„Wie gut ist unsere Human Resources Software für künftige Anforderungen gewappnet?“ Eine Frage, die viele Unternehmen beschäftigt. Eine Schweizer Mediengruppe fand es mit externer Unterstützung in einem „Health Check“ heraus.

Digitalisierung und Wachstum kennzeichnen die Entwicklung bei der Mediengruppe Tamedia, der größten privaten Mediengruppe der Schweiz, in den letzten Jahren. Lag ursprünglich der Fokus auf Print- und Verlagsservices, so erweitert sich das Geschäftsfeld zunehmend in Richtung digitaler Dienstleistungen wie Anzeigen- und Searchportale oder Stellenplattformen.

Für das Personalwesen des 3.400 Mitarbeiter starken Unternehmens bedeutet diese digitale Transformation nicht nur, dass nun auch Fachleute mit anderen als den bisherigen Qualifikationen gesucht werden, es ändern sich auch die Anforderungen an die Organisation – was eine geeignete IT-Infrastruktur nötig macht.

Die historisch gewachsene IT – fit für die Zukunft?

Die IT-Systemlandschaft im HR-Umfeld ist bei Tamedia historisch gewachsen. Das führende personalwirtschaftliche System ist SAP ERP Human Capital Management (HCM), welches nach und nach durch mehrere Satelliten-Systeme ergänzt wurde. Diese Satelliten basieren zum Teil auf On-Premise-Lösungen, zum Teil auch auf Cloudanwendungen unterschiedlichster Softwareanbieter. So gibt es Anwendungen für das Bewerbermanagement und für Individualentwicklungen zur Abbildung von Prozessen zu Zielvereinbarungen (e-Bonus) sowie für Leistungsbeurteilungen (e-Dialog). Hinter jedem dieser Systeme stehen konzeptionelle Überlegungen, Projekte, Zeit und Mühe, doch mit jeder weiteren Integration von Geschäftsbereichen oder Prozessen wurde es auch schwieriger, das Gesamtsystem stabil zu halten. Viele Schnittstellen machten es fehleranfälliger, Medienbrüche und dadurch bedingte manuelle Zwischenschritte beeinträchtigten die Effizienz. Auch ließ die sogenannte User Experience (UX), also das Benutzererlebnis des Endanwenders über die Vielzahl unterschiedlicher Lösungen hinweg, zu wünschen übrig.

Neben der operativen Unsicherheit beschäftigte die IT-Verantwortlichen vielmehr noch eine andere Frage: Bestehen bei Tamedia gegenwärtig die Grundlagen, um auch in Zukunft unter neuen, sich ändernden Marktanforderungen zu bestehen? „Wir wollten wissen, was mit unseren bestehenden Systemen möglich ist und was nicht, wie wir uns für die Zukunft aufstellen sollten“, verdeutlicht Andreas Böttcher, Business & IT Application Manager HCM bei Tamedia. Um das herauszufinden, wollte man die eigene HR-IT einem Health Check durch einen externen Partner unterziehen.

Grafik: projekt0708

Ein Health Check soll Klarheit bringen

In internen Diskussionen und Workshops stimmten sich alle Beteiligten zunächst über Anforderungen und Umfang des Health Checks ab. Basierend auf dieser Vorarbeit – rückblickend war es die längste Phase des Projekts – konnten auch die Anforderungen an den Dienstleister konkretisiert werden: natürlich die nötige Sachkompetenz und Erfahrung, aufgrund der sensitiven Informationen auch eine hohe Vertrauenswürdigkeit. Ebenso wichtig waren ein sehr sachliches, partnerschaftliches Herangehen und die Fähigkeit, auch in emotional aufgeladenen Situationen ruhig, offen und auf Augenhöhe zu kommunizieren.

Unter den Ausschreibungsteilnehmern der engeren Wahl entschied man sich für projekt0708, einen IT-Dienstleister aus München, der die geforderten Voraussetzungen schon in früheren gemeinsamen Projekten nachweisen konnte.

Entlang der Roadmap

projekt0708-Geschäftsführer Michael Scheffler, der das Projekt auf externer Seite leitete, ging nach einer erprobten Projektmethodik vor: Zunächst wurden alle verfügbaren Unterlagen, wie Systemdokumentationen, Entwicklerrichtlinien, Handbücher usw., gesichtet und die benötigten Informationen anhand selbstentwickelter, umfangreicher Fragebögen erhoben. Hierbei wurde strikt in fachliche Anforderungen und technische Aspekte unterschieden. So vorbereitet, begann man mit einer Reihe von Workshops, um den Ist-Zustand zu ermitteln. Dabei wurden bestimmte Themen, wie etwa abteilungsübergreifende Prozessabläufe (zum Beispiel hinsichtlich konkreter Schnittstellen zwischen den IT-Systemen), in größerer Runde diskutiert oder in Einzelgesprächen mit den zuständigen Experten besprochen. Details, die in diesen Terminen noch nicht geklärt werden konnten, wurden jeweils als „Hausaufgabe“ intern bis zum Folgeworkshop erarbeitet.

Die anschließende Nachbereitungsphase beinhaltete:

  • Aufbereitung und Dokumentation der Workshops durch projekt0708
  • Technische Detailanalyse des SAP ERP HCM-Systems und der eingesetzten Teilmodule anhand eines bereitgestellten Systemzugangs
  • Zusammenfassende Darstellung und Handlungsempfehlungen
  • Die Ergebnisse wurden in einem über sechzigseitigen Ergebnisbericht zusammengefasst und dem entsprechenden Lenkungsausschuss final präsentiert.

Im Ergebnis erhielt Tamedia eine genaue Analyse, wie die einzelnen Teilbereiche der HR-Systemlandschaft ineinandergreifen, was bereits effizient funktioniert und wo aktuell oder in Zukunft Verwerfungen oder Engpässe möglich sind. Zudem wurden klare Handlungsempfehlungen erarbeitet und nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und voraussichtlichen Kosten gewichtet.

Die nächsten Aufgaben

Als besonders wichtiger Faktor stellte sich das SAP OM heraus, da es gleichsam das integrative Fundament bildet für viele weitere Funktionen. Ein SAP OM Redesign gehört deshalb zu den priorisierten Handlungsempfehlungen, bei deren Umsetzung projekt0708 unterstützen wird. Bei Tamedia sieht man den IT-Dienstleister als Partner, der auf Schwierigkeiten offen und sachlich hinweist und diese anspricht, um gemeinsam Lösungen zu finden. „Wenn man jemanden so tief unter die Motorhaube schauen lässt, muss man auch sicher sein, dass das nicht ausgenutzt wird, um nur die eigenen Auftragsbücher zu füllen“, ergänzt Böttcher. Neben dem gemeinsamen Projekt nimmt sich Tamedia nun die zweite der im Health Check priorisierten Aufgaben vor: Die Entwicklung und Umsetzung einer HR-/IT-Gesamtstrategie.

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