Digitalisierung im Rechnungswesen: GoBD und DSGVO im Griff

Die GoBD zwingt Unternehmen, einschneidende Veränderungen vorzunehmen – ansonsten geraten sie schnell in ungemütliches Fahrwasser. Konkret heißt das: Werden betrieblich in irgendeiner Form elektronische Systeme genutzt, die relevante Daten für die Finanzbuchhaltung liefern, kommt man um die Verordnungen der GoBD nicht herum. Diese Vorgaben lückenlos einzuhalten, kann Unternehmen nur gelingen, wenn sie ihre kaufmännischen Prozesse digitalisieren.

Die digitale Transformation gehört heute in den Unternehmen zu den Schlüsselmaßnahmen zur Erhöhung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit – meist verbunden mit Themen wie Industrie 4.0 oder Internet of Things (IoT). Doch während etwa im Produktionsbereich die Installation von digitalen Prozessen weitgehend nach eigenem Ermessen entschieden werden kann, ist das Thema Digitalisierung in den kaufmännischen Abteilungen längst zwingende Notwendigkeit. Hier geht es nämlich nicht nur darum, täglich anfallende Kernaufgaben möglichst effizient zu lösen, sondern auch um eine reibungslose Umsetzung der vom Bundesfinanzministerium (BMF) festgeschriebenen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Werden diese Grundsätze nicht strikt eingehalten, kann bei einer Steuerprüfung die Korrektheit der Buchführung schnell in Frage gestellt bzw. verworfen werden. Dann droht beispielsweise der Verlust des Vorsteuerabzugs oder gar eine Steuerschätzung.

Unternehmen sind deshalb gut beraten, eine GoBD-konforme Software einzusetzen, etwa eine durchgängige Lösung wie die vollintegrierte Business Software eGECKO, die alle Anforderungen des kompakten Regelwerks berücksichtigt und zuverlässig umsetzt. Ansonsten ist es nur eine Frage der Zeit, wann bei der nächsten Betriebsprüfung Rechenschaft über adäquate Vorgehensweisen verlangt wird – etwa zu wichtigen Punkten wie der elektronischen Aufbewahrung bzw. Archivierung von Belegen, der lückenlosen Verfahrensdokumentation oder dem internen Kontrollsystem.

Doch viele kaufmännische Prozesse in Unternehmen laufen nach wie vor manuell und papiergestützt ab, so dass digitale und elektronisch integrierte Abläufe gar nicht durchgängig möglich sind. Hier stößt ein Unternehmen erneut an klare Grenzen: die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. Seit Mai 2018 gilt in Europa ein harmonisiertes Datenschutzrecht, das die Unternehmen in die Pflicht nimmt. Sie müssen nunmehr selbst analysieren, evaluieren, dokumentieren und im Zweifelsfall jederzeit nachweisen können, dass sie zum Beispiel personenbezogene Kundendaten richtig und DSGVO-konform verwendet haben. Das erfordert nicht nur vertiefte Rechtskenntnisse, sondern auch die systemische Neugestaltung von Prozessen sowie gezielte technische Optimierungen. Das bedeutet: Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Daten speichern und verwalten, muss sich grundlegend ändern – speziell im Hinblick auf Protokollierung, IT-Sicherheit (Verschlüsselung & Authentifizierung) und das Recht auf Auskunft.

Damit wird auch deutlich: Die Anschaffung einer GoBD- und DSGVO-konformen Software wie eGECKO ist in jedem Falle sinnvoll. Sie nimmt nicht nur einer eventuellen Betriebsprüfung den Schrecken, sondern professionalisiert und erleichtert zudem den unternehmerischen Alltag: von der Finanzbuchhaltung mit digitalem Rechnungseingangsworkflow und der Anlagenbuchhaltung über Vertrags- und Projektmanagement sowie Dokumentenarchiv bis zu Unternehmensplanung, Konzernmanagement für international agierende Konzerne und dem kompletten Personalwesen – das vollintegrierte eGECKO-System deckt sämtliche betriebswirtschaftlichen Anforderungen im Unternehmen ganzheitlich ab.

