Eine HR-Lösung gewinnt bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) zunehmend an Bedeutung – gerade in Krisenzeiten. Denn: Personaler benötigen häufig aus Zeit- und Personalmangel nicht nur eine administrative Arbeitsentlastung, sondern auch zusätzlich Analysemöglichkeiten, um die vorhandenen Ressourcen besser planen zu können.

Bei der Auswahl einer Personalsoftware stehen Unternehmen vor einer Fülle an Angeboten mit unterschiedlichem Funktionsumfang – von einzelnen Softwaremodulen bis hin zu komplexen HR-Lösungen. Dieser Beitrag erläutert, warum ein Standardpaket gerade für kleine und mittlere Unternehmen interessant ist.

Kleine und mittlere Firmen scheuen oft die Einführung einer Software­lösung für ihr Personalmanagement: Aufwand und Kosten für die Implementierung wirken abschreckend. Mit einem Standardpaket haben KMUs jedoch ihr komplettes Personalmanagement einfach und kostengünstig im Griff. Durch die Standardisierung entfallen zeit- und kostenintensive Anpassungen. Weiterer Vorteil: Eine Standardlösung enthält alle wichtigen HR-Funktionen und -Prozesse: elektronische Personalakte, Kompetenz- und Bewerbermanagement sowie digitale Antrags- und Genehmigungsverfahren, beispielsweise zur Urlaubsverwaltung.

Das Wichtigste im Überblick

1. Elektronische Personalakte: In einer elektronischen Personalakte sind die kompletten Stammdaten der Mitarbeiter zentral in einem integrierten Dokumentenmanagement hinterlegt: Kontaktinformationen, wichtige Dokumente und Verträge, der jeweilige Vorgesetzte sowie Sicherheitsstufen. Personalverantwortliche und Manager können über die elektronische Personalakte nicht nur Mitarbeiter- und Vertragsdaten jederzeit digital abrufen, sondern auch wichtige Auswertungen wie Kostenanalyse, Abwesenheitslisten sowie Auswertungen zur Altersstruktur vornehmen.

2. Kompetenzmanagement: Ein Kompetenzmanagement hilft Personalverantwortlichen und Vorgesetzten über definierte Kompetenzgruppen und Kompetenzen die Potenziale der Mitarbeiter zu erkennen und weiterzuentwickeln. Sowohl Ist-Profile als auch die Kompetenzbeurteilung lassen sich über die elektronische Personalakte der Mitarbeiter hinterlegen und auswerten.

3. Bewerbermanagement: Ein standardisiertes Bewerbermanagement bildet den kompletten Rekrutierungsprozess ab: von der Definition des Stellenprofils, der Veröffentlichung auf der Webseite und dem Online-Bewerberformular über die automatisierte Bewerberkommunikation bis hin zur Besetzung der offenen Position.

4. Online-Portal: Über ein Online-Portal können Mitarbeiter standardmäßig in die wichtigsten HR-Prozesse eingebunden werden: Urlaubsanträge, Krankmeldung, Abwesenheitsmeldung, Termine und Aufgaben stellt der Mitarbeiter so über ein integriertes Workflow-Management online ein und der Personalverantwortliche oder Vorgesetzte genehmigt es direkt im System.

Wichtig: Ausbaufähiges Softwarepaket

Bei der Auswahl des Standardpakets sollten Unternehmen darauf achten, dass die Lösung ausbaufähig ist. Entscheidet sich eine Firma beispielsweise nach einem Jahr, zusätzlich noch ein Seminarmanagement oder eine Mitarbeiterselbstverwaltung einzusetzen, dann sollte die Standardlösung mit den entsprechenden Modulen erweiterbar sein. Nur so lassen sich Schnittstellenprobleme oder Medienbrüche vermeiden.

Eine HR-Standardlösung bringt auch KMUs einen Mehrwert: Dabei können Personalverantwortliche nicht nur die administrativen Aufgaben innerhalb der Personalabteilung verringern, sondern auch HR-Prozesse digitalisieren. Die Vorteile: Alle Aufgaben und Prozesse lassen sich effizienter und transparenter abbilden und Auswertungen schneller abrufen. Kosten und Aufwand der Implementierung bleiben dank der Standardisierung überschaubar.

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