Kostenrechnung und Controlling, früher fast ausschließlich in größeren Konzernen anzutreffen, gehören heute auch zum Steuerungsinstrumentarium jedes erfolgreichen mittelständischen Unternehmens. Eine Schlüsselposition nimmt dabei die installierte ERP-Software ein, entscheidet sie doch maßgeblich darüber, wie effizient und zeitnah die erforderlichen Daten zur Verfügung stehen. Einer Liquiditätsvorschau oder sehr zeitnahen Soll-Ist-Abweichungsanalysen kommen gerade in schwierigen marktwirtschaftlichen Situationen besondere Bedeutungen zu. Woran aber erkennt man eine Software, die dem Controller ein wirklich komfortables Handwerkszeug bietet? Betrachten wir zunächst einmal die drei Grundkomponenten jeder Kostenrechnung: die Kostenstellenrechnung, die Kostenträgerrechnung und die Projektabrechnung.

Die Kostenstellenrechnung deckt die Grundfunktionen der betrieblichen Kostenrechnung ab. In der vom Softwarehaus OGS entwickelten ERP-Software OGSid können Kostenstellen in beliebiger Weise zusammengefasst werden, um damit übergeordnete Strukturen wie Profitcenter, Verantwortungsbereiche, Niederlassungen, Geschäfts- oder Unternehmensbereiche abzubilden. Der hohe Integrationsgrad in das ERP-System ermöglicht aus allen Verdichtungen heraus den Durchgriff in die Kosten erzeugenden Systeme bis auf Belegebene herunter. Und noch eine weitere Anforderung des Marktes, nämlich betriebliche Abläufe in immer kürzeren Zeitabständen zu überprüfen oder anzupassen, deckt eine perfekte ERP-Software in besonderem Umfang ab. Das hierzu notwendige Maß an Flexibilität wird durch die Möglichkeit erzielt, Kostenumlagen auch rückwirkend auf Basis der aktuellen Betrachtungsweisen durchzuführen. Die Integration kalkulatorischer Kosten, wie beispielsweise Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung, vervollständigt die Aussagekraft des Zahlenmaterials.

Die Kostenträgerrechnung ist die logische Konsequenz aus der Einbindung der im ERP-System vorhandenen Module PPS, Zeitwirtschaft, Lohn und Gehalt sowie Materialwirtschaft. Dabei läuft der Erfassungsaufwand der Daten gegen null, da die vorgelagerten Systeme das für die Kostenträgerrechnung erforderliche Zahlenmaterial als „Abfall“ bereits zur Verfügung stellen.

Das Spektrum der Ad-hoc-Betrachtungsweisen wird ergänzt durch die Projektabrechnung. Mit geringem Aufwand können größere Investitionen periodenunabhängig über mehrere Jahre verfolgt werden.

In der gesamten Kostenrechnung steht neben dem Sammeln und Umlegen der Ist-Zahlen auch die komplette Funktionalität für Planzahlen-Systeme zur Verfügung. Alle Abweichungen zwischen Planzahlen und Ist-Kosten können in den List- und Dialog-Reports als verdichtete Zahlen dargestellt oder bis auf den Einzelbeleg zurückverfolgt werden. Kostentreiber sind so auf den ersten Blick erkennbar und können in einem sehr frühen Stadium ausgeschaltet werden.

Dabei ist eine variable Gestaltungsmöglichkeit entscheidend, um für sämtliche Teilbereiche jede Art frei definierter Reports zu ermöglichen. Mit einer ausgereiften ERP-Software ist es auf einfache Weise möglich, schon im Bereich der Kostenstellenrechnung Soll-/Ist-Vergleiche, Vorjahres- oder Periodenvergleiche darzustellen. Die integrierten Rechenfunktionen gestatten darüber hinaus den Ausweis absoluter wie auch relativer Abweichungen und die Berechnung individueller Kennzahlen.

Mit Blick auf das kommende Rating-Verfahren nach Basel II bietet das Modul „Planzahlen“ der OGSid-Software, das Bestandteil der gesamten Kostenrechnung ist, eine enorme Hilfe. Zeitnah und ohne Systemschnittstellen erhält das Controlling alle relevanten Zahlen für Finanzplanung, Liquiditätsvorschau oder Soll-Ist-Abweichungsanalysen.

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