In wirtschaftlich schlechteren Zeiten werden in allen Bereichen Themen wie Effizienzsteigerung und Kostenminimierung verstärkt hinterfragt. Das „Shareholdervalue-Denken“ in den Betrieben macht auch vor dem Personalbüro nicht halt. Das gesamte HR-Umfeld wird geprüft. Inwieweit stellt es einen Mehrwert für das Unternehmen dar? Speziell im Personalwesen ist es schwer, die ursächlichen Faktoren des Erfolgs zu identifizieren, da es sich in der Regel um eine langfristige und strategische Arbeit handelt, die ihren Erfolg erst nach Jahren sichtbar werden lässt. Außerdem bleibt immer die Schwierigkeit, personalwirtschaftliche Leistungen und die Qualität der Arbeit zu bewerten. Viele „Patentrezepte“ werden als mögliche Lösungen angeboten. Schlagworte prägen die Diskussionen, aber an der Grundproblematik wird oft vorbeidiskutiert.
Zwei Ansätze
In der Praxis stehen häufig zwei Ansätze im Vordergrund: Die Outsourcing- bzw. die In-house-Lösung.
Zu den klassischen Outsourcing-Projekten zählt man die Bereiche, die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören, z.B. die Informationstechnologie. Im Fall Human Resources sprechen wir jedoch nicht über die Auslagerung von Maschinen und Dienstleistungen, sondern es geht um eine der wichtigsten Säulen im Unternehmen: dem Human Capital!
Üblicherweise wird HR-Outsourcing in die drei Servicelevels ASP (Application Service Providing), BSP (Business Service Providing) sowie FSP (Full Service Providing) unterteilt.
Je nach Anforderung des Kunden ist der Übergang zwischen den einzelnen Stufen meist fließend. Eine Entscheidung Ihres Unternehmens, Outsourcing als Alternative heranzuziehen, sollte deshalb, wie jedes Projekt, von allen Seiten grundsätzlich durchdacht und kritisch hinterfragt werden.
Dabei sind einige Punkte besonders zu beachten:
Outsourcing ist nicht nur „mission critical“ für das Unternehmen, weitreichend und kaum reversibel, sondern auch „career critical“ für alle Beteiligten – vom CIO bis zum Projektmitarbeiter.
Ein Outsourcing-Anbieter ist als Unternehmen angetreten, wie jedes andere Unternehmen, Gewinne zu erwirtschaften, d.h.: Sie bekommen auch hier nichts geschenkt!
Klären Sie die Frage, was Sie mit Outsourcing wirklich erreichen möchten: Kostenreduktion, Qualitätssteigerung, beheben von Personal- und Abwicklungsproblemen, etc.?
Setzen Sie sich nicht unter Zeitdruck; alles was nicht explizit im Standardvertrag geregelt ist, muss später mühevoll mit einem unverhältnismäßigen Kostenaufwand nachgebessert werden.
Binden Sie Mitarbeiter frühzeitig mit in den Prozess ein. Outsourcing bedeutet Wandel; Wandel wiederum wird häufig als Bedrohung aufgenommen.
Nehmen Sie genügend Anbieter mit in das Auswahlverfahren. Oft finden Sie einen interessanten Mix an Leistungen auch bei wenig etablierten Anbietern.
Definieren Sie eine überschaubare Laufzeit des Vertrages.
Richten Sie ein sinnvolles Service-Reporting ein.
Beachten Sie die Notwendigkeit des automatischen Datentransfers zwischen den vorhandenen Programmen.
Exakte Definition vonnöten
Hier kann nur eine individuelle und in Ihren betrieblichen Prozess integrierbare Lösung den gewünschten Erfolg bringen. Voraussetzung dafür ist eine exakte Definition der Prozesse, die nicht mehr innerhalb des Unternehmens abgewickelt werden sollen.
Die In-house-Lösung dominiert mit großem Vorsprung in den meisten Unternehmungen, wenn es um das Thema HR geht. Die Dynamik des Wettbewerbs und die Anforderungen an ein modernes System haben sich jedoch rasant erhöht. Neue Beschäftigungsverhältnisse, veränderte Erwartungen des Managements und der Mitarbeiter sowie ein Mangel an qualifizierten Arbeitskräften bei gleichzeitigem Personalabbau machen die Personalarbeit komplizierter und aufwendiger denn je.
Die Rationalisierung von Routineaufgaben ist heute mit modernen Software-Paketen ohne große Aufwendungen zu erreichen. Zu den Anforderungen, die Prozesse schlanker, schneller, effizienter und kostengünstiger zu gestalten, kommen immer mehr Anforderungen aus dem Personalmanagement und dem Controlling. Auch hier können Ihnen moderne und integrierte Programme, wie Personalkostenplanung, Personalentwicklung, digitale Personalakte, Stellenplanung, Bewerberverwaltung etc. schnell und zu einem überschaubaren Preis die gewünschte Lösung bieten.
Hinterfragen Sie weitere wichtige Punkte:
Wie flexibel arbeitet die Personalabteilung? Ist sie sowohl Service-Center als auch strategische Plattform?
Gibt es gewachsene Strukturen, die nicht mehr zeitgemäß abgewickelt werden?
Wie steht’s mit der Weiterbildung und Qualifikation der Sachbearbeiter?
Arbeite ich mit einem Stammdaten-Pool für alle Anwendungen?
Habe ich alle nötigen Routineaufgaben durch geeignete Software effizient unterstützt?
Kann ich auf „Knopfdruck“ alle relevanten Zahlen, Daten, Fakten und Hochrechnungen einsehen?
Liefert mir der Anbieter in seinem Portfolio vorgefertigte Standardauswertungen?
Fahre ich in meinem Unternehmen bereits heute eine integrierte Lösung?
Fazit:
Sind die Grundsatzfragen nach Aufgaben, Verantwortungszuordnung, Integrationsmöglichkeiten und Leistungslevel der vorhandenen Lösung vollständig analysiert und bewertet, dient Ihnen dieser „Status quo“ als sichere Basis für Ihre weitere Strategieplanung und Entscheidungsfindung.
Wie man sieht, ist es trotz unterschiedlicher Lösungsansätze unbedingt erforderlich, den Personalbereich einer Art „Wertanalyse“ zu unterziehen. Als Ergebnis wird sich zeigen, dass hier die Wurzeln des Unternehmens liegen. Meiner Meinung nach stellt sich hier nicht die Frage, ob Human Resources ein Glied der Wertschöpfungskette ist, vielmehr denke ich, dass Human Resources das Bindeglied ist, das die Wertschöpfungskette zusammenhält!
Lothar Steyns, geschäftsführender Gesellschafter
SUMMIT IT CONSULT GmbH
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