Als Hersteller von Software für das betriebliche Rechnungswesen, wozu ja im klassischen Sinne abgesehen von der Finanzbuchhaltung über Controlling, Rating bis hin zur Bilanzierung auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört, hat die SBS Software GmbH schon seit längerer Zeit die Anforderungen des Gesetzgebers im Hinblick auf die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) realisiert. Grundlage für die Prüfung ist, dass alle relevanten Daten im System verfügbar sind. Und für alle Varianten ist der Zugriff auf steuerlich relevante Daten einzugrenzen. Der Prüfer hat das Wahlrecht, welche Variante er einsetzen möchte.

Die drei Varianten der steuerlichen Außenprüfung hier in Kurzform, wie diese von der SBS-Software voll abgedeckt werden:

– Unmittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer nimmt im Nur-Lesezugriff Einsicht auf die gespeicherten Daten.
– Mittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer lässt sich nach seinen Vorgaben die Daten von einem Dritten aufbereiten, um den Nur-Lesezugriff durchzuführen.
– Datenträgerüberlassung: Dem Prüfer werden maschinell auswertbare Daten auf einem Datenträger überlassen.

Beispiel Rechnungswesen

Zur Erfüllung des Unmittelbaren Datenzugriffs besteht softwareseitig die Möglichkeit, einen Zugang mit entsprechenden Rechten für den Prüfer einzurichten – hier ist sozusagen jede erdenkliche Variation möglich.

Für den Mittelbaren Datenzugriff kann der Prüfer sich über einen Mitarbeiter der entsprechenden Firma jede gewünschte Auswertung zur Verfügung stellen lassen.

Zur Umsetzung im Hinblick auf die Datenträgerüberlassung wurde die Software speziell um eine Export-Funktion erweitert. Zu diesem Export nach IDEA stehen Ihnen in der GDPdU-Auslagerungsliste folgende Daten zur Verfügung: Buchungsliste (Buchungssätze), Kontenliste (Einzelbuchungen der Sachkonten), Summen- und Saldenliste (Verkehrszahlen), Offene-Posten-Liste (Offene Posten), Abschreibungsverzeichnis (Wirtschaftsgüter).

Sollten in Zukunft weitere Daten als steuerlich relevant angesehen werden, wird die Schnittstelle selbstverständlich sukzessive erweitert. Die Ausgabe erfolgt derzeit in eine ZIP-Datei, welche zusätzlich noch durch die Vergabe eines Kennwortes gegen unbefugten Zugriff gesichert werden kann. Die bildliche Darstellung der Umsetzung im System SBS Rewe zeigt die Grafik (Abbildung 1).

Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die GDPdU-Ausgabe erfolgt über das Menü „Schnittstellen/GDPdU _ Datenbank-Export/GDPdU _ Daten-Export/GDPdU-Ausgabe“ im ASCII-Format – mit allen steuerrelevanten Feldern der Lohnabrechnung.

Zusätzlich wird die Beschreibung der exportierten Daten in eine XML-Datei ausgegeben. Hierfür müssen lediglich einmalig die Absender-Angaben der Firma bzw. des Steuerberaters manuell vorgeben werden. Beim erneuten Aufruf wird der gespeicherte Absender vorgeschlagen; er kann bei Bedarf geändert werden.

Die bildliche Darstellung der Umsetzung im System SBS Lohn zeigen die zwei Grafiken (Abbildung 2 und Abbildung 3).

Die GDPdU-Ausgabe basiert auf der Datenimport-Schnittstelle zur automatisierten Übernahme steuerlich relevanter Daten einschließlich der zur maschinellen Auswertung erforderlichen Verknüpfungen nach dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung.

Der Autor Hans-J. Sterrer ist bei der SBS Software GmbH für die Bereiche Marketing und PR verantwortlich.

SBS Software GmbH

D-75015 Bretten

Tel.: (+49) 07252/919-0

www.sbs-software.de