Ein umfassender, dialogorientierter Kundenservice sowie technische Kompetenz – das sind die Kriterien, die im Autohandel zwischen Erfolg und Misserfolg entscheiden. Wer in diesen Bereichen neue Spielräume für kontinuierliche Verbesserungen gewinnen will, tut gut daran, an anderer Stelle einmal seine Kostenstruktur zu analysieren. Genau dies wurde in den letzten beiden Jahren bei der Dr. Vogler-Gruppe, der Mercedes-Benz-Vertretung für den Hochtaunus und den Wetterau-Kreis, durchexerziert. Die Gruppe ist dort mit insgesamt 500 Mitarbeitern an neun Standorten vertreten. Als ein besonderer Kostentreiber stellte sich 1999 das bisherige Verfahren für das Formularmanagement heraus, wie Stephan Lauer, IT-Leiter der Gruppe, erläutert. Zum einen waren in der Vergangenheit die Papierpreise in die Höhe geschnellt, so dass bei einem jährlichen Druckvolumen von circa 220.000 Formularsätzen mit Mehrfachdurchschlägen Kosten von etwa 20.000 Euro allein für das Papier zu Buche schlugen. Hinzu kamen Ausgaben von nahezu 25.000 Euro pro Jahr für die Wartung der für den Druck der Formularsätze eingesetzten 40 Nadeldrucker, die zum Teil schon fünfzehn Jahre im Einsatz waren.

Kosten sparen

Insofern lagen für Lauer die Vorteile moderner Verfahren wie etwa Prout inForm, die den Druck von Formularen mit Laserdruckern auf Blankopapier ermöglichen, klar auf der Hand. „Wir hatten errechnet, dass bei uns pro Formular fünf Cent eingespart werden können, wenn statt eines Vierfachformularsatzes das Original und die drei Kopien auf normalem Blankopapier gedruckt werden. Außerdem sind die Laserdrucker in Beschaffung und Wartung um ein Vielfaches günstiger. So hatten wir für Laserdrucker bei einer dreijährigen Garantiezeit verschleißbedingte Zusatzkosten von lediglich einhundertundfünfzig Euro ermittelt“, so Lauer. Die Prout inForm-Software kam damit als mögliche Lösung in die engere Auswahl.

„Dass wir schließlich Prout inForm vor anderen Alternativen favorisierten, lag am druckerbasierenden Konzept dieser Lösung, welches sich ohne umfangreiche Eingriffe in die Systemumgebung ganz einfach Zug um Zug in unsere IT-Infrastruktur integrieren ließ“, sagt Lauer. Die Dr. Vogler-Gruppe betreibt an ihrem Hauptsitz in Bad Homburg für alle kaufmännischen Aufgaben die Standardapplikation Basis-Line von T-Systems auf einer zentralen AS/400-720. Kundenberatung und Werkstattbereich in Bad Homburg sowie die acht Niederlassungen nutzen wiederum Windows NT-Netze, die mit der AS/400 über 128-Kbit-Standleitungen mittels TCP/IP-Protokoll verbunden sind. Über diese Leitungen läuft der gesamte Datentransfer innerhalb der Gruppe.

Netzwerkbelastung reduziert

„Der kritische Punkt für uns war nun, wie wir die Formulare ohne übermäßige Netzwerkbelastung vor Ort in einer Niederlassung ausdrucken könnten. Hier bot Prout inForm ein Konzept, welches wir bei keinem anderen Wettbewerber wieder fanden. Indem die Lösung direkt in einem Laserdrucker installiert wird und dort die komplette Formularaufbereitung übernimmt, von der Hostanwendung also nur die Quelldaten benötigt werden, kann ein Formular einschließlich des Datentransfers in weniger als 10 Sekunden aufbereitet und ausgedruckt werden“, bestätigt Lauer. Eine Konkurrenzlösung, die zunächst die Formularaufbereitung auf einem zusätzlichen Host durchführte und dann das komplett gestaltete und ausgefüllte Formular über das Netz schickte, benötigte hierfür in Tests nahezu eine Minute – viel zu lange für die Endanwender in Verkauf oder Werkstattbereich.

Bis zum Herbst 2000 realisierte die Dr. Vogler-Gruppe mit Hilfe der Professional-Services-Mitarbeiter der Prout AG daher folgende Prout inForm-Installation: Alle 40 Nadeldrucker wurden durch Laserdrucker der 4000er-Serie von Hewlett-Packard ersetzt. Auf jedem dieser Drucker läuft die Lösung mit einem identischen Funktionsumfang. Ergebnis: Beim Ausfall eines Druckers muss in der Hostanwendung lediglich die IP-Adresse des Ausweichgerätes eingegeben werden, welches dann die anstehenden Druckjobs erledigt.

