modalitäten oder auch Raucher/Nichtraucher-Präferenzen nicht immer wieder aufs Neue durchgespielt werden. Gerade diese effizienzsteigernden Kleinigkeiten sind es, die in der Summe ein HR-Projekt rund und erfolgreich machen.

Ende der Zettelwirtschaft

Nicht zuletzt auch aus der Operationalisierung des gesamten Bescheinigungswesens ergeben sich wertvolle Optimierungspotenziale, insbesondere bei der Einbeziehung externer Kräfte über Browser-gesteuerte Systeme. So muss hier kein persönlicher Kontakt mehr mit dem Personal gehalten werden, was gerade bei Mitarbeitern an mobilen und Home-Arbeitsplätzen, bei externen Sourcing-Kräften und flexibel operierenden Einsatzteams vorteilhaft ist.

Endlose Möglichkeiten…

Über das HR-Portal lassen sich zudem projektbezogene Arbeitszeiten sozusagen direkt an der Quelle ermitteln, auf deren Grundlage elektronische Arbeitszeitblätter geführt und detaillierte Abrechnungen erstellt werden. An dieser Stelle wird deutlich, dass die HR-Systeme möglichst nicht als Inseln, sondern im Zusammenspiel mit der ERP- (Enterprise Resource Planning-) Software zum Einsatz kommen sollten; zu denken ist beispielsweise an eine Anbindung an Kostenrechnung und Controlling, aber auch an Lösungen für Produktionsplanung, Projektmanagement und Vertrieb.

… im HR-Portal

Der Mitarbeiter kann darüber hinaus im HR-Portal seine Reisekostenabrechnung ohne Zutun der Personalabteilung eigenständig abwickeln, seinem Profil zugeordnete Seminare auswählen und konkrete Buchungsvorschläge generieren. Natürlich steht ihm auch das Mitarbeiterverzeichnis zum Blättern offen, er kann Bestellungen für Büromaterialien abgeben oder Verbesserungsvorschläge nachvollziehbar einbringen. Das Leistungsspektrum geht je nach Portal und Angebot des Arbeitgebers bis hin zur Möglichkeit, Gehaltsmodelle zugunsten einer verbesserten Altersversorgung zu verändern.

Noch wenig verbreitet

Obwohl der Nutzen von portalbasierter HR-Software von niemandem ernsthaft angezweifelt wird, ist sie noch längst nicht in allen Unternehmen vorzufinden. Die Ergebnisse unserer aktuellen Frage des Monats, ob bereits IT-gestützter Selfservice zur Verwaltung von Personaldaten in den Betrieben zum Einsatz kommt, bestätigt dies anschaulich: Knapp 80 Prozent der Votierenden antworteten mit „Nein“; wahrscheinlich hätten die meisten von ihnen auf „noch nicht“ geklickt, wenn diese Option zur Auswahl gestanden hätte.

Rente statt Urlaub

Ein hohes Maß an Flexibilität in das Thema Lohn und Gehalt bringen Systeme, die moderne Arbeitszeitmodelle unterstützen. Dazu gehört beispielsweise das Lebensarbeitszeitkonto mit der steuerlich interessanten Möglichkeit, Nettourlaubswochen in Rentenansprüchen anzusparen. Damit einhergehen für Arbeitgeber und -nehmer gleichermaßen sinnvolle Alternativen zum Verfall des aus dem Vorjahr übernommenen Urlaubs oder dessen Abfeiern zur betrieblichen Unzeit. Schließlich sind viele Unternehmen gerade angesichts knapper Kassen dazu übergegangen, die geleistete Mehrarbeit – beispielsweise im Rahmen von Einsätzen auf Messen – lieber in Freizeit als in barer Münze zu vergüten. Auf diese Weise hat so mancher mehr Urlaubsansprüche aus dem alten Jahr „mitgeschleppt“, als ihm im laufenden zusteht.

Im Detail überzeugend

Die Vielzahl der Einsatzmöglichkeiten, von denen hier nur wenige exemplarisch angesprochen wurden, verdeutlicht den überzeugenden Nutzen moderner HR-Systeme. Der zunehmende Druck auf die Unternehmen, einerseits die Prozesse kostenbewusst zu gestalten und andererseits das Human-Kapital in handfeste Wettbewerbsvorteile umzuwandeln, lässt ihre Bedeutung noch weiter wachsen. Hier schlummert ein Potenzial, das es zu wecken lohnt. In diesem Sinne: Viel Vergnügen bei der Lektüre Ihres Midrange Magazins!

M.W.