Der Zeit- und Administrationsaufwand für die Rechnungs- und Auftragsabwicklung stieg bei der Auto Östringer GmbH, einem auf die Hersteller VW und Audi spezialisiertem Autohaus, mit der Anzahl der Kunden. Es war höchste Zeit, über eine zeitgemäße Datenarchivierung nachzudenken. Die Stichworte, die im Zusammenhang mit den Formularsätzen immer wieder fallen sind, teuer, unflexibel und unwirtschaftlich, hohe Preise, die optische Qualität sowie der Zeit- und Personalaufwand. Im Interesse der Kundenbindung entschied sich Auto Östringer, die Erstellung und Verwaltung der Formulare zukünftig effizienter und zeitgemäß zu managen. „Es ist unser Ziel, die Arbeitsabläufe zu optimieren und dabei den individuellen Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden,“ erklärt Geschäftsführer Ulrich Östringer.

Den Druck neu aufgelegt

Die Lösung der Druckprobleme bietet ein modulares System, das speziell für den Fahrzeughandel entwickelt wurde. „Der Lösungsanbieter ZS Computer überzeugte bereits in der ersten Präsentation durch seine fachliche Kompetenz, sein Branchen-Know-how sowie durch das ausgezeichnete Preis-Leistungsverhältnis der Module“, begründet Östringer seine Entscheidung. Nun wurde der e-Mail-Versand der Rechnungen direkt an den Kunden ermöglicht, die Rechnungsdaten mit Logo und bei Bedarf mit allen Formularbestandteilen in Farbe als PDF-Dokument aufbereitet, versendet und im Dokumentenablagesystem archiviert. Der Vorteil: Die Zahlungen sind jetzt zeitnah, Reklamationen gibt es kaum noch.

Zeit gewinnen – Kosten sparen

Der Druck erfolgt jetzt formularlos auf weißem Papier oder vorgedrucktem Logo-Papier direkt am Arbeitsplatz – immer „taufrisch“ und gut leserlich. Die Mitarbeiter des Autohauses sind in der Lage, von jedem Arbeitsplatz aus nach Dokumenten zu recherchieren – und dies nach verschiedensten Suchkriterien wie Kundennummer, Kennzeichen oder Fahrgestellnummer. Insbesondere bei Gewährleistungsrechnungen, für die das Autohaus dem Hersteller Nachweise über die Arbeitszeit vorlegen muss, ist dies von großem Vorteil. Der Mitarbeiter kann an seinem Rechner alle Informationen einsehen und die relevanten Daten drucken. Er muss hierzu seinen Arbeitsplatz nicht verlassen und den Arbeitsvorgang unterbrechen, um Anfragen zu beantworten oder die Druckerzeugnisse zu holen. Rückrufe erübrigen sich in der Regel durch die prompte Auskunftserteilung. „Die neue Lösung bringt eine tägliche Zeitersparnis von etwa einer Arbeitsstunde pro Mitarbeiter. Bei 12 Verwaltungskräften sind das immerhin 240 Stunden im Monat. Unter dem Strich bleibt deutlich mehr Zeit für Kundengespräche und produktive Arbeit“, erläutert Östringer.

Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus der variablen und kundenorientierten Formulargestaltung. Veränderungen, wie z.B. eine neue Umsatz- oder Telefonnummer, lassen sich dank des flexiblen Formularlayouts zu jeder Zeit rasch durchführen. Das Erscheinungsbild der Dokumente ist somit immer einwandfrei und professionell.

Die Lösung ermöglicht auch eine Druckverteilung, so können etwa Buchhaltungskopien gesammelt und zur Mittagszeit oder nach 19.00 Uhr gedruckt werden, ohne die Arbeitsabläufe zu stören. Das Trennen von Durchschlägen entfällt und auch Sortierarbeit ist nicht mehr nötig, da bereits in der gewünschten Sortierung gedruckt werden kann. Die Kunden erhalten Formulare, die ihre spezifischen Belange berücksichtigen.

Rasche und störungsfreie Implementierung

Die Lösung ist inklusive aller Abstimmungen und Anpassungen in kürzester Zeit realisiert, durchschnittlich in acht bis zehn Tagen, wie die Erfahrungswerte mit anderen Autohäusern zeigen. Auch in punkto Wartung stellt sich der Lösungsanbieter ganz auf die Bedürfnisse des Kunden ein –ob über CD, Diskette, e-Mail oder Fernwartung, für die der Kunde nur das Modem einschaltet und sich der Techniker einwählt.

Fachautor: Harald Zipffel