Die J. & A. Burghaus GmbH ist Spezialist für Gussprodukte aus Aluminium und Zink in Klein- und Mittelserien. Entstanden aus einem kleinen Familienbetrieb vor 50 Jahren, ist Burghaus heute ein wichtiger Nischenanbieter in diesem Bereich und zu einem technologisch modernen Unternehmen mit über 40 Mitarbeitern herangewachsen.

Aus Interesse an stetigen Prozessoptimierungen beschäftigte sich Burghaus bereits 2002 mit den Vorteilen eines Dokumenten Management Systems und war damit manchem Großunternehmen und Mittelständler weit voraus.

Modulares System

Die Entscheidung fiel auf MultiArchive, da die Lösung auf einer IBM iSeries lauffähig ist und ein modulares System bietet, mit dem Burghaus nach Bedarf wachsen kann. Weiterhin überzeugten die einfache Implementierung und die intuitive Bedienung, wichtige Punkte für Burghaus, da die Einführung und Anpassung von MultiArchive weitgehend mit dem Know-how im eigenen Hause erfolgen sollte. Die Integration in die Finanzbuchhaltung DKS und die eigenentwickelte Warenwirtschaft auf der iSeries war durch die über 140 offenen Schnittstellen von MultiArchive leicht und ohne nennenswerten Zeitaufwand umsetzbar.

Gestartet wurde zunächst klassisch mit der logischen Verwaltung der iSeries-Druckausgaben und aller elektronischen Objekte wie Word, PDF und Excel im Archiv. Hiermit wurden auch die Anforderungen an die Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten erfüllt. Im nächsten Schritt, auch hier dem Trend voraus, wurde die E‑mailarchivierung bei Burghaus realisiert. Die aus Outlook archivierten E‑Mails werden ohne Zeitverzug gefunden, können wiederhergestellt und wieder versendet werden.

Später folgte das prozessorientierte Arbeiten über den MultiArchive Webclient und damit verbunden, die elektronische Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Das Arbeiten mit gescannten Dokumenten ist transparent, schnell und protokolliert. Die webbasierenden Workflows schaffen wichtige Freiräume in der Verwaltung und sorgen für unkomplizierte und reibungslose Abläufe. Der elektronische Posteingangskorb ersetzt jetzt die Verteilung der Papierdokumente im Unternehmen, erinnert an Fälligkeiten und ermöglich stets einen Überblick, wo und mit welchem Status sich das zu bearbeitende Dokument befindet.

„Mit der frühen Entscheidung für ein DMS wie MultiArchive hat die Firma Burghaus die internen Verwaltungsprozesse wesentlich verbessert. Unsere Flexibilität wird erhöht und wir entlasten unsere Mitarbeiter zugunsten von Aufgaben mit einem höheren Mehrwert. Langwieriges Suchen entfällt, auf Knopfdruck stehen uns und damit auch unseren Kunden und Lieferanten die benötigten Informationen und Dokumente zur Verfügung. Auch kleinere Unternehmen wie wir profitieren durch den schnell erreichten ROI“, erklärt Herr Andreas Burghaus, das „A.“ bei der J. & A. Burghaus GmbH.

Mit der Einführung von MultiArchive erfüllt das Unternehmen die Anforderung an die Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten. MultiArchive speichert die digitalen Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben und den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß. Die Dokumente sind verlustfrei reproduzierbar. Sie können datenbankgestützt recherchiert und verwaltet werden.

Dauerhaft verfügbar

Außerdem stellt MultiArchive sicher, dass aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen mindestens für die Dauer von sechs oder zehn Jahren verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist (nach HGB) beziehungsweise unverzüglich (nach AO) und inhaltlich unverändert lesbar gemacht werden können.

Die Auswertbarkeit der gespeicherten elektronischen Rechnungen wird gewährleistet, da diese mit qualifizierten elektronischen Signaturen versehen sind. Es werden neben den verschlüsselten und entschlüsselten Abrechnungen auch die verwendeten Signaturprüfschlüssel sowie das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufbewahrt.

Somit ist MultiArchive revisionssicher und leistet einen maßgeblichen Beitrag zur Datensicherheit im Unternehmen.

Multi-Support Deutschland AG, Hamburg
www.multi-support.com