Unternehmen wünschen sich Software-Anwendungen, die ohne viel Aufwand miteinander kommunizieren und einen reibungslosen Datenaustausch untereinander ermöglichen. Doch die Integration von Fremdprodukten in die eigene ERP- oder WWS-Software wird jedoch oft als Projekt mit vielen Tücken betrachtet. Um dies zu vermeiden, haben Anbieter – wie beispielsweise die Firma Gräbert aus Berlin – durch universelle Schnittstellen oder APIs Möglichkeiten geschaffen, die mit sehr wenig Aufwand eine Einbindung ermöglichen. Die universelle Bildschirm-Schnittstelle von ArchivPlus/400 ermöglicht beispielsweise die nahtlose Einbindung der Dokumenten-Management- und Archivierungs-Lösung ArchivPlus/400 in iSeries-Anwendungen ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

Durch diese einfache Integration können Unternehmen in kurzer Zeit ein Spool-Archiv aufbauen. Eine Erweiterung um die Archivierung von PC-Dokumenten oder gescannten Dokumenten ist jederzeit möglich, bis hin zum Ausbau eines All-in-One-Archives – und das alles ohne lange Implementierungsphasen. Mit dem Modul ArchivConnector, der mit den neuen Versionen 7.4 von eComPlus/400 und 5.0 von ArchivPlus/400 5.0 bereitgestellt werden kann, können darüber hinaus ankommende wie auch versandte e-Mails und Faxe automatisch gefiltert und archiviert werden.

Elektronische Kundenakten

Der komplette e-Mail- und Fax-Verkehr wie auch alle anderen Archivierungsvorgänge können nicht nur in einem Archiv gespeichert werden, sondern auch automatisch Geschäftspartnern oder Kundenkontakten in der iSeries-Datenbank zugeordnet werden. Unternehmen können so vollständige elektronische Akten aufbauen und auf Papierausdrucke verzichten. Somit stehen dem Benutzer an seinem Bildschirm zum Beispiel alle Dokumente eines Auftrages zum Online-Zugriff zur Verfügung: Vom gescannten Auftrag über daraus resultierende Bestellungen, Korrespondenzen und Kalkulationen bis hin zu Lieferscheinen und Rechnungen.

Durch das elektronische Archiv können Mitarbeiter wiederum Kundenanfragen ohne aufwändige Suchaktionen direkt am Arbeitsplatz beantworten. Per Knopfdruck werden die archivierten Dokumente direkt aus iSeries-Anwendungen am Bildschirm angezeigt und können über die Standardschnittstelle zur Messaging-Lösung eComPlus/400 sofort per e-Mail oder Fax versandt oder am Drucker ausgedruckt werden. Berechtigte Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens können mit einem Notebook über VPN die Dokumente des iSeries-Archivs weltweit einsehen.

Effizientere Arbeitsabläufe im Mahnwesen

Durch das einfache Einbinden der DMS-Lösung ArchivPlus/400 in iSeries-Anwendungen können Arbeitsabläufe weiter automatisiert werden. So können zum Beispiel FiBu-Programme ihre Mahnungen als Word-Datei bereitstellen – wie beispielsweise die DKS-Software –, die dann per e-Mail versendet werden. Aus der bereitgestellten Word-Datei extrahiert ArchivPlus/400 die Rechnung, holt die Belegkopie automatisch aus dem Archiv und fügt diese der e-Mail als Attachment bei. Die Empfänger bekommen so auf einen Blick neben der Zahlungserinnerung auch die offene Rechnung am Bildschirm angezeigt.

Integration von Workflow ohne lange Planungsphasen

Bei der Einführung eines Workflow-Systems muss in der Regel von der Analyse über die Gestaltung bis hin zur Umsetzung in der ERP-Landschaft der iSeries die Implementierung genau geplant werden. Das Workflow-Modul von ArchivPlus/400 geht auch andere, unkompliziertere Wege. Das Modul ermöglicht neben der Definition von feststehenden, auch individuelle Organisationsabläufe. Es müssen nicht von vornherein mit großem Aufwand alle denkbaren Geschäftsprozesse abgebildet werden, sondern es kann ein spontaner Belegfluss festgelegt werden. So wird zum Beispiel eine Eingangsrechnung eingescannt und ohne vorherigen Definitionsaufwand, sondern nur durch Festlegung des nachfolgenden Bearbeiters elektronisch zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Nach der endgültigen Freizeichnung kommt diese wieder in die Buchhaltung zurück und wird elektronisch archiviert.

Einfache und schnelle Kommunikation

Ein Arbeitsplatz ohne Fax- und e-Mail-Anschluss ist heute undenkbar. Flexible und schnelle Reaktionen auf Aktionen können nur umgesetzt werden, wenn ein umfangreiches Unified Messaging-System im Einsatz ist. Die Messaging-Lösung eComPlus/400 ist innerhalb eines Tages installiert und kann über vorgefertigte Schnittstellen in iSeries- oder PC-Anwendungen integriert werden. Die Mitarbeiter können alle erstellten Angebote, Rechnungen oder Mahnungen per Knopfdruck als e-Mail oder Fax an Kunden, Interessenten oder Lieferanten versenden. Welcher der beiden Kommunikationsdienste genutzt wird, erkennt die Software anhand der eingetragenen Informationen in der Datenbank der iSeries. Mit dem Versenden von Spool-Ausgaben direkt aus iSeries-Anwendungen als PDF- oder TIFF-Attachment können iSeries-Daten in PC-Standardformaten an allen Bildschirmen gelesen werden.

Für die zeitnahe Kommunikation wichtiger Mitteilungen an mobile Endgeräte ermöglicht die integrierte Push-Technologie von eComPlus/400 das Filtern und Weiterleiten von e-Mails aus dem e-Mail-Account des Benutzers an sein Handy oder an weitere e-Mail-Adressen bzw. von eingegangenen Telefaxen an externe Faxgeräte. Von der iSeries können auch SMS an die Dienste von Vodafone, T-Mobile oder E-Plus versandt werden. Geschäftsführer, Mitarbeiter im Außendienst oder im Urlaub haben so die Möglichkeit, jeder Zeit „up-to-date“ zu sein.

All-in-One aus einer Hand

Gräbert bietet Software-Lösungen inklusive Hardware an, die durch speziell aufeinander abgestimmte Schnittstellen eine einfache Vernetzung ermöglichen. Somit können sowohl Support als auch Software-Updates aus einer Hand angeboten werden, wobei die Schnittstellenproblematik aufs Gründlichste berücksichtigt ist. Wichtig ist jedoch, dass die gesamte Funktionalität aus einem Guss ist und die einzelnen Module – wie Scannen, Spool-Archivierung, Workflow und ArchivConnector – für Mail und Fax nahtlos ineinander greifend mit ERP- und WWS-Systemen harmonieren.

Gräbert Software + Engineering GmbH

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