Unified Messaging ist seit Jahren ein Thema und trotzdem immer noch brandaktuell: Mit dem neuesten Trend, der digitalen Transformation, findet sich Unified Messaging als eine Software-Komponente zur Umsetzung wieder. Der Begriff „Digitale Transformation“ beschreibt den Wandel in Unternehmen, der durch den Einsatz von internetgetriebenen Technologien möglich wird.

Um die Chancen, die sich daraus ergeben, nutzen zu können, müssen Unternehmen ihre Informations- und Kommunikationsprozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Ein Teil dieser Prozesse sind die Nachrichten, die die Unternehmensmitarbeiter mit Geschäftspartnern austauschen.

Unified-Messaging-Lösungen

Unified-Messaging-Lösungen digitalisieren die Kommunikation im Bereich der zeitasynchronen Medien. Alle Nachrichtenarten – E‑Mails, Faxe, Sprach- und Kurznachrichten – werden serverbasiert unter einer einzigen Oberfläche am PC zusammengefasst, verwaltet, bearbeitet, versendet und empfangen. Ein Unified-Messaging-Server wie ixi-UMS setzt auf den bereits bestehenden ITK-Strukturen innerhalb eines Unternehmens auf und ergänzt diese um zusätzliche Funktionen zum Nachrichtenaustausch. In den meisten Unternehmen ist mit einem Messaging-System wie IBM Domino oder Microsoft Exchange eine grundsätzliche Architektur für Messaging mit entsprechenden Datenbanken, Message Transfer Agent und E‑Mail Client vorhanden. Die UM-Lösung nutzt diese Struktur und ergänzt Funktionen für Fax, SMS und Voicemails. Der Bedarf an zusätzlicher Hardware bleibt gering, es entstehen keine Inkonsistenzen, der Administrator pflegt die neue Software mit den gewohnten Werkzeugen, und die Benutzer können die neuen Funktionen mit dem gewohnten Groupware Client, beispielsweise IBM Notes, intuitiv nutzen. Geschäftsprozessintegration, Sicherheitsaspekte und die Umstellung auf All-IP sind Themen, die für Unternehmen im Zusammenhang mit Unified Messaging jetzt und künftig wichtig sind und werden.

Der Unified Messaging Server ixi-UMS von estos fügt sich über Standards wie SIP, SMTP und LDAP in die vorhandene ITK-Struktur ein

Quelle: estos

Integration derGeschäftsprozesse

Aktuell interessant für Unternehmen ist die Frage, wie sich eine UM-Lösung in die Geschäftsprozesse so einbinden lässt, dass hier Prozesse vereinfacht werden können. Der Begriff „Communication Enabled Business Processes“ (CEBP) beschreibt die Integration von Kommunikationsfunktionen in die bestehenden IT-Applikationswelten. Gerade die Möglichkeit, Faxe direkt aus dem CRM- oder ERP-System heraus zu versenden, bietet Vorteile: keine umständlichen Umwege über den Drucker, den Scanner oder das Faxgerät, keine manuelle Eingabe der Faxnummer, kein zusätzliches Speichern der Nachricht im System. Idealerweise erhält der Benutzer die Rückmeldung über den Versand der Nachricht automatisch in seinem Posteingang. Bietet eine UM-Lösung darüber hinaus die Möglichkeit, Faxe automatisiert aus dem CRM- oder ERP-System auszulösen, müssen die Mitarbeiter Bestellungen oder Rechnungen nicht mehr manuell versenden. Ein Beispiel: Unterschreitet der Lagerbestand eines bestimmten Artikels eine gewisse Anzahl und wird dies dann im ERP-System festgehalten, wird eine automatische Faxbestellung ausgelöst. Den Report über den Versand der Faxbestellung erhält der dafür als zuständig hinterlegte Mitarbeiter.

