Die Ehrlich Baustoffe Ges.m.b.H. & Co. KG ist ein Wiener Traditionsunternehmen in zentraler Stadtlage mit zwei Filialen, die das komplette Baustoff-Sortiment anbieten. Hohe Fachkompetenz und kundennahe Beratung sichern dem Unternehmen seit jeher eine feste Marktposition. Viele Jahre lang setzte man eine Individualsoftware für den Handel ein, die stets an die wechselnden internen Anforderungen angepasst wurde. Als aber die Softwarefirma im Laufe des Jahres 2000 die Programmpflege und Unterstützung nicht mehr leisten konnte, erwies sich dieser individuelle Weg als problematisch und gefährlich.

So entschied die Geschäftsführerin Christine Ehrlich im Herbst 2000, nach einer neuen Software mit einer stabilen eurofähigen Finanzbuchhaltung zu suchen, die in eine dialogorientierte Komplettlösung für den Handel integriert sein sollte. Die vorhandene Hardware sollte weiterhin verwendet werden, da man auf die Verlässlichkeit der AS/400 nicht verzichten wollte. Individualprogrammierung kam nicht mehr in Frage. Ziel war ein erprobtes Standardpaket, das regelmäßig aktualisiert wird und alle gesetzlichen Änderungen abbildet.

Christine Ehrlich berichtet: „Wir haben uns kurzer Hand für ein Finanzbuchhaltungspaket mit Kostenrechnung, Reporting und Warenwirtschaft der Firma S. M. Hartmann GmbH (SMH) aus Unterhaching bei München entschieden. Es ist speziell für Handelsbetriebe erstellt und wurde uns von IBM empfohlen. Von seiner Leistungsfähigkeit konnten wir uns bei der Firma Würth-Hochenburger in Innsbruck, einem der größten Baustoffhändler in Österreich, überzeugen.“

Nach nur 6 Wochen Vorlauf und viel Einsatz auf beiden Seiten startete der Echtbetrieb bereits am 2. Januar 2001. Der Leiter der EDV, Christian Leiner, fasst diese aufregende Phase zusammen: „Über Nacht stiegen wir bei laufendem Betrieb auf die neue Software um – dank exzellenter Vorbereitung äußerst erfolgreich. Alle notwendigen Daten wurden ohne Probleme automatisch übernommen. Dies ist umso beachtlicher, da es für die alte Software keinerlei verwertbare Dokumentation mehr gab.“

Exakte Planung, das hohe Engagement aller Beteiligten und vor allem die klare Strukturierung der Programme sowie deren Bedienerfreundlichkeit und Praxisnähe bei der Umsetzung der täglichen Handlungsabläufe waren entscheidend für diesen reibungslosen Start.

Dank der Integrationsfähigkeit des neuen Systems konnte die interne Organisation noch flüssiger und straffer gestaltet werden. Dabei hilft das vielschichtige SMH-Informationssystem : Aus jedem Teilbereich der Warenwirtschaft, der Finanzbuchhaltung oder auch der Kostenstellenrechnung hat man stets Zugriff auf alle zugehörigen Daten und Vorgänge. Auch bereits abgeschlossene Transaktionen sind jederzeit nachvollziehbar und durch das Reporting analysierbar.

Die zuverlässige Dokumentation der Abläufe bringt Ruhe ins Unternehmen, Raum für die eigentlichen Aufgaben jedes Mitarbeiters wird gewonnen. Das bedeutet: mehr Zeit für das Debitorenmanagement, mehr Kundennähe und Service in allen Abteilungen. Unterstützung bietet dabei das umfangreiche Kunden-Infosystem, bei dem alle relevanten Kennzahlen am Bildschirm abrufbar sind – bis in den einzelnen Buchungssatz hinein.

Die Vorteile der integrierten Softwarelösung werden vielfach deutlich. Bei der Auftragserfassung z.B. wird pro Position die Kreditlimitüberwachung aktiv, dabei werden sekundengenau alle Werte aus WWS und Buchhaltung berücksichtigt. Die Kassenbewegungen aller Filialen werden direkt in die Buchhaltung übernommen, das Nachbuchen der Kassenprotokolle gehört der Vergangenheit an. Das Modul „Rechnungseingangskontrolle“ erspart sowohl die Erfassung von Kreditorenrechnungen in der FiBu als auch die rechnerische Prüfung, die automatisch durch die aktive Verknüpfung zum Bestellwesen erfolgt, das alle Informationen bereitstellt.
Jeder Vorgang ist sofort in der Kostenrechnung und im Reporting auswertbar, die Inhalte jeder einzelnen Rechnungsposition sind die Basis dafür.
Da das Warenwirtschaftssystem sehr detaillierte Daten liefert, lassen sich interne Auswertungen exakt nach betriebsinternen Interessensschwerpunkten definieren. Damit werden die einzelnen Abteilungen des Unternehmens bis ins Kleinste durchleuchtet – dies ist gerade in der heutigen Zeit unerlässlich. Zahlreiche Indikatoren erleichtern das Auffinden möglicher Schwachstellen.

Als Gesellschafter der BAUWELT ist es hilfreich, dass die Software ein Modul zur Zentralregulierung von Kreditorenrechnungen enthält, die in diesem Falle von der DG-Diskontbank durchgeführt werden.

Zwischenzeitlich erfolgte der Einstieg ins Euro-Zeitalter – auch hier konnte der Betrieb ohne Unterbrechungen reibungslos weiterlaufen, die Software arbeitete ohnehin schon von Haus aus mit Schilling und Euro als Parallelwährung. Abschließend stellt Frau Ehrlich fest: „Alle Investitionen haben sich gelohnt. Bei der Komplexität der Anforderungen und den zahlreichen zu verarbeitenden Daten sind wir sehr froh, dass wir eine durchdachte effiziente Software gefunden haben, die uns die tägliche Arbeit erleichtert und außerdem alle Informationen an die Hand gibt, mit denen wir die zukünftige Entwicklung unseres Unternehmens steuern können.“

S.M. Hartmann GmbH

D–82008 Unterhaching

Telefon: (+49) 089/617425

www.smhsoftware.de