Arbeitgeber, die Meldungen zur Sozialversicherung maschinell übermitteln wollen, benötigen eine „Zulassung zur Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren“. Setzt das Unternehmen kein „systemuntersuchtes“ Abrechnungsprogramm ein, muss es sich einer zeit- und personalintensiven Prüfung vor Ort unterziehen, in welcher die Voraussetzungen für eine Zulassung kontrolliert werden. Diese aufwändige Prozedur entfällt beim Einsatz einer „geprüften“ Software. brechnungsprogramme, die erfolgreich einer Systemuntersuchung unterzogen wurden, erhalten ein „Prädikat“ bzw. ein „Zertifikat“, welches die ordnungsmäßige Abwicklung der Personalabrechnung hinsichtlich sozialversicherungsrelevanter Sachverhalte sowie die korrekte Übermittlung von DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung)-Meldedaten garantiert. Vorgenommen wird die Systemuntersuchung von der „Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherungen GmbH“ (ITSG), die im Namen der „Spitzenverbände der Gesetzlichen Krankenversicherung“ (GKV) mit der Durchführung und Überwachung der Systemuntersuchung betraut ist.

Im Vorfeld der Systemprüfung bietet die ITSG eine umfassende Systemberatung sowie Workshops an. Die Systemberater begleiten durch fachliche Unterstützung die Umsetzung des Pflichtenheftes. Das Pflichtenheft enthält alle Auswahlkriterien, die im Hinblick auf eine computerunterstützte Entgeltabrechnung einschließlich des automatisierten Meldeverfahrens von wesentlicher Bedeutung sind. Darüber hinaus sind die Mindestanforderungen nach der DEÜV sowie die Zusatzanforderungen zur Erlangung des Zertifikates definiert. Um die anspruchsvollen und umfangreichen Anforderungen des Pflichtenheftes zu erfüllen, bedarf es beim Softwarehersteller einer intensiven Vorbereitung und konsequenten Umsetzung durch hochqualifiziertes Personal.

Mit der Systemprüfung werden die Entgeltabrechnung und das Meldeverfahren im Wesentlichen auf Grundlage der Testaufgaben untersucht. Diese Testaufgaben erfahren eine kontinuierliche Weiterentwicklung. Aufgrund von fiktiven Abrechnungssituationen werden u. a. folgende Sachverhalte geprüft und bewertet:
– die fachliche Umsetzung des Pflichtenheftes
– die Verarbeitungsergebnisse aus den aktuellen Testaufgaben
– die Lohnunterlagen (Lohnkonto, Beitragsabrechnung, Beitragsnachweis, Verdienstabrechnung)
– die erstellten Datensätze (DEÜV und Beitragsnachweise)
– Dialoganwendung und Anwenderdokumentation

Permanente Qualitätssicherung

Die Systemprüfung wurde turnusmäßig alle zwei bzw. alle vier Jahre als Folge-Systemuntersuchung bei den Softwareherstellern durchgeführt, um eine laufende Qualitätssicherung zu erreichen. In den „Gemeinsamen Grundsätzen“ für die Zulassung zum automatisierten Meldeverfahren und für die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 DEÜV – geltend ab dem 01.05.2002 – wurde nun festgelegt, dass die Qualitätssicherung systemuntersuchter Programme durch eine permanente Verarbeitung ausgewählter Testaufgaben beim Softwarehersteller erfolgen soll. Anlass zu einer erneuten Qualitätssicherung geben insbesondere gesetzliche Änderungen (z.B. Flexi-Gesetz). Die Ergebnisse werden anlassbezogen mindestens einmal jährlich von der ITSG ausgewertet.

Bis zum 30.04.2002 bestand die Systemprüfung aus einem theoretischen Teil (Testaufgaben) und einem praktischen Teil (Pilotprüfungen). Die Pilotprüfungen sollen die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens und deren Praktikabilität bei mindestens drei verschiedenen Anwendern in der Praxis nachweisen. Aufgrund der Neuregelung entfällt ab dem 01.05.2002 bei Folge-Systemuntersuchungen die Pilotprüfung.

Eine Systemuntersuchung gilt als abgeschlossen, wenn die Systemprüfung mit positivem Ergebnis durchgeführt wurde. Das Prädikat „systemuntersucht“ wird vergeben, wenn die Standardvoraussetzungen erfüllt sind. Das GKV-Zertifikat „systemuntersucht“ wird erteilt, wenn die weitergehenden Voraussetzungen entsprechend den Vorgaben des Pflichtenheftes erfüllt sind.

Durch die externe Qualitätssicherung kann sich ein Anwender, der ein Softwareprodukt mit GKV-Zertifikat im Einsatz hat, sicher sein, dass die mit diesem Produkt erstellten Beitragsberechnungen, -abrechnungen und Meldungen qualitativ hochwertig und weitestgehend fehlerfrei sind. Die permanenten Nachprüfungen sowie ein gezieltes Reagieren auf Fehler und Hinweise aus der Praxis garantieren eine dauerhafte Qualitätssicherung.

Für das Schilling Personalabrechnungssystem existiert selbstverständlich ein aktuelles ITSG-Zertifikat, so dass der Anwender sowohl von der systemtechnischen Seite als auch von der Erfahrung und dem Expertenwissen des Beratungsteams mit Schilling den richtigen Partner findet.

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