Client-/Server-Faxlösungen halten ein- und ausgehende Faxe nur unzureichend lange vor. Oft sind relevante Dokumente nach ein oder zwei Monaten nicht mehr auffindbar. Mit Hilfe von Archivierungssystemen lässt sich das Problem der Ablage von elektronischen Tele-Faxen leicht lösen: Ein- und ausgehende Faxe werden automatisch archiviert und sind jederzeit – z. B. per WWW-Client – abrufbar. Der papierlose, sichere Fax-Prozess wird endlich Realität. In Verbindung mit Internet/Intranet sind sogar völlig neue Anwendungen für Vertrieb und Marketing denkbar. Wer heute eine moderne Fax-Serverlösung einsetzt, versendet zwar problemlos über einen Druckertreiber oder per Drag & Drop seine Faxe. Der Fax-Eingang wird auch optimal über das so genannte „Direct Dialing In“ abgewickelt: Dabei erhält jeder Arbeitsplatz/Benutzer eine eigene Fax-Nummer. Kommt ein Fax an diese Rufnummer herein, so wird das Fax bis zum Arbeitsplatz durchgeroutet. Der Vorteil dieser Lösungen ist, dass sowohl die zeitraubende Vervielfältigung als auch die Verteilung von Faxen entfällt und der gewünschte Ansprechpartner per Fax direkt erreicht wird.

Aber, was passiert anschließend mit den elektronischen Faxen? An dieser Stelle wird oft nicht daran gedacht, dass es sich bei den Faxen durchaus um geschäftsrelevante Dokumente handelt, die nicht nur bestimmten Geschäftsprozessen zugeordnet, sondern auch ordnungsgemäß abgelegt werden müssen.

Kampf gegen die „Papierflut“

Dieses Problem trat bisher nicht auf: Bevor es elektronische Fax-Lösungen gab, wurden alle Ein- und Ausgangs-Faxe zunächst automatisch ausgedruckt, dann per Fax-Gerät versandt und anschließend – oft mit dem Sendeprotokoll als Beweismittel – zu den Unterlagen/Akten abgeheftet.

Mit den modernen Fax-Lösungen können zu Protokollzwecken zwar sowohl die ein- als auch die ausgehenden Faxe automatisch ausgedruckt werden. Der Wunsch nach dem „papierlosen“ Büro wird damit allerdings hinfällig. Teilweise kommt es zu Mehrfachausdrucken, und eine strukturierte Ablage ist nicht möglich, da die Dokumente an den verschiedensten Stellen des Unternehmens ohne Kontrollmöglichkeiten anfallen. Abhilfe schafft hier die intelligente Verknüpfung der Client/Server-Faxlösung mit einem optischen Archivierungssystem.

Nur eine einheitliche Archivierung von firmenrelevanten Fax-Dokumenten ermöglicht eine schnelle Recherchierbarkeit von Informationen direkt an den Arbeitsplätzen. Die Effizienz des Einzelnen steigt durch den Wegfall von unproduktiven Tätigkeiten wie das Sortieren, Beschaffen, Erstellen, Aktualisieren sowie Ablegen und Suchen von Fax-Daten und Fax-Informationen. Mitarbeiter widmen sich ihrer eigentlichen Aufgabe und helfen Kunden und Kollegen mit schnelleren, sichereren Auskünften. Die parallele Verfügbarkeit der Fax-Dokumente bringt Informationen zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort.

Faxe attribuieren/indizieren

Mit Hilfe von Archivierungssystemen ist es möglich, sowohl eingegangene als auch ausgegangene Faxe direkt und automatisch auf optischen Speichern abzulegen. Wichtig bei der Archivierung ist die Attribuierung/Indexierung der archivierten Dokumente, damit sie später wieder auffindbar sind. Die elektronische Archivierung ermöglicht es, auch die Attribuierung/Indexierung zu automatisieren. Dem Fax-Server stehen dazu ausreichend Informationen zur Verfügung – wie z. B.: Absender, Empfänger, Fax-Nummern, Datum, Benutzer und auch Belegart/Projektnummer etc. Reichen diese Felder noch nicht aus, können zusätzliche Attributfelder eingerichtet werden, um die Fax-Sendungen später noch besser recherchierbar zu machen.

Nach der Anbindung an das Archivsystem werden alle Faxe direkt nach Eingang oder korrekter Übermittlung in ein optisches Archiv gestellt. Nur so ist gewährleistet, dass auch nach zehn oder mehr Jahren auf die gespeicherten Informationen zugegriffen werden kann.

WEB-Recherche im Fax-Archiv

Mit der logischen Ablage in ein Archiv lassen sich die Faxe allerdings noch nicht wieder finden. Dafür gibt es verschiedene Alternativen.