Sicherheitsaspekte stehenim Mittelpunkt

Die Frage, wie das interne Firmennetzwerk vor Viren oder ähnlichen Angriffen geschützt werden kann, beschäftigt Unternehmen dauerhaft: Durch die Vergabe von Berechtigungen, die Nutzung des Verschlüsselungsprotokolls TLS und die Installation einer Firewall versuchen diese, sich abzuschirmen. Da auch der Austausch von UM-Nachrichten eine Verbindung zwischen internem Firmennetzwerk und externem öffentlichem Netzwerk benötigt, sollte sich die jeweilige Software-Lösung der Wahl sinnvoll ins Sicherheitskonzept des Unternehmens einbinden lassen: Nicht nur die Vergabe von Berechtigungen zum Versand und Empfang von E‑Mails, sondern auch die Vergabe von Berechtigungen für Faxe sowie Sprach- und Kurznachrichten sollte in der jeweiligen Benutzerdatenbank, beispielsweise im Domino Namens- und Adressbuch, festgelegt werden können. Unterstützt die UM-Lösung das hybride Verschlüsselungsprotokoll TLS, dann trägt sie auch die auf diesem Standard beruhenden Sicherheitsmaßnahmen mit. Darüber hinaus verhindert eine Firewall unerwünschte Zugriffe beim Datentransfer, indem sie das interne und das öffentliche Netzwerk trennt. Anhand festgelegter Regeln prüft sie, welche Daten durchgelassen werden. Damit die Unified-Messaging-Lösung ins jeweilige Firewall-Konzept eingebunden werden kann, sollte das Unternehmen darauf achten, dass die einzelnen UM-Software-Komponenten, über die der Zugriff ins externe Netzwerk erfolgt, sinnvoll von denen entkoppelt werden können, die intern für die Integration in die IT-Welt sorgen.

ixi-UMS, der Unified Messaging Server von estos, nutzt die bereits vorhandene ITK-Strukur mit Telefonanlage und Groupware

Quelle: estos

Umstieg auf All-IPbringt Vorteile

Die All-IP-Umstellung wird die Unternehmen bei der Auswahl neu einzuführender Software-Lösungen mindestens noch im nächsten Jahr beschäftigen. Im Hinblick auf eine Unified-Messaging-Lösung ist es hier wichtig, dass diese sowohl ISDN als auch SIP unterstützt. SIP steht für Session Initiation Protocol und ist ein von der IETF – Internet Engineering Task Force – entwickelter Standard für ein Signalisierungsprotokoll, das Sitzungen mit zwei oder mehreren Teilnehmern aufbauen, modifizieren und beenden kann. Während E‑Mails von Beginn an über IP übertragen werden, nutzen die UM-Funktionen die TK-Anlage als Vermittlerin zwischen internem Firmennetzwerk und öffentlichem Telefonnetzwerk. Intern und extern kann die TK-Anlage unterschiedliche Protokolle bieten. Extern sollte sie sich nach dem jeweils erforderlichen Protokoll richten, derzeit ISDN, bald VoIP. Intern stellt sie ISDN oder IP zur Verfügung. Eine UM-Lösung, die hier über die gängigen Standards mit der TK-Anlage zusammenarbeiten kann, ist unabhängig von der TK-Anlagenart. Setzt ein Unternehmen beispielsweise jetzt eine ISDN-basierte TK-Anlage ein und migriert es im nächsten Jahr auf IP-PBX, kann es sich bei der UM-Lösung der Wahl sicher sein, dass sie diese auch weiterhin mit dem veränderten Protokoll nutzen kann.

Anwender fordernZukunftssicherheit

Zukunftssicherheit im Hinblick auf die All-IP-Umstellung bietet eine UM-Lösung, die ISDN und SIP unterstützt. Zukunftssicherheit bezüglich Veränderungen im IT-Bereich bietet eine Lösung, die sich über die Standards IMAP, LDAP und SMTP ins jeweilige Messaging-System integriert.

Faxe direkt an einen Kontakt über den vorhandenen E‑Mail Client, hier Microsoft Outlook, zu versenden, das ermöglicht der Unified Messaging Server ixi-UMS von estos

Quelle: estos

Diese Standards und Protokolle sind in nahezu jedem Messaging-System enthalten, sehr weit verbreitet und werden stetig weiterentwickelt. Damit sind sie auch in Zukunft stets aktuell und bleiben als Standards relevant. Unterstützt die UM-Lösung diese Standards, dann lässt sie sich reibungslos ins neue Messaging-System einbinden. Ändert sich der Bedarf an Leistung und Funktionen, dann bietet eine modulare und skalierbare UM-Lösung die entsprechende Zukunftssicherheit: Funktionalität, Leistung und User-Anzahl können je nach aktuellem Bedarf verändert werden.

Ausblick: Digitale Transformation durch Unified Communications

Die Wahl der richtigen Unified-Messaging-Lösung ist ein Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation. Lösungen für Computer und Telefonie Real-time Collaboration sind weitere Software-Komponenten, die die Digitalisierung der Kommunikation und damit einhergehend die Digitalisierung der Zusammenarbeit vorantreiben. Daher werden UM, RTC und CTI unter dem Oberbegriff „Unified Communications“ zusammengefasst. Unternehmen, die eine Unified-Messaging-Lösung einführen, sollten daher mittelfristig ebenso über die Einführung von UC nachdenken.