Ein anpassungsfähiges Aussendienstsystem suchte der Hersteller von Camel und Winston, die Japan Tobacco International AG in Dagmersellen. Die SoftM (Schweiz) AG aus Glattbrugg konnte eine Lösung realisieren, die auf die Arbeit beim Kunden zugeschnitten ist und gleichzeitig umfangreiche Auswertungs- und Analysemöglichkeiten bietet. Insbesondere konnte die für den Zigarettenhersteller wichtige Kampagnensteuerung wesentlich optimiert werden. Gutes Marketing ist in der Zigarettenindustrie eine Überlebensfrage. Denn der Markt stagniert seit vielen Jahren, so dass neue Konsumenten nur durch Abwerbung von anderen Marken zu gewinnen sind; was umgekehrt bedeutet, dass erheblicher Aufwand nötig ist, um die bestehenden Kunden zu halten. Und da die Werbemöglichkeiten stark eingeschränkt sind, hängt der Erfolg bei Zigarettenherstellern mehr noch als in anderen Branchen davon ab, dass die vertrieblichen Ressourcen optimal eingesetzt werden.

Die Auswahl einer neuen Aussendienstlösung wurde bei JTI – der japanische Konzern übernahm im Jahr 2000 die internationalen Aktivitäten von Reynolds Tobacco – sehr sorgfältig durchgeführt: Das Projektteam unter Leitung von Sales Planning Manager Silvio Caplazi wertete die bestehenden Erfahrungen aus, analysierte die Vor- und Nachteile des alten Systems und befragte sämtliche Anwender.

Anpassen ohne Programmieren

„Das Hauptproblem mit dem alten System“, führt Vertriebsplaner Caplazi aus, „bestand darin, dass wir uns bei jeder Änderung an den Lieferanten wenden mussten, um zum Beispiel eine neue Kategorie zu programmieren. Die dadurch erforderliche langfristige Planung ist gerade im Zigarettenmarkt, wo die Verkaufszyklen im Zweimonatsrhythmus wechseln, sehr hinderlich.“ Die Entscheidung fiel nicht zuletzt deswegen für SoftM, weil sich diese Lösung neben flexibler Anpassung an neue Anforderungen auch durch sicher geführte Dialoge auszeichnet. „Die SoftM-Masken sind auf die Arbeit mit den Kunden zugeschnitten. Viele Software-Produkte sind für diese Aufgaben zu komplex gestaltet“, argumentiert der Aussendienst-Pragmatiker gegen Pakete, die mit Funktionen überfrachtet sind.

Auswertung und Analyse

Gleichzeitig erfüllt SoftM Aussendienst auch den steigenden Bedarf an Auswertungs- und Analysefunktionen des Innendienstes. Die Koordinatoren für die einzelnen Regionen können mit dem Tool „Query Manager“ neben den Standardabfragen – etwa zur Kontrolle einer laufenden Promotion – auch detaillierte Analysen mit den Daten in MS Excel durchführen. Mit diesem Auswertungstool formuliert der Innendienst auch Abfragen für die VBs, die diese über die eigenen Daten laufen lassen können, um so die eigene Arbeit während eines Verkaufszyklus zu überprüfen: ‚Wo stehe ich? Habe ich die richtigen Kunden besucht? Habe ich beim jeweiligen Kunden das richtige Material verteilt und die richtige Einführung gemacht?’

Für die Anforderung der Aussendienstmitarbeiter nach einer handlichen Hardware fand das Software-Haus eine passende Lösung in Form eines handlichen Notebooks von Toshiba. Prinzipiell kann für die SoftM-Software jedes System zum Einsatz kommen, das unter den Betriebssystemen MS Windows 95/98 oder NT/2000 läuft. Die Datenübermittlung zum zentralen AS/400-Rechner, auf dem das SoftM-Servermodul läuft, wird in der Regel abends per e-Mail über MS Outlook vorgenommen.

Direkte Kontrolle

Nach ca. zwei Jahren Einsatzdauer hat sich das SoftM-System bestens bewährt. „Wir haben jetzt direkte Kontrolle über den Ablauf von Verkaufszyklen. Ebenso Innen- wie Aussendienst können schnell checken, ob alles planmässig verläuft“, erläutert Caplazi. JTI kann seine Stärken mit der neuen Aussendienstlösung noch besser ins Spiel bringen. „Mit unserer schlanken Produktpalette mit Camel, Winston und der Lokalmarke Time setzen wir auf höchste Qualität in Produktion, Distribution und Marketing. Die optimale Aussendienststeuerung bildet ein wesentliches Element in dieser Strategie“, so das Fazit des Vertriebsplaners.

SoftM Software und Beratung AG

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