In einem Zeitalter der Globalisierung und Deregulierung haben nationale Märkte schon heute sehr stark an Bedeutung verloren. Dieser Trend wird u.a. durch die fortschreitende Nutzung der Internet-Technologien – wie z.B. e-Commerce und e-Business – auch in Zukunft noch stärker forciert werden. Internationale Wettbewerber nutzen Ihre Standortvorteile konsequent aus. Infolgedessen stehen in den Unternehmen “Cost-Cutting” und die damit verbundene Konzentration auf das Kerngeschäft auf der obersten Tagesordnung. Dem umfassenden Thema des “Cost-Cutting” sind hierbei ganze Bücher gewidmet und so macht es sich der folgende Beitrag zur Aufgabe, gezielt einen Teilbereich dieser Problematik näher zu beleuchten: das leidige Thema der Offenen Posten, kurz gesagt der OPs. Leidig deshalb, da es sich bisher als äußerst schwierig erwiesen hat, diese Problematik informationstechnisch auf effektive Art und Weise abzubilden.

Das betriebliche Dilemma

Wie die betriebliche Praxis zeigt, verschlechtert sich die Zahlungsmoral zunehmend in allen Branchen. Dies geht mittlerweile so weit, dass beispielweise bei Speditionen ca. 25 Prozent aller Ausgangsrechnungen in den Mahnstatus übergehen. Daraus resultiert wiederum ein enormer Aufwand. Doch weshalb kommt es überhaupt soweit? Eigentlich ganz einfach – betrachtet man nämlich die Prozesskette, die eine Ausgangsrechung durchläuft, so lässt sich an einer bestimmten Stelle ein Medienbruch durch eine mangelnde Verwaltung, Analyse und Auswertung der Offenen Posten identifizieren.

Die Lösung

Die Möglichkeiten, im Bereich der Ops Kosteneinsparungspotentiale zu erschließen, sei es durch eine stärkere Automatisierung unter dem Einsatz moderner Software-Technologien, waren lange nicht 100-prozentig ausgeschöpft. Doch mittlerweile gibt es einige sehr bahnbrechende und empfehlenswerte Ansätze. Moderne OLAP-Systeme (Online Analytical Processing) der Firma K+H Software Kantioler KG haben es sich z. B. zur Aufgabe gemacht, die OP-Daten, die durch die am Markt verfügbaren Finanzbuchhaltungssysteme generiert werden, zu interpretieren und informationsgerecht aufzubereiten.

Dieses System liefert beispielsweise auf Knopfdruck täglich und tagesgenau alle Offenen Posten, z. B. gegliedert nach Zuständigkeit (Sachbearbeiter), Fälligkeit, Außenstände in Tagen, Mandant, Debitor, Buchungsdatum, Mahnsperre, Werteart (Skonto, Netto), Bankeinzugssperre, Mahnstufe, Mandant, Niederlassung, etc., wobei die Selektionskriterien individuell konfigurierbar sind. Darüber hinaus ist eine weitergehende grafische Aufbereitung und Analyse der Daten möglich. Wird nun z.B. ein Debitor identifiziert, der hohe Außenstände aufweist, kann im sogenannten Drill-Down durch Maus-Doppelklick auf den entsprechenden Debitor bis auf Belegebene verfolgt werden, welche Außenstände bezogen auf das jeweilige Selektionskriterium vorliegen.

Der Nutzen

Grundsätzlich kann zwischen technischen und betriebswirtschaftlichen Nutzenpotentialen unterschieden werden.

Technische Potentiale:

– Integrierte Datenbasis für Auswertungen

– Entlastung operativer Informationssysteme
– Performante Abfragen und Reports aufgrund multidimensionaler Datenstrukturen

Betriebswirtschaftliche Potentiale:

– Schnellere Entscheidungsfindung

– Zeitnahe Informationsverfügbarkeit
– Fokussierung der IT-Mitarbeiter auf das Kerngeschäft
– Schnellere Reaktion auf unerwartete Problemsituationen

Die technischen und betriebswirtschaftlichen Vorteile lassen sich nach Chamoni zusammenfassend in drei Kategorien einordnen:

Nutzenkategorie: Nutzenart
I: Direkt-monetär quantifizierbarer Nutzen, z. B. durch Einsparung von gegenwärtigen Kosten (Personal, etc.)
II: Indirekt-monetär quantifizierbarer Nutzen, z. B. durch zukünftige Zeit – bzw. Personaleinsparungen
III: Nicht-monetär quantifizierbarer Nutzen, z. B. durch genauere Informationen (= qual. Nutzen)

Fazit

Heutzutage ist es ein absolutes MUSS, die Offenen Posten täglich abrufen und komfortabel auswerten zu können. Denken Sie beispielsweise nur an das Einsparungspotential bei Speditionen (mittlere Größe von ca. 5.000 OPs im Monat), die durch eine effektive und gezielte Analyse der OPs hohen Forderungsausfällen frühzeitig vorbeugen können.

K+H Software Kantioler KG

D–82110 Germering

Telefon: (+49) 089/894410-0

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