Aufgrund von verteilten Umgebungen und mehreren Standorten der maxit Baustoffwerke GmbH war die Optimierung der „Rechnungseingangsprüfung“ durch ein Workflow-gestütztes System eines der ersten Teilprojekte im Rahmen einer Prozessoptimierung. Weiterhin sollte ein Dokumenten-Management- und Archiv-System eingeführt werden, welches sich in die bestehende Systemlandschaft eingliedert und die vorhanden Applikationen optimal integriert und versorgt. Nach einer detaillierten Analyse und Prozessaufnahme wurden Abläufe festgelegt und dokumentiert. Dabei wurden die Ist-Abläufe der bestehenden Systeme – wie das ERP-System mit Einkaufsmodul, das Mail-System Lotus Notes und die DKS Finanzdatenbank mit den zugehörenden Schnittstellen – beleuchtet. Da die vorhandenen Systeme genutzt werden sollten, wurden Applikationen auf Basis von Lotus Notes in Verbindung mit der IBM iSeries in die engere Auswahl gezogen.

Bestehende Infrastruktur genutzt

Im Bereich des Dokumenten-Management-Systems hat man sich für InfoStore for iSeries von Comprendium entschieden. Mit der Notes-basierenden Workflow-Engine von Gedys-IntraWare und der universellen Workflow-Datenbank (UWB) von SoftM Communications konnte man die bestehenden Systeme nutzen, ohne weitere Investitionen in die IT-Infrastruktur auszulösen. Mit dem SoftM DataConnector stand ein Tool zur Verfügung, welches den Datenaustausch zwischen den Systemen wie der IBM iSeries (DB2/400), dem DKS Rechnungswesen und Lotus Notes gewährleistet.

Da auf der bestehenden Systemlandschaft aufgesetzt wurde, konnte das Projekt in nur wenigen Wochen gestartet und der Schulungsaufwand minimiert werden.

Durchlaufzeiten verkürzt

Die Durchlaufzeiten der Belege und die damit verbundenen Prozesskosten wurden deutlich reduziert. Ferner ist der aktuelle Status, die bearbeitende Stelle und der verantwortliche Mitarbeiter jederzeit ersichtlich.

Der Nutzen auf einen Blick:

  • Automatische Bereitstellung aller relevanter Informationen
  • Beschleunigung der Prozesse durch Verkürzung der Dokument-Transportzeiten
  • Überwachung der Netto- und Skonto-Fälligkeiten
  • Inanspruchnahme von Skonti durch schnellere Rechnungseingangsbearbeitung
  • Kostensenkung durch Vermeidung von manuellem Dokumenten-Transport, Fehlversand, Verlust
  • Schnellere Bearbeitung externer Anfragen durch elektronische Recherche nach Belegen und Vorgängen
  • Automatische Aufgabenverteilung und Benachrichtigung der verantwortlichen Mitarbeiter unter Bereitstellung der dazugehörigen Dokumente
  • Zentrale Dokumentenerfassung und -verwaltung

    Projektstatus und Ausblick

    Die Lösung der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung ist seit mehreren Monaten aktiv und der Ablauf gestaltet sich reibungslos. Dadurch wurde einer der ersten Schritte zur Prozessoptimierung abgeschlossen. Darüber hinaus wurden weitere Workflows zur Dokumentensteuerung – wie z. B. Bedarfsanforderungen (Einkaufsanforderungen) und Fristenüberwachung für Produkt-Zertifikationen – eingeführt. Zukünftig ist die Abbildung weiterer Prozesse wie Reisekostenabrechnung, Urlaubsanträge oder Dienstreiseanträge geplant.

    Zahlen und Fakten

  • Dokumente:
    • Eingangsrechnungen
    • Bedarfsanforderungen
  • ca. 75 Vorgänge je Tag
  • ca. 40 eingebundene Mitarbeiter/Bearbeiter
  • Standortübergreifend über 5 Niederlassungen
  • Nutzung der vorhandenen Plattformen wie
    • IBM iSeries (AS/400)
    • Lotus Notes

    Fachautor: Siegmar Vojer

    Lösungsanbieter: SoftM Communications GmbH
    Anwender: maxit Baustoffwerke GmbH