Auch wenn sich seit Jahresbeginn die Anzeichen für eine Konjunkturwende häufen, wird in den IT-Abteilungen immer noch sehr genau geprüft, wie sich Kosten einsparen lassen. Das trifft vor allem auf die Hardware-Ausstattung eines Unternehmens zu. Überlegungen stehen auf der Tagesordnung, ob bei Kauf, Instandhaltung und Abrechnung von Desktops und Peripheriegeräten nicht neue Wege eingeschlagen werden können. Die Ausgangslage: Unternehmen laufen häufig in dieselbe Falle: Sie kaufen im großen Stil neue Hardware und reizen dabei ihr Budget bis an die Grenzen aus. Vernachlässigt werden die Kosten für Wartung und Instandhaltung der vielen Geräte (geschätzte 2.000 bis 5.000 US-Dollar pro PC), was nicht nur IT-Abteilungen, sondern auch die Buchhaltung in Bedrängnis bringt.

Neue Finanzierungsmodelle tun Not

Innovative Konzepte zeigen den entscheidenden Schritt weg von ausufernden Fixkosten hin zu einer flexiblen Kostenstruktur auf. Das Workplace on Demand-Konzept von IBM ist ein Beispiel hierfür. Dieses neue Beschaffungsmodell überträgt IBMs Outsourcing-Fachwissen aus dem Back-End auch auf Front-End-Austattung eines Unternehmens – also auf PCs, Drucker, Faxmaschinen oder mobile Computer. Das Prinzip dabei ist das gleiche, wie in Rechenzentren: Unternehmen sparen IT-Kosten, indem sie die Geräte nicht kaufen, sondern leasen und somit anfallende Folgekosten für Wartung und Service einsparen – bis zu 30 Prozent laut IBM. Entscheidendes Sparpotenzial bietet die Möglichkeit des flexiblen Abrufs der benötigen Rechen- oder Druck-Kapazität. Gezahlt wird nur für die Leistung, die auch in Stoß- oder Leerlaufzeiten je nach Bedarf in Anspruch genommen wird.

Das konkrete Einsparpotenzial zeigt ein beispielhafter Blick auf den Einsatz von Druckern in Unternehmen. In vielen Firmen liegt der Aufwand für Drucker-Folgekosten im Verborgenen. Die Analysten von Gartner schätzen jedoch, dass Unternehmen durchschnittlich 1 bis 3 Prozent ihres Gesamtumsatzes für ihren Output am Drucker aufwenden. Das macht die Drucker zu einem der Kostenfaktoren im Front-End-Bereich, die am häufigsten übersehenen und unterschätzt werden. Bei der Anschaffung wird oft übersehen, dass die Geräte zwar im Einkauf günstig erscheinen, aber deren Instandhaltung und Betrieb beim Doppelten bis Fünffachen des Anschaffungspreises liegen. Beim Workplace on Demand-Konzept mietet der Kunde die Drucker von IBM und bezahlt monatlich nur für die tatsächlich benötigte Leistung an gedruckten Seiten.

Weitere Einsparpotentiale ergeben sich bei der Hardware durch technologische Innovationen, die die Effizienz des Geräteeinsatzes steigern. Das Schlüsselwort für die Drucker lautet Output-Management: Durch die Konsolidierung aller Drucker und sonstigen Ausgabegeräte wie Fax und Kopierer reduzieren sich die bisher häufig unterschätzten Kosten für das Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen signifikant. Die IBM Output Management Services etwa organisieren dieses Management für ein Unternehmen, abgerechnet wird über einen variablen Seitenpreis. IBMs Output Management-Lösung Infoprint für iSeries bietet entsprechende Funktionalitäten.

Veränderungen in der Distribution stehen an

Ein Konzept wie Workplace on Demand kann den Umgang im Unternehmen mit der Hardware grundlegend verändern – und auch Einfluss auf zukünftige Distributionsstrukturen nehmen. Unternehmen gewinnen ein Stück Flexibilität und sind bereit für Wachstums- oder Einsparanforderungen, die die Zukunft an sie stellen wird.

Autor: Hans-Jörg Benz, Manager Central Region IBM Printing Systems

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