Entscheidend für den Nutzen einer BI-Lösung ist der Grad der Integration in die datenliefernden Vorsysteme. Denn komfortabel wird die Lösung erst, wenn die Datenstrukturen zwischen den Systemen automatisch angepasst werden; und Analysen können nur dann in die Tiefe gehen, wenn das OLAP-System bis zu den Belegen der operativen Systeme durchgreifen kann. Die Basis für Auswertungen und Analysen mit einem OLAP-System bilden die Daten der vorhandenen operativen Systeme (FiBu, Auftrag, Lager, PPS usw.). Diese müssen zunächst in einem Data Warehouse – man kann es auch eine Controlling-Datenbank nennen – zusammengeführt werden. Dabei besteht ein wesentlicher Unterschied zwischen einer bereits im Vorhinein integrierten Lösung und einer erst im Projekt zu realisierenden Integration. Bei der integrierten Lösung sind die Strukturen der operativen Systeme und der Controlling-Komponente bereits aufeinander abgestimmt und müssen nicht erst über neu zu programmierende Schnittstellen und das Anlegen entsprechender Strukturen im Data Warehouse verknüpft werden.

Konsistenter Wertefluss

Eine grundlegende Integration ist die Voraussetzung, um einen konsistenten Wertefluss für Stamm- und Bewegungsdaten zu erreichen. Dieser ist dann realisiert, wenn beim Anlegen eines neuen Kunden oder Artikels in den operativen Anwendungen oder bei der Eingabe eines neuen Auftrags diese Änderungen automatisch im BI-System nachgezogen werden.

Sind die Strukturen beider Systeme konsistent, ergeben sich entscheidende Vorteile: Beim Drill-down kann von der Excel-Oberfläche des OLAP-Frontends nicht nur auf die unterste Ebene der im Data Warehouse gespeicherten Informationen zurückgegriffen werden. Der Schritt kann auch zurück in das ERP-System gehen, etwa um Einzelbelege aus der Faktura anzuschauen, die z.B. bei einer Abweichungsanalyse interessante Einblicke liefern können. So könnte eine Analyse beispielsweise ergeben, dass bei einem Kunden ein schlechter Deckungsbeitrag für einen bestimmten Artikel vorhanden ist. Indem aus dem OLAP-System auf den archivierten Original-Beleg zurückgegriffen werden kann, wird eine genaue Analyse dieses konkreten Falls möglich.

Geschlossener Kreislauf

Bei einer von Grund auf integrierten BI-Lösung lässt sich mit dem OLAP-System nicht nur die Analyse unterstützen, sondern auch die Planung. So kann die Vertriebsplanung auf Monatsebene im OLAP-System erfolgen. Dieser Grobplan wird in einen wöchentlichen Vertriebsabsatzplan umgebrochen, der wiederum an die Produktionsplanung des ERP-Systems übergeben wird, wo Fertigungsvorschläge und die erforderlichen sekundären Bedarfe in Lager und Einkauf generiert werden.

Das OLAP-System kann so einerseits den Planungsablauf anstoßen, andererseits bietet es die Möglichkeit zur permanenten Prüfung und Kontrolle. Der Ist-Stand, der von den operativen Systemen regelmäßig an die Controlling-Datenbank übermittelt wird, kann jederzeit mit der aktuellen Planung abgeglichen werden. So entsteht ein Kontrollsystem, mit dem sich das laufende Geschäft gezielt steuern lässt.

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