Der Übergang von der Zettelwirtschaft zum optischen Dokumenten-Management birgt unbenommen ganz ansehnliche Potenziale zur Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung. Wer sich diesem Thema nähert, der sollte jedoch von Beginn an nicht nur ausschnittsweise auf die Digitalisierung eines isolierten Vorgangs setzen, sondern er muss ganzheitlich an die Definition von Workflows denken. Und wenn man schon dabei ist: Die passende Archiv-Lösung ergänzt gleich auch die erweiterten Rechte der Finanzbehörden bezüglich des Datenzugriffs auf die Buchhaltung.

Aktenbock & Co.

Man muss gar nicht allzu weit zurückdenken. Erst seit Anfang der Neunziger gibt es das World Wide Web und nur wenige Jahre zuvor begann in den Unternehmen breit angelegt die Digitalisierung. In Bits und Bytes wurden damals zwar noch nicht die Geschäftspapiere an sich, aber dafür die Prozesse in Algorithmen abgebildet. Im Dokumenten-Eingangsbereich machten handschriftliche Vermerke und Verteileranweisungen die Belege zum lebendigen Abbild des Büroalltags; ansonsten wurde fleißig gelocht und abgeheftet. Für das Erstellen der Dokumente nutzte man die gute alte Schreibmaschine, bestenfalls mit integrierten Speichersteinen versehen.

Einschneidende Verbesserungen

Der Einzug des PCs hat die Abläufe im Geschäftsleben revolutioniert. Nicht minder innovativ zu bewerten ist das e-Business in Form von elektronisch abgebildeten Dokumenten und Akten bis hin zur rechtsverbindlichen digitalen Signatur. Wer heute sein Dokumenten-Management weitgehend auf Digitalisierung umstellt, sichert sich in der Büroorganisation deutliche Kostenvorteile, die sich letztendlich auch auf die Wettbewerbsfähigkeit positiv auswirken.

Keine halben Sachen machen

Damit ist jedoch nur ein Teil des Möglichen erreicht. Ausschlaggebend für den Erfolgsgrad von Dokumenten-Management-System- (DMS-) Projekten ist die ganzheitliche Sichtweise und damit verbunden das Einbeziehen einer Dokumenten-Workflow-Analyse. Leider übersehen das zu viele und beschränken sich auf das bloße Umsetzen von Papier zu PDF- oder XML-Formaten mithilfe von Hochleistungsscannern und dem Speichern – beispielsweise in Juke-Boxes.

Ablegen und Wiederfinden

Doch genauso wichtig ist die Logik des Informations-Retrieval für das Wiederfinden der archivierten Informationen und damit die Frage, nach welchen Gesichtspunkten die Ablage erfolgt, um später schnell und zuverlässig an die gewünschten Daten zu kommen. Bereits bei der eher einfachen COLD-Archivierung sind hier prozessorientierte Strategien sowohl hinsichtlich des Speicherns als auch des Aufrufens von Daten gefragt, die ein Überdenken und eventuell auch Restrukturieren der einzelnen dokumentenrelevanten Vorgänge im Sinne von Workflows erfordern.

Auf Erfahrung setzen

Aus diesen Zusammenhängen lässt sich die dringende Empfehlung ableiten, bei der Wahl des DMS-Produktes auf den Aspekt des Workflow-Managements zu achten. Das Gleiche gilt für die Suche nach dem Software-Haus als einem spezialisierten Partner, der jahrelanges Projekt-Know-how mit einbringt und je nach erforderlicher Beratungstiefe gerade auch auf der Prozess-Seite mit Rat und Tat zur Seite steht. Warum sollte man riskieren, die gleichen Fehler zu begehen, die andere schon gemacht haben? Da empfiehlt es sich doch viel eher, die Erfahrung des Spezialisten zu nutzen und von vornherein Nägel mit Köpfen zu machen.

Alles was Recht ist

Wie wichtig das Know-how des beratenden Partners ist, zeigt sich zudem an einem ganz aktuellen Beispiel, das unter dem Begriff GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) in aller Munde ist. So dürfen die Finanzbehörden seit Januar 2002 mithilfe von DV-Systemen erstellte Buchführungen wahlweise auch per digitalen Datenzugriff prüfen. Das ist in erster Linie für die Finanzbuchhaltungs-Lösungen relevant, aber natürlich auch für das Archivsystem, weil die Prüfzeiträume regelmäßig Vorjahre mit einbeziehen.

Drei Zugriffs-Varianten

Der Prüfer hat nach den neuen Vorschriften das Recht, selbst unmittelbar am System im Nur-Lesezugriff die gespeicherten Daten einzusehen, oder er kann verlangen, dass der Steuerpflichtige Daten nach seinen Vorgaben maschinell auswertet. Ebenfalls erlaubt ist, Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auf maschinell verwertbare Datenträger übertragen zu lassen, um sie mit der Prüf-Software IDEA auszuwerten. Erst das Doppel aus funktional ausgereifter Software und Erfahrungsschatz des Dienstleisters stellt hierbei sicher, dass zwar alles im Gesetz vorgesehene, aber auch nicht eine Datei mehr als notwendig digital offen gelegt wird.

Nicht Tür und Tor öffnen

Eine flexible Datenselektion ist zwar ein wichtiger, aber doch nur der technologische Schlüssel zum Erfolg, falls man nicht alles theoretisch Einsehbare auch automatisch offen legen will. Ein erfahrener Beratungspartner bringt das fachliche Verständnis dafür mit, für die Besteuerung unrelevante Daten – wie zum Beispiel kalkulatorische Buchungen – von Beginn an auszugrenzen, und sorgt bereits bei der Implementierung des Systems für die entsprechende Parametrisierung.

Ein überzeugendes Beispiel

Das Software-Haus Ametras Consult bietet mit Comprendium InfoStore ein vielfach bewährtes DMS für die iSeries an, das alle gängigen Dokumentenarten abbilden kann und sich auf einfachste Weise in die IT-Landschaften integrieren lässt. Ein besonderes Plus ist die enthaltene Funktionalität eines Workflow-Management-Systems. Damit lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse optimieren, indem alle notwendigen Tätigkeiten in der richtigen Reihenfolge angestoßen werden und die jeweils erforderlichen Ressourcen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Ob Rechnungsprüfung, Reklamationsbearbeitung oder Auftragsannahme: Alle Prozesse werden nach definiertem Modell lückenlos und sicher abgearbeitet.

Als Berater verfügt der Anbieter betriebswirtschaftlicher Standardlösungen über hohe Projekterfahrung. Der eigene Anspruch, nichts dem Zufall zu überlassen und immer für den hundertprozentigen Nutzen des Anwenders zu sorgen, zeigt sich auch im Umgang mit dem Thema GDPdU. Gemeinsam mit spezialisierten Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern berät Ametras Consult insbesondere mittelständische Unternehmen über die Neuregelung, die bislang für viele noch immer nicht transparent und greifbar genug ist, um entsprechende Vorkehrungen treffen zu können. Im Rahmen des bevorstehenden Anwendertreffens wird neben dem Vortrag eines Wirtschaftsprüfers auch die Prüf-Software IDEA vorgestellt, um zu zeigen, welche Möglichkeiten die Finanzbehörden den insgesamt 14.000 so ausgestatteten Prüfern in die Hand geben und wo letztendlich die Grenzen der Transparenz liegen.

Autor: Gunther Kania, Geschäftsführer der Ametras Consult GmbH

Ametras Informatik AG

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