Die Vorteile durch den Einsatz eines Archivsystems sind neben den umfangreichen Funktionalitäten der Archiv-Anwendung vor allem auch in der Integration zu der bestehenden Software-Umgebung zu finden. Ist diese vollzogen, steckt hier großes Einsparungs- und vor allem Optimierungspotential, welches meist erst durch die „tägliche Arbeit damit“ richtig zur Geltung kommt. Um diese Vorteile zu verdeutlichen, betrachten wir einmal den möglichen, herkömmlichen Weg, den ein Eingangsbeleg im Unternehmen zurücklegt.

Im Regelfall kommt dieser in der Posteingangstelle an und wird an die Fachabteilung (Buchhaltung) weitergeleitet. Diese wird den Beleg – meist in Kopie – zur Prüfung an die entsprechende Stelle („Besteller oder Zuständigen“) weiterleiten. So die Rechnung skontofähig ist und das Unternehmen dies nutzen möchte, muss die Fachabteilung auf fristgerechte Rückgabe achten. Anschließend wird nach Belegfreigabe, anhand des Originalbeleges kontiert, eingebucht und abgelegt. Nach entsprechender Frist wird dieser Beleg zur Zahlung angewiesen und hierzu meist zur Endkontrolle nochmals „in die Hand genommen“ und geprüft. Anschließend wird er entsprechend abgelegt. Doch ist hier der „Weg“ des Beleges oft noch lange nicht zu Ende. Denn wenn z.B. die Fachabteilung den Artikel nachbestellen will, wird der Beleg für die entsprechenden Angaben wieder hervorgeholt, meist kopiert und im Original wieder zurückgelegt. Oder die Geschäftleitung möchte den Vorgang prüfen und nimmt dazu den Beleg zur Hand. Betrachtet man nun diese „Belegwanderung“ aus unternehmerischen Gesichtspunkten, wird dieser eine Beleg mindestens zweimal kopiert, mindestens fünfmal „in die Hand genommen“ und dabei zweimal in der entsprechenden Abteilung „geholt“. Das fördert zwar eventuell die Kommunikation im Unternehmen, aber nicht unbedingt die Effizienz.

Betrachtet man nun denselben Vorgang – unter dem Gesichtspunkt der vollzogenen Archivierung sowie deren Integration zu bestehenden Systemen – wird sehr schnell deutlich, wo das Optimierungspotential liegt.

So könnte ein mögliches Szenario sein: Der Beleg wird bereits an der Posteingangstelle oder spätestens in der Fachabteilung gescannt. Ab dann kann die weitere „Belegwanderung“ elektronisch erfolgen, ohne dass eine „Mitarbeiterwanderung“ einsetzt. Die Fachabteilung kann den Beleg zur Freigabe elektronisch, gleich mit dem Vermerk der Rückgabefrist, erhalten. Das Einbuchen kann anhand des eingescannten Beleges erfolgen, genauso die endgültige Prüfung.

Geht man nun noch davon aus, dass die Integration zu den weiteren Software-Umgebungen geschaffen ist, liegt der größte Nutzen für den Anwender eindeutig in der Einbindung des möglichen Belegaufrufes an den entsprechenden Stellen. Am Beispiel der Finanzbuchhaltung gesprochen kann der Anwender – z.B. innerhalb des Kosten-Controllings von der einzelnen G&V-Position aus – bis auf Belegebene jede Buchung mit Drill-Down nachvollziehen und anschließend den Beleg zur Anzeige aufrufen. Dieser Vorgang kann ebenso in der Kontenauskunft, OP-Auskunft oder im Forderungsmanagement praktiziert werden. Zusätzlich dazu ist diese Funktionalität in den Verarbeitungsroutinen des maschinellen Zahl- bzw. Mahnwesens sowie der Rechnung/Rücklauf-Kontrolle mit integriert. Damit ist sichergestellt, dass – wann immer sich der Anwender auf Buchungsebene befindet – er den Beleg zur Anzeige aufrufen kann.

Analog dazu sollte diese Integration auch in der Anlagenverwaltung vollzogen sein. Auch hier ist der Anwender somit in der Lage, bei jeder Bewegungserfassung, den Beleg einzuscannen bzw. sich zu jeder Bewegung den entsprechenden Beleg anzeigen zu lassen.

Das Beispiel der Vorteile durch den Einsatz eines Archivsystems sowie der Integration kann auch auf „Ausgangsbelege“ übertragen werden. Damit kann z.B. die Nachforderung seitens der Kunden nach einer Rechnungskopie ganz einfach erledigt werden. Während man früher zum Belegordner ging, den Beleg herausnahm, kopiert und anschließend gefaxt hat, reicht so ausgerichtet der optische Belegaufruf am Arbeitsplatz und die Eingabe der e-Mail-Adresse oder der Faxnummer aus. Dupliziert man nun diese Arbeits- und Zeitersparnis auf das komplette Belegaufkommen, ist eine Amortisationsrechnung schnell erstellt.

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