Der Investition in ein Dokumenten-Management- und Archiv-System stehen erhebliche Einsparpotentiale gegenüber. Der finanzielle als auch der zeitliche Aufwand für die Verwaltung, Verteilung und Aufbewahrung von Dokumenten wird durch elektronische Archivierung drastisch reduziert bzw. fällt teilweise ganz weg. Raum- und Materialkosten werden ebenso eingespart wie auch Personalkosten, die früher durch die Ablage und das Suchen in Papier- oder Mikro-Filmarchiven angefallen sind. Ein weiterer Grund, über ein Dokumenten-Management- und Archiv-System nachzudenken, ist die veränderte Gesetzlage seit dem 1. 1. 2002. Die elektronische Archivierung von originär digital erstellten Daten wird Pflicht. Hierzu gehören ebenfalls e-Mails, sollten diese steuerrelevante Inhalte besitzen.

Deshalb sollte bei der Einführung einer Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung darauf geachtet werden, dass neben der Archivierung von Spool-, PC- und gescannten Dokumenten auch e-Mails und Faxe automatisch nach bestimmten Regeln archiviert werden können. Die Firma Gräbert Software + Engineering hat die Schnittstelle zwischen ArchivPlus/400 und eComPlus/400 durch einen ArchivConnector verfeinert und einen solchen Automatismus entwickelt. Dieser erlaubt, durch Filterregeln die Relevanz von e-Mails und Faxen zu bestimmen und diese dadurch von der Archivierung ein- bzw. auszuschließen.

ArchivConnector zur Archivierung von e-Mail und Faxen mit System

Alle über eComPlus/400 empfangenen und versandten Nachrichten können über den ArchivConnector in ArchivPlus/400 automatisch archiviert werden. Die Archivierung der e-Mails und Faxe kann zur hinterlegten Datenbank des Warenwirtschaftssystems, der Finanzbuchhaltung oder anderen iSeries-Anwendungen erfolgen. Wenn in der Datenbank Schlüsselinformationen – wie z.B. e-Mail-Adressen, Fax-Nummern oder Ansprechpartner – enthalten sind, kann sogar eine eindeutige Zuordnung z.B. zur Kundennummer erfolgen. Aus den eingehenden und versandten e-Mails und Faxen werden die Schlüsselworte gezogen und mit der Datenbank verglichen. Ist die Zuordnung eindeutig, können automatisch weitere Informationen aus der Datenbank gezogen – z.B. Rechnungs- oder Auftragnummer – und als Indexbegriffe mit archiviert werden.

Als Verbindung zwischen dem ArchivConnector und der Datenbank arbeitet ein flexibles EXIT-Programm. Dieses kann benutzerspezifisch gestaltet werden, um noch weitreichendere Informationen aus der Datenbank zu ziehen und diese als Index-Begriffe zur e-Mail oder zum Fax zu archivieren. Sollen nicht pauschal alle Nachrichten archiviert werden, kann durch das Anlegen von Filterregeln der Kreis der zu archivierenden Nachrichten eingeschränkt werden. Diese Regeln können firmenspezifisch aufgebaut und definiert werden.

Schlüsselinformationen als Indexdaten

Informationen, die in e-Mails und Faxen übertragen werden (e-Mail-Empfänger oder Absender), sind so genannte Schlüsselinformationen und entscheiden, ob ein Archivierungsvorgang aufgerufen wird. Folgende Schlüsselinformationen werden dafür herangezogen:

*FROM: Der Absender der Nachricht
*TO: Der Empfänger der Nachricht
*SUBJECT: Der Betreff der Nachricht
*KEYWORD: Die Kategorie der Nachricht
Die Kategorie wird der „KEYWORDS“-Zeile einer e-Mail entnommen, sofern diese Zeile im e-Mail-Header enthalten ist. Für andere Nachrichten ist die Kategorie grundsätzlich leer.
*TEXTLINE: Ein bestimmter Textbereich der Nachricht
Dies ist nur möglich für Nachrichten, die Textdaten enthalten. Für eingegangene Telefaxe oder Telefaxe, die vom PC erstellt wurden und somit ausschließlich Grafikdaten enthalten, findet keine Textprüfung statt.
*PGMRET: Es wird ein benutzerdefiniertes Programm aufgerufen. (Bild 1)

Abbildung 1

Bei der Archivierung von Faxen muss unterschieden werden zwischen ISDN und analogem Anschluss. Bei Faxgeräten mit ISDN-Anschluss können folgende Daten gezogen werden:
– Empfängernummer
– Absendernummer
– Bei versandten Faxen die Betreffzeile

Bei Faxgeräten mit analogem Anschluss können folgende Daten gezogen werden:
– Kennungen der Faxgeräte
– Bei versandten Faxen die Betreffzeile

Für diese Schlüsselinformationen werden Filterregeln für die Archivierung aufgestellt. Alle diese Schlüsselinformationen stehen nach der Archivierung gleichzeitig automatisch als Indexbegriffe zur Verfügung, um ein Wiederauffinden der Dokumente einfacher zugestalten.

