Dank der neuen Workflow-Technologien können Unternehmen ihre Geschäfte mithilfe von XML-Dokumenten über das Internet abwickeln. Die Ixos Software AG hat sich des Themas in der Studie „Optimierte SCM-Prozesse mit XML-Workflow“ angenommen – und dafür den „Pinnacle Award“ der SAP AG erhalten. Dabei wird die Frage nach einer sicheren Dokumentation dieser Transaktionen aufgeworfen. Exemplarisch beschrieben wird ein Bestellvorgang zwischen zwei Geschäftspartnern, der von der Lieferantenanfrage über Angebot, Bestellung, Auftrag und Faktura bis hin zur Eingangsrechnung reicht. Da beide Unternehmen SAP-R/3-Enterprise-Systeme und die aktuelle SAP-Webflow-Technologie einsetzen, können ihre Workflows über die offene Wf-XML-Schnittstelle der WFMC (Workflow Management Coalition) gekoppelt werden. Der Informationsfluss erfolgt vollständig in Form von automatisch erzeugten XML-Datenströmen.

Weniger Arbeitsschritte, weniger Systemeingaben

Dem Kunden beschert die XML-basierte Integration der Workflows eine Fülle von Vorteilen: So können Geschäftsprozesse unternehmensübergreifend gesteuert und eingesehen sowie Medienbrüche vermieden werden. Zeit und Kosten werden gespart, weil die Arbeitsschritte und Systemeingaben durch die automatische Verarbeitung der XML-Daten minimiert und die Dokumente in Internetgeschwindigkeit versandt werden. Überdies entfällt der Aufwand, Dokumente aus den Daten des SAP-R/3-Systems zu generieren, sie auszudrucken und per Post zwischen den Geschäftspartnern hin- und herzuschicken.

Sichere zentrale Ablage und Verwaltung

Allerdings hat die papierlose Kommunikation auch eine Kehrseite: Dokumente wie Lieferscheine oder Aufträge dienen normalerweise als rechtliche Grundlage und Nachweis einer geschäftlichen Transaktion. Erfolgt der Informationsfluss aber in Form von automatisch generierten XML-Datenströmen, werden auch keine Belege mehr zwischen Unternehmen ausgetauscht.

Wie die Ixos-Studie zeigt, wurde mit Ixos-eCONtext for SAP eine Lösung entwickelt, die die vollständige Dokumentation elektronischer Geschäftsvorgänge gewährleistet. Alle Transaktionen wie Angebote, Bestellungen, Aufträge und Rechnungen auf Basis der XML-Datenströme werden revisionssicher archiviert. Dabei werden die Unterlagen in Langzeitformate konvertiert, die auch nach Jahren noch eingesehen werden können. Anwender können sie in Sekundenschnelle von ihrem Arbeitsplatz aus einsehen. So kann jederzeit eindeutig nachvollzogen werden, wer wann was gekauft oder geliefert hat.

Server als elektronischer Aktenschrank

Die Lösung basiert auf dem eCONserver als Daten- und Dokumentenspeicher – quasi der elektronische Nachfolger von Aktenschränken. Der hochskalierbare Server verwaltet auch extrem große Mengen an Daten und Dokumenten und sorgt für eine sichere Langzeitarchivierung auf einmal beschreibbaren Medien wie CD, WORM oder DVD. Verschlüsselungen, Prüfsummen und digitale Signaturen garantieren die Sicherheit und Unverfälschtheit der Dokumente.

ROI in weniger als zwölf Monaten

Sichere Archivierung, gezielte Recherche, rascher Zugriff und zügige Bearbeitung der Dokumente: Dass diese Lösung eine Menge Zeit und Kosten spart, die Produktivität der Mitarbeiter steigert und die Geschäftsprozesse transparenter macht, steht außer Zweifel. So hat das Marktforschungsunternehmen SPEX für das Produkt eCONtext for SAP in mehreren Fallstudien einen Return on Investment (ROI) von weniger als einem Jahr ermittelt.

Globale Service-Teams sorgen für Support

Wie die Studie verdeutlicht, trägt die Lösung dazu bei, die Möglichkeiten des elektronischen SAP Business Workflows voll auszuschöpfen. Dass die Dokumentenmanagement-Lösungen individuell auf die Anforderungen der Kunden zugeschnitten werden, dafür sorgt ein Ixos-Beratungsteam, das sich auf SAP WebFlow und Dokumentenintegration spezialisiert hat. Dabei kann das Workflow-Beratungsteam mit mehr als 100 erfolgreich durchgeführten SAP Workflow-Projekten eine Menge Erfahrung in diesem Bereich aufweisen.

Ingesamt hat das Softwarehaus aus Grasbrunn bei München weltweit mehr als 200 Berater im Einsatz, die umfassende Analysen von Geschäftsprozessen und IT-Umgebungen erstellen, um die vorhandenen Systeme optimal mit ihren Produkten zu integrieren. Damit die technisch optimierten Abläufe direkt in den Unternehmen umgesetzt werden, bietet Ixos den Mitarbeitern spezielle Schulungen an. Für Fragen zum laufenden Betrieb kann nach Projektende vertraglich ein 7×24-Stunden-Support vereinbart werden, in dessen Rahmen rund um die Uhr die Hotline zur Verfügung steht.

Langjährige Partnerschaft gewürdigt

„Der Pinnacle Award würdigt die langjährige Partnerschaft von SAP und Ixos sowie unsere Anstrengungen in der Entwicklung und Implementierung von nahtlos integrierten Lösungen für SAP-Kunden“, kommentiert Olivier Riviére, Vice President Marketing der Ixos Software AG, die Auszeichnung in der Kategorie „Development and Innovation in mySAP Supply Chain Management.

Ixos Software AG

D–85630 Grasbrunn

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