ERP-Systeme bilden das Rückgrat einer modernen IT-Umgebung. Um diesen Kern herum werden heute immer mehr ergänzende Lösungen angesiedelt. Zentrale Anforderung im Sinne einer effizienten IT ist dabei die möglichst enge Integration in die Kernanwendungen. Wegen ihrer Flexibilität hinsichtlich der Speicherung und Bereitstellung strukturierter und unstrukturierter Daten sind Groupware-Systeme häufig die Plattform der Wahl für Vertriebsinformations-, Außendienst- und andere Anwendungen im Customer Relationship Management. Dabei stellt sich immer wieder die Frage: Wie lassen sich diese Systeme optimal mit den betriebswirtschaftlichen Kernanwendungen integrieren? Als Grundsatz effizienter IT-Organisation gilt, dass doppelte Datenhaltung zu vermeiden ist. Doch um dies zu erreichen, sind ganz unterschiedlich strukturierte Datenbanksysteme unter einen Hut zu bringen: Groupware-spezifische Formate, wie z.B. Notes-Datenbanken, und klassische relationale Datenbanksysteme, auf denen die meisten betriebswirtschaftlichen Anwendungen basieren.

Die Tools, die für diese Aufgabenstellung angeboten werden, sind in der Regel für den Einsatz im Mittelstand wenig geeignet, da aufwändig bei der Implementierung und kompliziert in der Bedienung. SoftM Communications, das Kompetenzzentrum der SoftM AG für Dokumentenmanagement und Collaborative Computing, entwickelte daher ein eigenes Werkzeug, den SoftM Data Connector. Mit dieser einfach zu handhabenden und kostengünstigen Lösung können in Notes-Anwendungen beliebige SQL-Datenbanken eingebunden werden, wie etwa eine IBM Universal Database auf einem iSeries-Rechner, ein Microsoft SQL Server unter Windows oder ein Oracle-System unter Unix.

„An einem Tag installiert“

Über 30 Anwenderunternehmen setzen inzwischen auf dieses Werkzeug, so etwa die Hess Licht & Form GmbH in Villingen-Schwennningen. Das auf die Herstellung von Leuchten und Mobiliar für den öffentlichen Raum spezialisierte Unternehmen mit ca. 200 Mitarbeitern suchte eine Möglichkeit, um eine Groupware-basierte Außendienstlösung mit der ERP-Anwendung auf der iSeries zu verbinden. Nach umfangreichen Tests mit verschiedenen Tools wurde das Problem mit dem SoftM DataConnector innerhalb eines Tages gelöst. Ein SoftM-Berater installierte und parametrisierte das Tool, das seither ohne Probleme läuft. „Die erstmalige Datenübernahme beanspruchte ca. 1 Stunde. Bei den täglichen Datenübertragungen sind es nur einige Minuten“, lobt der IT-Verantwortliche, Harald Messmer, die Performance dieses Werkzeugs. Pro Tag ergeben sich bei Hess bis zu 3000 Änderungen, z.B. dadurch, dass bestimmte Routinen wie etwa ein Mahnlauf in der ERP-Anwendung durchgeführt werden. Als besondere Stärke hebt Messmer hervor, dass „alle Daten von unserer iSeries in das Vertriebsprogramm importiert werden können.“ Auch hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit ist Messmer von DataConnector überzeugt. Die Investition habe sich innerhalb weniger Monate amortisiert.

Komplementäre Lösungen rund um ERP

SoftM Communications hat sich auf die Bereitstellung ergänzender Lösungen rund um die ERP-Kernanwendungen spezialisiert. Dazu gehören Lösungen für Kundenmanagement (CRM) und Qualitätsmanagement (TQM) auf Basis der Octo-Produktreihe von GlobalWare (früher IntraWare). Weiterhin im Produktportfolio: das Dokumentenmanagement-System InfoStore (von Solitas), das über Schnittstellen zu einer Vielzahl von ERP-Produkten verfügt. In Kombination mit dem Workflow-System TaskLink lässt sich InfoStore zu einer integrierten Lösung für DMS und Workflow auf der Plattform iSeries ausbauen.

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