Durch die vollständige Integration in Lotus Notes und MS Exchange bietet die Berliner Ferrari electronic AG eine Groupware-Lösung im Unified Messaging-Bereich, die wegen ihrer intelligenten Software-Architektur als besonders stabil gilt. Verschiedene Konnektoren ermöglichen beispielsweise auch eine direkte Anbindung von Software-Lösungen wie SAP R/3 und mySAP.com. Ein umfassendes Projekt mit r.z.w. cimdata AG deckt beide Bereiche ab: So nutzen die Mitarbeiter in Weimar die Faxlösung unter Lotus Notes. Aber auch das von r.z.w. cimdata entwickelte ERP-System cd2000, das wegen der Notwendigkeit hoher Server- und Datensicherheit oft auf iSeries-Systemen betrieben wird, kann direkt an die Unified Messaging-Lösung angebunden werden. Die r.z.w. cimdata AG suchte eine leistungsfähige Unified Messaging-Lösung, die den Mitarbeitern am Standort Weimar im ersten Schritt den Faxversand und -empfang direkt am Arbeitsplatz ermöglicht. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 100 Mitarbeiter und hat sich erfolgreich als Anbieter geschäftsprozessorientierter Komplettlösungen für die mittelständische Industrie profiliert. Neben der ERP-Software cd2000, die inzwischen von mehr als 10.000 Anwendern in über 480 Firmen eingesetzt wird, gehören unter anderem auch alle Services innerhalb der IBM-Plattformen zum Produkt-Portfolio von r.z.w. cimdata.

Das Management des Unternehmens erkannte bereits früh, wie wichtig für die eigenen Mitarbeiter eine effiziente Kommunikations-Infrastruktur ist. „Die Entscheidung, unseren Mitarbeitern langfristig eine leistungsfähige Unified Messaging-Lösung zu bieten“, erinnert sich der Vorstandsvorsitzende Dr. Wolfgang Hölzer, „war keine reine Kosten-/Nutzen-Rechnung.“ Wichtiger: Die Weiterleitung von Informationen direkt an den Arbeitsplatz verringert die Reaktionszeiten und verbessert so den Service für Kunden und Lieferanten deutlich.

iSeries- und Windows-2000-Server

Die Kommunikationslösung ist mit dem in Weimar eingesetzten iSeries-Server gekoppelt worden, der als Fall-Back-Rechner bei möglichen Systemabstürzen oder Systemüberlastungen alle wichtigen Daten sichert. Sowohl in der Administration als auch vom Benutzerkomfort setzt die Messaging-Lösung Maßstäbe. Wichtig bei der Auswahl war die Option (neben dem Mail- und Faxhandling), bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt weitere Komponenten (SMS, Voice, CTI) ergänzen zu können. Nach eingehender Prüfung der am Markt vorhandenen Produkte entschied sich das Unternehmen für die Lösung der Ferrari electronic AG.

„Von allen am Markt angebotenen UM-Lösungen hat unseres Erachtens Ferrari electronic die beste Integration in Lotus Notes,“ begründet Ronald Wurster, bei r.z.w. cimdata für die Implementierung der Lösung zuständig, die Auswahl. Ein weiteres Argument für die Lösung war die Garantie des Berliner Unternehmens, die Basisanwendung innerhalb weniger Tage praxistauglich zu installieren – im Gegensatz zu anderen Lösungen, die lange Projektlaufzeiten haben und somit eine enorme Kostenersparnis bewirken. Die ferrariFAX-Karte und die Software wurden auf einem Windows-2000-Server installiert. Als Groupware-Client wird weiterhin Lotus Notes genutzt, der bereits länger die einfache Informationsverteilung und Mailkommunikation im Unternehmen ermöglicht.

Zentrale Administration

Die Kommunikationslösung der Ferrari electronic AG nutzt vorhandene Notes-Mechanismen und integriert sich komplett in bestehende Systeme. Die Administration des Fax-Gateways, das keinerlei Modifikationen erfordert, erfolgt vollständig in der Notes-Datenbank. Auch komplexe Vorgänge wie die Gestaltung von gruppen- und benutzerindividuellen Faxdeckblättern konnten vom Administrator problemlos realisiert werden. Wichtigster Pluspunkt der Lösung aus Sicht der Anwender im Unternehmen: Durch den Einsatz des Standard-Mailclients mussten die Mitarbeiter nicht extra geschult werden, sondern konnten die Lösung von Anfang an problemlos nutzen.

Inzwischen wird die Lösung von allen der mehr als 50 Mitarbeitern im Hause genutzt. Besonders die Mitarbeiter im Kundenservice freuen sich, schnell und ohne Zeitverlust auf Anfragen reagieren zu können. Durch den Wegfall der sonst üblichen Medienbrüche wird auch die digitale Bearbeitung und Verwaltung der eingehenden Aufträge am Computer erleichtert.

Gesteuerter Workflow

Auch das von r.z.w. cimdata entwickelte ERP-System cd2000 kann durch die Faxlösung der Ferrari electronic AG direkt von der iSeries Dokumente verschicken. Der Drucker des LPD (Line Printer Daemon) wird im Netzwerk freigegeben und ermöglicht, von der Auftragsannahme über die Erstellung der Lieferscheine bis zur Rechnungsstellung, den Versand von Dokumenten parallel an Drucker und Fax. Die zu faxenden Belege werden über TCP/IP-Druckdienste von der iSeries mittels LPD-Protokoll an ferrariFAX übergeben. Die Faxnummer wird dabei aus dem Debitoren- und Kreditorenstamm entnommen und im Dokument über eine eigene Syntax aufgeführt. ferrariFAX erkennt anhand dieser Syntax die Empfänger-Telefaxnummer und versendet das Dokument als Fax.

Nachdem die Faxübertragung beendet ist, erhält der Absender, der sein Fax ursprünglich aus der iSeries-Anwendung verschickt hat, eine Statusmeldung inklusive konvertiertem Fax als Notes-Mail in seine Mailbox. Hier kann das Dokument entsprechend den individuellen Anforderungen weiterbearbeitet werden (z. B. erneuter Versand, automatischer Ausdruck, Archivierung). Für Kunden, die cd2000 auf einer iSeries einsetzen, garantiert die LPD-Anbindung der Ferrari electronic AG nicht nur den reibungslosen Versand, sondern ermöglicht auf intelligente Weise die weitere Einbindung der versendeten Faxdokumente in den Workflow der Unternehmen.

Bei der Realisierung der beiden Projekte arbeiteten die beiden Unternehmen reibungslos zusammen. „Mit der Ferrari Electronic AG haben wir einen Partner gefunden,“ resümiert Dr. Wolfgang Hölzer, Vorstandsvorsitzender der r.z.w. cimdata, „der unsere Unternehmensphilosophie teilt: Praxisgerechte IT-Lösungen zu entwickeln, die den kundenspezifischen Anforderung genau entsprechen.“

Ferrari electronic AG

D–14513 Teltow

Telefon: (+49) 03328/455-0

www.ferrari-electronic.de