Über 24.000 Elektronikbauteile unterschiedlichster Komplexität hält Holz-Elektronik für seine Kunden weltweit im Angebot. Das Belegaufkommen beim Vertrieb der einzelnen Bauteile ist enorm. Seit die rund 1.700 täglich anfallenden Dokumente elektronisch archiviert werden, spart der Fach-Distributor hohe Kosten für Lagerräume und Personal. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit für eine optimale Kundenbetreuung. Der Fach-Distributor Holz-Elektronik mit Hauptsitz in Kirchheim bei München zählt heute europaweit zu den führenden Großhändlern für Elektronikbauteile. Vom Kondensator bis zu Temperatursensoren, vom Relais bis zu Impuls-Laserdioden – der Distributor verfügt über einen Artikelstand von 24.000 verschiedenen Teilen. Zu den Kunden zählen Ingenieurbüros oder Bestückungsunternehmen ebenso wie die Großen der Branche – wie etwa Siemens, AGFA oder Rohde & Schwarz.

Kundenservice optimiert

Die intensive Kundenbetreuung sieht Holz-Elektronik als eine Grundlage für seine erfolgreiche Geschäftstätigkeit. Ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist jedoch die präzise Auftragsbearbeitung. „Schnelligkeit und Genauigkeit ist das A und O in dieser Branche“, betont Peter Zaus, zusammen mit Roland Hübner EDP-Manager beim Fach-Distributor.

Bis zur Einführung der neuen DMS-Lösung wurden alle ein- und ausgehenden Belege in Hängeregistern abgelegt, etwa Aufträge, Bestellungen und Bestell-Änderungen, Lieferscheine, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontenblätter, Retourbelege, Mahnungen oder Artikel-Abkündigungen. Solange ein Auftrag offen war, wurde alles, was den Vorgang betraf, in den verschiedenen Abteilungen gesammelt. War der Auftrag erledigt, wurden die Unterlagen in Leitz-Ordnern zusammengefasst und in Schränken archiviert.

Personalkosten gespart

„Bis heute hätte sich hier in der Zentrale ein Archiv von mindestens 10.000 dicken Aktenordnern angesammelt“, erläutert Peter Zaus. „Wir hätten externe Lagerräume anmieten müssen. Außerdem wäre der Zeitaufwand für Archivierung und Recherche so hoch, dass wir fünf bis zehn zusätzliche Mitarbeiter beschäftigen müssten“, versichert der EDP-Manager. Da die Mitarbeiter in unterschiedlichen Stockwerken sitzen, dauerte ein Suchvorgang schon mal über eine Stunde, während der Kunde dann auf den Rückruf warten musste.

Schnell und problemlos implementiert

Ausschlaggebend für die DMS-Lösung DocuWare waren die Fachkompetenz des Systemhauses Orga-Soft aus Gröbenzell sowie das Preis-/Leistungs-Verhältnis. Seit einigen Jahren ist das DMS in den Abteilungen Einkauf, Vertrieb, Logistik und in der FAE-Abteilung im Einsatz. „Die Implementierungsphase ist sehr gut gelaufen und dauerte nur drei Monate“, erinnert sich Peter Zaus. „Der Administrationsaufwand ist äußerst gering.“

Das DMS wird derzeit von circa 120 Mitarbeitern genutzt; dafür wurden eine Systemlizenz und 50 Zugriffslizenzen erworben. Holz-Elektronik hat dafür zusätzlich zwei Arbeitsplätze ausschließlich zur Erfassung der Belege eingerichtet und mit zwei Fujitsu M 3093GX Hochleistungs-Scannern ausgestattet. Zuletzt wurden vor drei Jahren je ein Applikations- und ein Datenbank-Server installiert. In einer 100 CDs fassenden Jukebox werden sämtliche Dokumente gespeichert. Auf die Unterlagen der letzten zwölf Monate wird über den Datenbank-Server zugegriffen, früher archivierte Dokumente werden via Jukebox auf CD zur Verfügung gestellt. Bis heute investierte Holz-Elektronik insgesamt 300.000 Euro in das elektronische Archivierungsprojekt (Software, Hardware, Dienstleistung). Eine Summe, die sich für das Unternehmen gelohnt hat, versichert Peter Zaus: „Die 100.000 Euro für die Erstinstallation hatten sich bereits in gut einem Jahr amortisiert.“

Täglich werden rund 1.200 ein- und 500 ausgehende Belege elektronisch abgelegt. Alle eingehenden Belege – zum Beispiel Aufträge oder Eingangsrechnungen – werden in den Abteilungen gesammelt, zentral gescannt und mit den Funktionen Autoindex bzw. Active Import automatisch verschlagwortet. Sämtliche ausgehenden Belege – zum Beispiel Ausgangsrechnungen, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen – werden mit der Warenwirtschaftslösung erstellt und fließen direkt via COLD/READ in den zentralen Dokumenten-Pool. Die beim Drucken der Belege entstehenden Spool-Daten werden dabei importiert und Suchbegriffe wie Auftrags- oder Rechnungsnummer automatisch herausgefiltert und an das DMS weitergegeben. Die Übernahme der Daten aus der Warenwirtschaft läuft komplett im Hintergrund, der Mitarbeiter muss lediglich einen Button in der Software anklicken.

Enorme Arbeitserleichterungen

Heute lassen sich Anfragen von Kunden direkt vom Arbeitsplatz aus beantworten. „Wofür ein Vertriebsmitarbeiter früher eine Stunde Recherche benötigte, braucht er heute kaum zwei Minuten“, weiß der EDP-Manager zu schätzen. Auch die Außendienstmitarbeiter können über den installierten Internet Server per Browser unmittelbar auf das zentrale Archiv zugreifen. Dadurch hat sich bei Holz-Elektronik gleichzeitig der Service für den Kunden sehr verbessert – für Peter Zaus ein wesentliches Kriterium: „Dass wir unseren Kunden jederzeit eine sofortige, genaue und fehlerfreie Auskunft über ihren Auftrag geben können, ist in unserer Branche ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Zeit ist Geld in unserer Branche.“

Fachautorin: Mechthilde Gruber

Lösungsanbieter: DocuWare AG
Anwender: Holz-Elektronik GmbH