Über die HP 4000er-Serie hinaus wird bei Starlack, dem Center der Gruppe für Lackier- und Karosseriearbeiten in Bad Vilbel, ein zusätzlicher HP LaserJet 8100 mit Sortierfunktion eingesetzt. In der dortigen Fahrzeuginstandsetzung kann bei umfangreichen Reparaturarbeiten ein einzelner Rechnungs- oder Auftragsbeleg fünfzehn Seiten umfassen, und da wollte man den Mitarbeitern das Sortieren von Originalen und Kopien ersparen. Diese werden dort, ebenfalls über die Lösung gesteuert und automatisch auf die vorher definierten Ausgabefächer verteilt.

Formularänderungen leichtgemacht

Die Prout inForm-Lösung hat sich bei der Dr. Vogler-Gruppe vollauf bewährt. Neben den erheblichen Einsparungen, die nach Einschätzung Lauers bereits nach zwei Jahren Betriebszeit zu einem Return on Investment führen werden, hebt er das einfache Change Management im Formularbereich hervor. „Wir hatten in den letzten Jahren zum Beispiel die Umfirmierungen unseres Herstellers von Daimler-Benz AG über Mercedes-Benz AG bis DaimlerChrysler AG. Jedes Mal standen wir vor der Alternative, die bereits vorproduzierten Formularsätze wegzuwerfen oder einen Mitarbeiter die Formulare per Hand umstempeln zu lassen. Haben wir heute Änderungen in einem Formular, führen Mitarbeiter der Prout AG diese innerhalb kurzer Zeit elektronisch durch. Das Thema Papierausschuss gehört damit der Vergangenheit an.“

Aufgrund der spezifischen Anforderungen der Dr. Vogler-Gruppe mit mehreren verteilten Niederlassungen bezeichnet Lauer die druckerbasierende Lösung als ideales Verfahren. Gleichwohl sieht er weitergehende Vorteile durch die im Sommer 2001 freigegebene, serverbasierende Variante – den Prout inForm outputServer. „Unsere bisherige Konzeption haben wir beibehalten, seit Anfang 2002 ergänzt der outputServer diese Lösung gerade im Bereich Archivierung äußerst sinnvoll.“

Archivierung gesichert

Vor fünf Jahren hatte die Dr. Vogler-Gruppe das elektronische Archivierungssystem Easy-Archiv eingeführt, und zwar wegen des seinerzeit noch teuren Speicherplatzes für eine so genannte Rohdaten-Archivierung. Bisher wurden also nur die reinen Geschäftsdaten archiviert, ohne dazugehörendes Formular. „Gesetzlich sind wir aber verpflichtet, die Dokumente so zu archivieren, wie sie tatsächlich als Formular an Kunden oder Lieferanten versandt wurden. Wir mussten also noch umständlich dokumentieren und den Rohdaten zuordnen, welches Formular zu welchem Zeitpunkt gültig war. Mit dem outputServer konnten wir eine elegante Alternative dazu entwickeln, zumal Speicherplatz heute viel billiger zu haben ist“, erklärt Lauer.

Die gemeinsam mit dem Software-Haus konzipierte Lösung behält das bisherige Document-Output-Management-Verfahren bei. Allerdings durchlaufen alle von der AS/400-Anwendung im Laufe eines Tages abgesetzten Druckjobs den outputServer, um dort für die Archivierung aufbereitet zu werden. Dieser Prozess erfolgt auf Kundenwunsch einmal täglich. Ähnlich wie bei der Formularaufbereitung wird hier aufgrund vorher definierter Trigger im Quelldatenstrom eine nach kundenindividuellen Vorgaben und der Indexstruktur des Easy-Archivs ausgerichtete Index-Datei erstellt; zugleich wird das Formular in das PDF-Format konvertiert.

Insgesamt sieht Lauer, dessen Unternehmen zu dem großen Kreis der AS/400-Anwender unter den 97 Mercedes-Benz-Vertretungen in Deutschland gehört, in Prout inForm eine sehr leistungsfähige und flexible Lösung für das Document-Output-Management. „Wir haben durch Prout inForm handfeste wirtschaftliche Vorteile erzielt und können auch auf künftige Herausforderungen schnell und wirkungsvoll reagieren.“

Prout AG

D–64291 Darmstadt

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