Software-Projekte im Human Resources Management (HRM) scheitern nicht an der Software, sondern an mangelhafter Organisation und Kommunikation. Wer vor der Auswahl eines entsprechenden Systems steht, muss zwei Grundsätze beherzigen. Erstens: Es geht primär darum, ein spezifisches Problem zu lösen, nicht darum, ein besonders leistungsfähiges Produkt zu kaufen. Zweitens: Software allein kann das Problem nicht lösen, sondern den Anwender nur bei der Lösung unterstützen.
Systematische Entscheidungsvorbereitung
Es gilt, grundsätzlich umzudenken: Bei der Entscheidung für eine HRM-Software darf man nicht vom Produkt ausgehen, sondern von der spezifischen Aufgabenstellung im Personalmanagement. Das Unternehmen muss zuerst eine gründliche Ist-Analyse vornehmen, Probleme definieren und klare quantifizierbare Ziele festlegen. Danach folgt die Feststellung der finanziellen und personellen Ressourcen.
Am Ende dieses Analyse-Prozesses kann die Entscheidung, eine HRM-Software anzuschaffen, als Teilaspekt einer Gesamtlösung erscheinen – einer Gesamtlösung also, die zum Beispiel organisatorische Veränderungen, Veränderungen des Workflows, Einführung von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen usw. einschließen muss, wenn das Projekt sinnvoll und erfolgreich werden soll.
Kommunikation geht vor Funktion
Der sinnvolle und erfolgreiche Einsatz hängt stark von der Motivation der Nutzer ab. Motivation kann man nur erreichen, wenn alle späteren Nutzer bei der Vorbereitung der Entscheidung mitwirken können. Problematisch ist es, wenn der Geschäftsführer eine Entscheidung über die Köpfe seiner Mitarbeiter hinweg trifft. Ebenso problematisch ist es, wenn allein der EDV-Leiter anhand von EDV-Kriterien entscheidet. Grundsätzlich gilt, dass bei der Einführung von HRM-Software die Kommunikation aller Beteiligten eine größere Rolle spielt, als die Frage, ob eine Software diese oder jene Funktion mehr oder weniger hat.
Bei HRM-Software kommt es daher in besonderem Maße auf die Qualität des Beraters bzw. des Dienstleisters an, der die Software im Unternehmen einführt. Als Dienstleister kann hierbei sowohl der Software-Hersteller selbst als auch ein externer Berater in Frage kommen.
Einzelfunktionen als Teil eines Prozesses
Gründe für die Anschaffung einer HRM-Software sind vielfältig: Ein Unternehmen hat Probleme bei der Personalbeschaffung, ein zweites bekommt so viele Bewerbungen, dass die Verantwortlichen den Überblick verlieren, ein drittes strebt eine ISO-Zertifizierung an und ein viertes schließlich will seine Personalentwicklung ausbauen. Wo auch immer die Motivation im Einzelnen liegen mag: Die Auswahl einer Software sollte nicht allein funktionsbezogen erfolgen.
Schnittstellen möglichst vermeiden
Außerdem ist eine hohe Integration von vor- und nachgelagerten Systemen – wie Personalabrechnung und Zeitwirtschaft –in die HRM-Module wichtig. Wenn möglich, sollten diese Komponenten nicht über Schnittstellen integriert, sondern Teile eines Gesamtsystems sein. Beispiel: Wenn im HRM-System der Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen vermerkt wird, muss damit gleichzeitig seine Registrierung in Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle gelöscht sein.
Im Zweifel ist einer integrierten Lösung auch bei einzelnen funktionalen Lücken der Vorzug zu geben. Gleichzeitig sollte die Lösung Teileinführungen einzelner Komponenten erlauben, zum Beispiel wenn zunächst nur ein Modul benötigt wird oder wenn ein größeres Projekt in einzelne Etappen eingeteilt wird, um die Mitarbeiter und das Budget nicht zu überfordern.
Es gibt aber auch leistungsfähige Schnittstellen – in der Regel sind das Schnittstellen zwischen Software-Systemen, deren Hersteller Partner sind: Zum Beispiel so genannte Online-Schnittstellen, die die Daten automatisch austauschen. Je nach Problemstellung wird unter Umständen eine Schnittstellen-Lösung unumgänglich sein.
Integration ist auch das Kriterium, wenn es um die technologische Plattform der Software geht. Manche Systeme setzen bestimmte Rechnertypen, Datenbanken und Betriebssysteme voraus. Diese müssen mit der übrigen IT-Landschaft des Unternehmens harmonieren. Misstrauen ist bei der Angabe „Plattform-unabhängig“ geboten, denn manche Systeme laufen zwar auf praktisch allen Rechnern, aber nicht auf allen gleich schnell und gleich sicher.
Fazit
Die HRM-Software-Auswahl muss sich systematisch an den konkreten Aufgaben und Zielen eines Unternehmens orientieren. Produktfixierte und schlecht vorbereitete HRM-Software-Käufe kosten nicht nur unnötig viel Geld, sondern frustrieren vor allem die Mitarbeiter des Unternehmens. Entscheidend ist, dass der Einsatz der Software in ein Gesamtkonzept eingebunden ist und dass die Zusammenarbeit zwischen Dienstleister, Personalabteilung und Unternehmensführung gut funktioniert.
Autor: Lothar Steyns, Geschäftsführer der Summit Consult GmbH
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