Dass die E‑Mail aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken ist, ist jedem von uns wahrscheinlich täglich bewusst. Dass wir jedoch inzwischen einen Großteil unserer Geschäftskorrespondenz per Mail erledigen, drückt sich zumindest im Umgang mit diesem Medium nicht angemessen aus.

Der Chef, der seiner Sekretärin beim Diktat des Briefs über die Schulter sieht und die Einhaltung der DIN 5008 (diese legt die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest) einfordert (auch wenn er diese vielleicht nicht beim Namen kennt), achtet beim Erstellen einer durchaus geschäftsrelevanten E-Mail nicht unbedingt auf die Regeln der Rechtschreibung und verschwendet keinen Gedanken auf Corporate Design, Firmenlogo, Schriftart oder sonstige Außenwirkung.

Unabhängig davon, dass er damit auch eine gewisse Respektlosigkeit gegenüber dem Gegenstand seiner Nachricht und dem Empfänger ausdrückt, gerät er spätestens bei der Missachtung von gesetzlichen Formvorschriften (die Pflichtangaben sind auf dem Briefpapier ja bereits abgedruckt) auch juristisch auf die schiefe Bahn.

Derselbe Chef ist hinsichtlich der Ordnung im Büro ausgesprochen penibel und ärgert sich über jede Zeitverschwendung, die durch unnötiges Suchen von Unterlagen verursacht wird. Gleichzeitig ist er kostenbewusst und achtet auf eine effektive Ressourcennutzung. Irgendwie ist ihm deshalb das ständige Anschwellen des Mailservers ebenso ein Dorn im Auge wie die immer längeren Antwortzeiten und erst recht die schiere Unauffindbarkeit genau der Mail, die für den aktuellen Vorgang gerade benötigt wird.

Besonders am Herzen liegt ihm natürlich der verantwortungsbewusste Umgang mit den Firmengeheimnissen. Schließlich liegt im intellektuellen Eigentum der wirkliche Wert des Unternehmens. Die Poststelle sorgt dafür, dass alle Handelsbriefe sorgfältig verschlossen und so vor den Augen Dritter geschützt werden. Immer mehr wird jedoch dazu übergegangen, dass auch Geschäftskorrespondenz per E-Mail abgewickelt wird. Es ist einfach schneller, billiger und bequemer, die Post elektronisch zu befördern. Die Wiederverwertbarkeit der empfangenen und versandten Dokumente ist ein weiterer Produktivitätsfaktor von hohem kaufmännischem Wert. Umso bemerkenswerter ist die Tatsache, dass das Risiko der Industriespionage beim Gebrauch von E-Mail offensichtlich keine Rolle spielt. Dabei ließe es sich mit überschaubaren Mitteln drastisch reduzieren.

Hohes Einsparpotenzial birgt insbesondere die Digitalisierung des Rechnungswesens. Und dies gilt für Rechnungssteller und Empfänger gleichermaßen. Bei der Rechnungslegung lassen sich mit einer Umstellung auf den elektronischen Weg locker zwei Drittel der Kosten pro Rechnung einsparen. Die erforderliche Zustimmung des Empfängers lässt sich v. a. dann leicht erreichen, wenn der seinen eigenen Vorteil erkennt. Die Automatisierung der Rechnungseingangsprüfung wird durch die Umstellung auf elektronisches Rechnungswesen erheblich beschleunigt. Geldwerter Vorteil entsteht nicht nur durch auf diese Weise leichter einzuhaltende zahlungstermingebundene Skontierungen und sonstige Nachlässe, sondern auch dadurch, dass wertvolle Arbeitszeit produktiver genutzt werden kann.

Die schrittweise Digitalisierung der Poststelle, die auch im elektronischen Schriftverkehr eine zentrale Instanz bleibt, hat folgende wirtschaftliche Nutzeffekte:

  • Arbeitszeitentlastung
    • mit Mails arbeiten, statt sie zu suchen
    • keine fachfremden Arbeiten
    • schnellere Antwortzeiten von Mailservern
  • Einsparen von Porto- und sonstigen Versandnebenkosten
  • Einsparen von Mailserverinfrastruktur
  • Absicherung von Geschäftsinteressen
    • Authentizitätsnachweis
    • Wahrung von Firmengeheimnissen
  • Wissensmanagement

Die wesentlichen Elemente des E-Mail-Managements – der digitalen Postelle – sind Archivierung, digitale Signatur, Verschlüsselung und Nachrichtenfußverwaltung. Um einen optimalen Arbeitsfluss zu gewährleisten und zudem gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorschriften zu genügen, ist die Einhaltung der richtigen Reihenfolge bei den Bearbeitungsschritten von größter Bedeutung. Nur ein integriertes Mail-Management kann eine solche Steuerung leisten. Für die Prozesse im Unternehmen ist zudem bedeutsam, dass eine gemeinsame Datenhaltung mit Dokumenten aus anderen Informationsquellen (Papier, Office, ERP oder Fachanwendungen) möglich sein muss. Für viele Vorgänge werden unterschiedliche Medien und Anwendungen benötigt. Daher muss auch im Nachhinein eine Recherche über Medien- und Anwendungsgrenzen hinweg möglich sein.

Grundanforderungen an ein E-Mail-Management sind zudem der Investitionsschutz, die Skalierbarkeit und die Zukunftssicherheit. Das Zusammenspiel mit existierenden Komponenten wie Mail-Servern und -clients oder Archiv- und DMS-Systemen muss möglich sein. Durch die Einhaltung von Standards sollte die dauerhafte Nutzbarkeit archivierter Daten ebenso gewährleistet werden wie die Entlastung der Korrespondenzpartner. Hier sollten keine zusätzlichen Kosten entstehen, wenn ein Partnerunternehmen E-Mail-Management einführt. Das gilt insbesondere im Zusammenhang mit Verschlüsselung und digitaler Signatur.

E-Mail-Management ist ein Thema, das für Unternehmen aller Größen und Branchen relevant ist, weil es ein hohes Maß an wirtschaftlichem Nutzen enthält. Als Nebeneffekt werden zudem juristische Aspekte mit abgedeckt.

Globolog GmbH, Bochum
www.globolog.com