Wie das funktioniert, wird beispielsweise am Rechnungseingangs-Workflow deutlich – gehört doch die Bearbeitung und gesetzeskonforme Ablage von Eingangsrechnungen und -gutschriften zu den täglichen Kernaufgaben eines Unternehmens. Eine vollintegrierte Eingangsrechnungsverarbeitung bietet hier erhebliche Vorteile und Erleichterungen: Als „Digitales Integrationscenter“ sorgt sie für eine komfortable Verarbeitung aller Eingangsprozesse. So können Unternehmen nicht nur ihre Prozesse beschleunigen und um ein Vielfaches transparenter gestalten – es ermöglicht darüber hinaus effiziente und bis ins Detail automatisierte Abläufe für die gesamte Eingangsrechnungsverarbeitung – vom Eingangsbeleg bis zur Zahlung.

Alle Eingangsrechnungen lassen sich unabhängig vom Format schnell und effizient bearbeiten, ganz gleich ob gescannte Papierbelege (PDF, JPEG, TIFF etc.), ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung. Der gesamte Rechnungseingang – auch über ein definiertes E-Mail-Postfach oder über Cloud-Services – läuft dabei zunächst formatunabhängig in das digitale Integrationscenter ein. Auf dieses greift die OCR-Erkennung zu und liest alle relevanten Rechnungsdaten aus. Zudem lassen sich Daten jederzeit manuell ergänzen. Zusätzlich werden eingehende Rechnungen im Originalformat steuerlich konform gemäß der GoBD über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert – es sind keine eigenen Maßnahmen und Anstrengungen mehr erforderlich, um die Vorgaben zu erfüllen. Im Gegenteil: Das System sorgt automatisch für eine steuer- und GoBD-konforme Archivierung aller relevanten Daten: retrograd und progressiv.

Auch bei ZUGFeRD-Rechnungen werden die im PDF/A-Dokument eingebetteten XML-Daten bzw. bei XRechnungen die XML-Datei automatisch extrahiert und in die automatisierte Rechnungsverarbeitung eingespeist. Nach dem Abgleich mit bereits im System vorhandenen Informationen, wie beispielsweise Kreditoren oder Beträgen, werden die Rechnungsinformationen verifiziert und anschließend direkt in das Rechnungseingangsbuch übertragen. Ein manuelles Erfassen der Rechnung ist daher nicht mehr notwendig und der Freigabe-Workflow kann automatisiert starten. Dabei ist ein Kontieren der Rechnungen jederzeit möglich; das kann je nach Bedarf schon während der OCR-Erkennung erfolgen, später im Rechnungseingangsbuch oder erst im Freigabeprozess. Entsprechende Benachrichtigungen per E-Mail zu Erhalt, Freigabe und Zahlung der Rechnungen informieren und begleiten den Anwender über den gesamten Rechnungsprozess.

Dass solch ausgefeilte digitalisierte Abläufe nicht nur die Effizienz, sondern auch die Flexibilität der täglichen Arbeitspraxis erhöhen, liegt auf der Hand. So hat die Finanzbuchhaltung beispielsweise die Möglichkeit, Rechnungen bereits vor der Prüfung zu kontieren und somit den monatlichen Buchungsschluss effizienter zu gestalten. Denn alle notwendigen Arbeiten lassen sich unabhängig von den Rechnungsprüfern einteilen und durchführen. Und auch die Rechnungsprüfer profitieren von dem System. Sie können bei Bedarf selbst nach erfolgter Prüfung und Buchung jederzeit Einblick in die von ihnen geprüften Rechnungen nehmen – dank mobiler Apps auch ortsunabhängig. Denn mit der mobilen eGECKO Applikation haben Anwender jederzeit und von überall Zugriff auf ihre wichtigsten kaufmännischen Daten. So lassen sich beispielsweise Reisekosten und Dokumente erfassen, Kontaktdaten von Geschäftspartnern einsehen, Arbeits- sowie Pausenzeiten buchen – und eben auch ganz bequem Rechnungen von unterwegs freigeben. Mehr noch: Zur Sicherung des Vorsteuerabzugs im Prüfungsfall erfolgt eine ständige Protokollierung dieser Rechnungsprüfung.

Automatisierte Abläufe durch Digitalisierung im Rechnungswesen zeigen, wie stark flexible Prozesse die täglichen Kernaufgaben verschlanken. Die umfassende, effektive Unterstützung interner Kontrollsysteme (IKS) lässt Unternehmen zudem auch den ungeliebten Betriebsprüfungen gelassen entgegensehen. Abgerundet wird das Ganze schließlich durch einen Vorteil, der gar nicht hoch genug eingeschätzt werden kann: Die Betriebe gewinnen mehr Zeit für strategische und steuernde Aufgaben.