Effiziente Formularverwaltung und Druckmanagement im Netz: Hoher Erwartungsdruck

Mit seiner Formulargestaltungs- und Management-Software geht der Rodgauer Software-Anbieter CSP GmbH mit der Zeit: Zahlreiche Drucker sind heute an unterschiedlichste Server angeschlossen und sollen effizient genutzt werden. Dafür hat CSP mit print2forms eine Software entwickelt, die Formularverwaltung und Druckmanagement im Netz so einfach und sicher wie nie zuvor macht. Wie Entwicklungsexperte Volker Süßmann erläutert, sind die Erwartungen an eine moderne Formularverwaltung hoch: Reduktion der Druckkosten durch ‚elektronische‘ Formulare stehe dabei obenan. Wichtig sei: Kein Verwaltungsaufwand bei der Beschaffung von Formularen, keine Lagerkosten, keine alten Formulare nach Änderungen am Formular, kein Eingriff durch den Operator beim Formularwechsel sowie keine „Totzeiten“ am Drucker durch Formularwechsel. „Außerdem müssen grafische Elemente wie Logos und Tabellen in Dokumente eingebunden werden können, die Druckausgaben müssen optisch ansprechend gestaltet sein, durch Einsatz von Formularbausteinen muss der Änderungsaufwand reduziert werden und die Verwaltung von Formularversionen für späteren Nachdruck muss stimmen. Daneben sind Anwendungs-Unabhängigkeit und Drucker-Unabhängigkeit essenziell“, so Süßmann.

Auch die Erwartungen an ein Output-Management seien deutlich gestiegen: Angestrebt würden Kosteneinsparungen durch Simulation von Durchschlägen, Kopienerzeugung von einzelnen Seiten oder dokumentbezogen, Papierwegesteuerung, Papiernachbearbeitung, verteiltes Drucken, Weiterleitung von Dokumenten zu Fax, e-Mail, Internet und Archiv sowie das Einfügen von Informationen wie AGBs, Deckblätter, Prospekte. Außerdem seien vom Dokumentinhalt abhängige Ablaufsteuerung, automatisierte Abläufe sowie Sicherheit und Kontrolle wichtig.

Neue Ideen und Konzepte

Die Lösung print2forms werde diesen Ansprüchen gerecht, indem es auf einer Client-/Server-Architektur basiere, zwischen Verwaltung (Server) und Druckaufbereitung (Client) unterscheide, als zentrales oder verteiltes System installierbar sei, ein integriertes Versionskontrollsystem besitze und zwischen einem Entwurfs- und Produktivmodus differenziere. Süßmann: „Außerdem protokolliert es alle Vorgänge rund um den Drucker, führt Statistiken zur Ablaufoptimierung und Kostenkontrolle, ist objektorientiert zur Strukturierung aller Informationen und Abläufe, basiert systemintern auf XML (Extensible Markup Language) und ist ereignisgesteuert.“

Nach Angaben von Süßmann besteht das System aus Einzelkomponenten, die zentral oder verteilt auf den Rechnern installierbar seien: vom Server mit seinem Administrationsprogramm über print2forms-Client, -Gateway, -Proxyserver bis zum print2forms-Router. Der Server sei dabei eine auf Windows und Linux lauffähige Software, die eine Datenbank von XML-Komponenten verwalte, ein optimiertes Netzwerkprotokoll zur Kommunikation mit anderen Systemkomponenten benutze, Protokolldaten schreibe sowie Statistiken führe und ein Administrationsprogramm verwalte, das einen Editor für auf dem Server gespeicherte Objekte enthalte, eine Importfunktion für Formulare biete und auf einem beliebigen Windows-Rechner im Netz ausführbar sei. Die wesentliche Basis von print2forms sind XML-Dateien. Süßmann erklärt: „XML wird dabei als generelles Datenaustauschformat zwischen print2forms-Server und -Clients genutzt. Die Integrität der Datenbasis ist durch die System-Regeln jederzeit garantiert, Systemerweiterungen sind vollkommen problemlos. Und wichtig für Benutzer: XML ist an der Oberfläche nicht sichtbar, so dass für den Einsatz keinerlei XML-Kenntnisse notwendig sind.“

Formulare im Baukastensystem

Ein wichtiges Leistungsmerkmal ist laut Volker Süßmann, dass sich in der Lösung Formulare auch aus anderen Formularen quasi im Baukastensystem zusammensetzen lassen. „Dadurch wird ein hoher Grad an Wiederverwendbarkeit und damit geringerer Verwaltungsaufwand möglich“, erklärt Süßmann. Das print2forms-Formular unterstütze Formularbausteine mit beliebiger Positionierung, spezifiziere die Attribute eines Formulars sowie eine Liste aller untergeordneten Formulare mit deren Attributen und liefere formularspezifische Masken zum Ausblenden von Nutzdaten. Süßmann fasst zusammen: „Die Lösung ist optimiert für den Einsatz im lokalen und im Weitverkehrsnetzwerk; außerdem ist es einsetzbar mit PCL-Druckern, auf und mit den unterschiedlichsten Host-Systemen sowie als zentrales und verteiltes System installierbar. Sie belastet das Netzwerk nur gering und ermöglicht hohen Druckdurchsatz durch Optimierung der Datenströme, ist anpassbar an Drucker und Druckerzubehör beliebiger Hersteller und bietet Sicherheit beim Drucken.“

Schnittstellen zu Fax, Mail, Internet und Archiv seien selbstverständlich, spezielle OS/400, i5/OS- und Windows-Unterstützung werde durch eigene Treiber geboten. Die Lösung ermögliche die automatische Zerlegung von Druckjobs in Einzeldokumente, unterstütze Formularbausteine mit wahlfreier, relativer oder absoluter Positionierung, mit verschiedenen Farben, Auflösungen und Datenströmen. Papiernachbearbeitung wie Heften, Lochen, Falten, Versetzen im gesamten Druckjob und dokumentbezogen sei kein Problem. Zudem würden Leerseiten für Deckblätter oder konstante Rückseiten eingefügt und der beliebige Versatz von Formularen und Nutzdaten unterstützt.

Daneben füge die Software Falz- und Steuermarken für Papiernachbearbeitungsmaschinen ein, steuere Papierwege für Papiereinzug und -ablage, übernehme die Kontrolle der Druckqualität und des Tonersparmodus, unterstütze Mediensteuerung, beliebige Kopienerzeugung sowie mehrteilige Formulare. Zudem werde ein Entwurfsmodus für die Formular-Design-Phase geboten und automatische Aktivierung und Deaktivierung von Formularen unterstützt. „Außerdem druckt print2forms Anhänge und kann noch einiges mehr“, so Süßmann. Kurz: Mit diesem neuen CSP-System ist der User am Puls der Zeit und kann Formulare so schnell und effizient erstellen bzw. nutzen wie noch nie.

Fachautor: Thomas Behne