Abbildung 2

Aufbau von Archivierungsfiltern

Bei der Erstellung eines Filters (siehe Bild 2) ist der Name frei wählbar. Es können Ein- oder Ausschlussfilter für das Archivieren von e-Mails und Faxen aufgebaut werden. Zwischen folgenden Filtern kann unterschieden werden:

*INCLUDE: Es wird ein Einschlussfilter definiert, der alle Nachrichten archiviert, wenn der Vergleich der Filterregeln mit der zu bearbeiteten Nachricht den Wert WAHR ergibt. Diese Einschlussfilter setzt man, um alle wichtigen Nachrichten definitiv zu archivieren.

*EXCLUDE: Es wird ein Ausschlussfilter definiert, der alle Nachrichten von der Archivierung ausschließt, wenn der Vergleich der Filterregeln mit der bearbeiteten Nachricht den Wert WAHR ergibt. Diese Ausschlussfilter sollen vorab verhindern, dass unerwünschte e-Mails – z.B. nicht angeforderte e-Mail-Newsletter – mit in die Datenbank aufgenommen werden.

Der Filtertyp steuert dann entsprechend das Verhalten des Filters bei der Archivierungsentscheidung.

Arbeiten mit Filterregeln – Verknüpfungen aufstellen

Ein Filter kann verschiedene Regeln enthalten. In jeder Regel wird ein Vergleichswert definiert, der den e-Mails und Faxen gegenübergestellt und verglichen wird. Diese Regeln (siehe Bild 3) können mit einer *OR- und *AND-Verknüpfung miteinander verbunden sein. Bei der Vermischung von *OR- und *AND-Verknüpfungen ist diese Reihenfolge wichtig. Denn die Verknüpfungen legen die Art fest, wie eine vorherige Regel mit der ihr nachstehenden Regel miteinander verbunden wird.

Abbildung 3

Die *OR-Verknüpfung bedeutet, dass die Regel mit einer ODER-Verknüpfung verbunden ist und dass der Filter zutrifft, wenn eine der Regeln erfüllt ist.

Die *AND-Verknüpfung bedeutet, dass die Regel mit einer UND-Verknüpfung verbunden ist und der Filter nur dann zutrifft, wenn alle mit *AND verknüpften Regeln erfüllt sind.

Werden *AND- und *OR-Verknüpfungen innerhalb eines Filters gemischt, muss beachtet werden, dass die *AND-Verknüpfung stärker bindet als die *OR-Verknüpfung.

Alle eingehenden und versandten e-Mails und Faxe werden in Bezug auf die Filterregeln geprüft. Das Ergebnis der Vergleiche sieht dann eine automatische Archivierung vor oder einen Ausschluss.

Beispiele für Einschlussfilter mit Regeln:
Einschlussfilter können beispielsweise gesetzt werden für:
– alle e-Mails von „graebert-gse.de“,
– alle e-Mails mit „Rechnung“ in der Betreffzeile,
– alle e-Mails an „Kundennummer 578955“.

Beispiele für Ausschlussfilter mit Regeln:
Ausschlussfilter können beispielsweise gesetzt werden für:
– keine internen e-Mails,
– keine e-Mails mit „Newsletter“ in der Betreffzeile, außer „Monday-Morning-Ticker“,
– eine e-Mails an „info@graebert-gse.de“.

Groß/Kleinschreibung berücksichtigen

Darüber hinaus kann bei der Erstellung eines Filters ebenfalls mit eingestellt werden, ob beim Vergleich der Groß- und Kleinbuchstaben diese als unterschiedliche Zeichen behandelt werden sollen oder nicht.

Nachträgliche Indexierung und Archivierung

Alle eingehenden und zu versendenden e-Mails und Faxe durchlaufen den Archivierungsfilter des „ArchivConnectors“. Das Recherchieren nach den abgelegten Nachrichten kann durch die Schlüsselinformationen erfolgen, die gleichzeitig als Indexierungsdaten genutzt werden. Zusätzlich kann jedes e-Mail/Fax nachträglich manuell mit weiteren Indexbegriffen (ab ArchivPlus/400 Version 5.0) versehen werden.

Ob eine e-Mail archiviert wurde, kann zum Bespiel in der Mailbox „Mit Mailbox-Verzeichnis arbeiten“ (Bild 4) des jeweiligen Account-Benutzers nachgesehen werden. Sollte eine nicht archivierte e-Mail zu einem späteren Zeitpunkt ins Archiv aufgenommen werden, ist das nachträglich durch die Auswahl 11 „Archivierung“ manuell möglich.

Abbildung 4

Anzeige archivierter e-Mails und Faxe am PC

Alle in ArchivPlus/400 archivierten e-Mails und Faxe – wie auch Spool-, PC- und gescannte Dokumente – werden in einem einheitlichen Archiv abgelegt und können über eine einheitliche Bedieneroberfläche recherchiert und am PC angezeigt werden.

Gräbert Software + Engineering GmbH

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