Informationen sind die Grundlage eines jeden Prozesses in einer Personalabteilung. Erst durch Daten kann der Sachbearbeiter Abläufe steuern und beschleunigen. Verarbeitet werden diese Informationen und Daten in Dokumenten. Folglich bestimmen und dokumentieren Dokumente das Handeln in der HR-Abteilung.

Doch gerade die papiergebundene Dokumenterzeugung wird in den Personalabteilungen häufig als eine der größten Hürden bei den täglichen Arbeitsprozessen gesehen. Denn diese läuft heutzutage überwiegend parallel zur bereits bestehenden digitalen Personalakte ab.

Als besonders erschwerende Faktoren im Hinblick auf die papiergebundenen Bearbeitungsprozesse werden in erster Linie vor allem die zeitintensive Erzeugung der Dokumente, die Fehleranfälligkeit bei der Erstellung, der Informationsverlust sowie der eingeschränkte Zugriffsschutz genannt. Zahlreiche HR-Abteilungen streben nach einer effizienten, einfach bedienbaren Lösung, die den vollständigen Prozess des HR-Dokuments von der Erzeugung über die Bearbeitung bis zur Archivierung abbildet. Basierend auf den Erfahrungen mit papiergebundenen Dokumentprozessen sowie den folgenden drei Thesen hat sich der Trend HR-Information-Processing entwickelt (Pareto-Prinzip):

  • „Jeder HR-Prozess beginnt oder endet mit einem Dokument.“ In der Personalabteilung muss jede von den Personalabteilungsmitarbeitern ausgeführte Aufgabe nachvollziehbar sein. Um dies zu gewährleisten, muss jeder Vorgang dokumentiert werden. Ob im Bewerbermanagement, dem Abschluss eines Arbeitsvertrags, dem Mitarbeitergespräch oder einer Gehaltsmaßnahme – jeder dieser Vorgänge basiert auf einem Dokument.
  • „90 Prozent aller HR-relevanten Dokumente werden in der Personalabteilung erstellt.“ Dazu gehören neben Zeugnissen die bereits erwähnten Arbeitsverträge sowie Lohnabrechnungen, Beurteilungen, Personalbögen, Fortbildungszertifikate, Kündigungen, Anschreiben u.v.m. Alle genannten Dokumente werden innerhalb der HR-Abteilung erzeugt. Dokumente, die von extern in die Personalabteilung gelangen, sind dagegen sehr begrenzt.
  • „80 Prozent des täglichen HR-Geschäfts basieren auf 20 Prozent der HR-Dokumente.“ Untersucht man die verschiedenen Dokumentarten einer Personalabteilung gelangt man schnell zu dieser These. Denn nur wenige Dokumentarten werden häufig benötigt. Dies führt zum dem Schluss, dass die Festlegung nur weniger Kernprozesse und damit verbundener Dokumentvorlagen zu einer großen Vereinfachung und Optimierung der Handlungen in der Personalabteilung führt.

Die aktuell führenden Software-Tools zur Dokumenterzeugung und Dokumentbearbeitung unterstützen somit standardisierte Prozesse und ermöglichen eine DV-gestützt schnellere, effizientere und qualitativ bessere Dokumentbearbeitung. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, Dokumente zu erzeugen: Entweder auf Grundlage bereits bestehender Vorlagen/Formulare oder über Vorlagen/Formulare, die kundenindividuell neu erstellt werden.

Die zu integrierenden Daten werden über Platzhalter in der Dokumentvorlage korrekt eingebunden. Die fertigen Dokumente werden zentralisiert abgelegt und können von autorisierten Anwendern eingesehen und bearbeitet werden. Sowohl die vollautomatisierte als auch die dialogbasierte Erstellung und Nachbearbeitung von Dokumenten ist dabei denkbar. Das Dokument wird dem Anwender angezeigt. Dieser hat die Option, je nach Bedarf und Berechtigung, das Dokument teilweise oder vollständig zu bearbeiten. Nach Abschluss des Vorgangs wird das erstellte Dokument in ein revisionssicheres Format konvertiert und in der entsprechenden Personalakte abgelegt.

Fazit

Die Arbeit in den Personalabteilungen wird durch Dokumente bestimmt und dokumentiert. Denn Dokumente sind zum einen der Ausgangspunkt und zum anderen das Ergebnis der alltäglichen Personalarbeit. Dabei wird die Mehrzahl der Dokumente direkt in den einzelnen HR-Abteilungen erstellt und durch den vollständigen Prozess des HR-Dokuments – HR-Information-Processing – von der Erzeugung über die Bearbeitung bis zur digitalen Archivierung beschleunigt und standardisiert. Die Automatisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten.

aconso AG, München
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