Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zentralisiert auf Rechnern verstreute Dokumente, bringt Übersichtlichkeit und ermöglicht ein effizientes wie sicheres Zusammenarbeiten. In Kombination mit einer Business-Process-Management-Lösung entsteht eine nahtlose Integration von Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessautomatisierung für abteilungsübergreifende Workflows mit hohem Automatisierungsgrad. Ein Open-Source-Ansatz hat sich hier als vorteilhaft herausgestellt. Dokumente sind die Arbeitsgrundlage in fast allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Sie müssen organisiert werden, was durchaus eine Herausforderung darstellen kann. Ein großer Schmerzpunkt stellt hier eine verstreute Ablage dar, wenn Dokumente auf lokalen Rechnern, Clients oder in File Shares gespeichert werden. Im Krankheitsfall oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern ist dann nicht klar, wo die benötigen Dokumente liegen und der Zugriff nicht geregelt. Der Suchaufwand ist entsprechend hoch und die Arbeit aus dem Home Office lässt sich so erst recht nicht organisieren. Eine verteilte Speicherung verhindert darüber hinaus die einheitliche Sicherung: Gehen Dokumente verloren oder kommt es zu einem Hackerangriff, sind die Daten unwiederbringlich verloren. Weitere Sicherheitsprobleme entstehen wegen unausgegorenen Zugriffskontrollen für Dokumente mit mehreren Sachbearbeitern. Komplexe Berechtigungsstrukturen – wer hat worauf welchen Zugriff, lesend oder editierend – lassen sich mit File-Share-Lösungen oft nicht abbilden; damit entsteht Zugriff auch für Unberechtigte. Hohe Aufwände entstehen zudem beim Versuch der Integration in bestehende Geschäftsprozesse: Lösungen wie File-Share … Dokumentenmanagement mit Open-Source-basierten Lösungen: Für sichere Workflows ohne Grenzen weiterlesen