Über einen Arbeitsplatz mit entsprechender Archiv-Retrieval und Viewing-Funktion werden Suchabfragen an das Fax-Archiv gestartet. Die angezeigte Trefferliste liefert eine Übersicht über die gefundenen Dokumente. Recherchierte Dokumente können jetzt lokal am PC abgelegt werden. Es ist möglich, diese Dokumente weiterzuverarbeiten, wie z. B.: anzeigen, drucken, faxen, mailen oder eventuell auch eine Texterkennung starten. Additiv können Notizen zu jedem Dokument erstellt werden.

Um die Administrationsaufwände für den Recherche-Client so gering wie möglich zu halten, ist es eventuell sinnvoll, anstelle eines speziellen Abfrage-Clients einen so genannten „WWW-Client“ einzusetzen. Über den gängigen Web-Browser können so die zentral archivierten Informationen im LAN oder WAN abgefragt werden. Besonderer Vorteil des WWW-Clients ist seine Nutzbarkeit auf allen gängigen Plattformen – egal ob Apple-, Unix- oder Windows-Plattformen.

Einsatzmöglichkeit Fax-Polling?

Moderne Fax-Lösungen in Verbindung mit Archivierungssystemen ermöglichen nicht nur eine sinnvolle Verwaltung der Faxe, sondern öffnen auch ganz neue Vertriebs-, Marketing- und Absatz-Chancen. So sind z. B. folgende Anwendungen in Verbindung mit Fax-Polling denkbar:

Mit Hilfe so genannter „Abfragedienste“ stellen verschiedene Anbieter und Hersteller sowohl von Produkten als auch von Dienstleistungen ihre Angebote per Fax in einem zentralen Archiv zur Verfügung. Somit kann auf einfache Art und Weise eine zentrale Einkaufsdatenbank für Produkte und Dienstleistungen aufgestellt werden. Dazu bekommt jeder Hersteller oder Großhändler eine eigene Fax-Nummer zugeteilt. Um ein spezielles Angebot bereitzustellen, faxt der Anbieter seine individuellen Angebote einfach an das aktuelle Angebots-Fax mit seiner entsprechenden Rubrikdurchwahl.

Mit Hilfe der einzelnen Fax-Durchwahlnummern werden die Angebots-Faxe automatisch kategorisiert und im Archiv abgelegt. Über einen entsprechend eingerichteten Internet-Server können jetzt die Angebote per Web-Site vom Kunden und Interessenten recherchiert werden. Somit kann sich jeder schnell einen Überblick zu aktuellen Angeboten und Marktpreisen verschaffen.

Damit auch Firmen, die über keinen Web-Zugang verfügen, diese Möglichkeit nutzen und aktuelle Preise mit ihrem Fax-Gerät abrufen, kann der Anbieter eine Übersicht der aktuellen Angebote auch unter der Fax-Abrufnummer (Fax-Polling) bereitstellen. Der Vorteil dieser Anbindung liegt in der professionellen Verwaltung der Faxe durch das Archivsystem.

Faxe in Wissensdatenbanken archivieren

In vielen Bereichen des Service-Managements oder der Produkt- und Dienstleistungshaftung ist es für Unternehmen wichtig, Informationen von Anwendern über Stör- oder Problemfälle zu erfahren, um diese schnellstmöglich abzustellen. Das Fax kann hier zum wichtigen Einsatzinstrument beim Aufbau einer strukturierten Wissensdatenbank werden.

So ist es möglich, für jedes Produkt eine eigene Fax-Durchwahlnummer zur Verfügung zu stellen. Tritt beim Anwender eine Störung oder ein Problemfall auf, so kann er die Merkmale mit einer kurzen Beschreibung per Fax an den Anbieter übermitteln. Dieses Fax wird automatisch – zu jeder Tages- und Nachtzeit – in das Archivierungssystem überführt und ist weltweit innerhalb weniger Sekunden per Web-Browser abfragebereit.

Archiv und Unified Messaging?

Was wäre ein stark automatisiertes Archiv- und Dokumenten-Management-System ohne geeignete, integrierte Kommunikationsfähigkeit. Neben Fax werden heute auch die Dienste e-Mail, SMS, VoiceMail, CTI mit dem EDV-Arbeitsplatz verbunden. Durch die Integration in Archiv-/DMS-Software besteht auch die Möglichkeit, diese unterschiedlichen Datenformate zu archivieren und entsprechende Vorgänge/Prozesse zu unterstützen bzw. zu steuern. Somit ergibt sich durch den Einsatz modernster Technologien aus den Bereichen Fax/Unified Messaging sowie Archivierung und DMS ein bedeutendes Informationsinstrument für Unternehmen jeder Branche. Wichtig hierbei ist die Offenheit der eingesetzten Fax-/Unified-Messaging-Lösung, um diese optimal mit den anderen Technologien und Prozessen zu kombinieren.

Fachautor: Michael Knauff