Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, Kosten zu reduzieren und Prozesse zu verschlanken. Dabei kommt man am Thema elektronische Rechnung (e-Invoicing) nicht mehr vorbei. Im Vergleich zur Papierrechnung birgt E‑Invoicing enorme Einspar- und Prozessoptimierungspotenziale.

Wer sich zudem für E‑Invoicing mit seinen Geschäftspartnern im Ausland entscheidet, sollte dabei im Vorfeld einige Aspekte beachten. Im Gegensatz zur vorherrschenden Meinung im Markt ist die elektronische Rechnungsabwicklung zu allererst ein nationales Thema, denn: Die nationale Umsatzsteuergesetzgebung in jedem Land bestimmt, in welcher Form E‑Invoicing gehandhabt wird. Es lassen sich drei verschiedene Ansätze unterscheiden:

1. E‑Invoicing ist erlaubt und es existieren dazu gesetzliche Anforderungen, die die Signatur, die Übertragung und das Format festlegen. Das ist beispielsweise in der EU der Fall.

2. Um Rechnungsdaten auf dem elektronischen Weg auszutauschen, ist eine Vorab-Genehmigung der jeweiligen Steuerbehörde erforderlich. So zum Beispiel in Japan und Brasilien.

3. E‑Invoicing ist nicht erlaubt, wie z. B. in Russland, Indien oder China.

Zwei Dimensionen: ausgehende und eingehende Rechnungen

Bei der sog. Ausgangsrechnung spart der Versender bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung Versand- und Personalkosten. Anerkannten Studien zufolge kostet der Versand einer Papierrechnung durchschnittlich 8 bis 9,50 Euro, eine elektronische Rechnung dagegen nur ca. 3 Euro.

Bei der Eingangsrechnung hat der Empfänger der elektronischen Rechnung durch die automatische Erfassung der Daten in seinem System erheblich geringere Kosten und geringeren Aufwand, da die Rechnungen nicht manuell erfasst oder gescannt werden müssen und so auch keine Eingabefehler entstehen können. Darüber hinaus erhöht sich die Transparenz, so dass sowohl interne Anfragen als auch Lieferantenanfragen zum Rechnungsstatus schneller abzuhandeln sind und die Mitarbeiter entlastet werden. Experten schätzen, dass der Erhalt einer Rechnung in Papierform durchschnittlich 13,80 Euro an Kosten verursacht, bei einer elektronischen Rechnung belaufen sich die Kosten auf lediglich 4 Euro.

Akzeptanz der Geschäftspartner

Die maximalen Einsparmöglichkeiten können nur ausgeschöpft werden, wenn bei den Eingangsrechnungen möglichst alle Geschäftspartner die Daten elek­tronisch schicken und beim Ausgangsprozess das Unternehmen an alle Lieferanten die Rechnungen elektronisch versenden kann. An dieser Stelle wird das Thema E‑Invoicing international, denn in einer globalisierten Welt arbeiten die meisten Unternehmen auch mit Partnern rund um den Globus zusammen. Neben den steuergesetzlichen und rechtlichen Aspekten spielt hier vor allem das Leistungsportfolio des E‑Invoicing-Dienstleisters eine Rolle: angefangen beim Scanning eingehender Rechnungen über die EDI-Datenübertragung, mit Signatur und Archiv, bis hin zum Print-Service oder einer Client-Software bei ausgehenden Rechnungen – und das länderübergreifend.

E-Invoicing in der EU

Man kann also zusammenfassen: Wer sich heute für E‑Invoicing entscheidet, baut nachhaltig für die eigene Zukunft vor – das bestätigt auch die CEN-Gruppe der EU, die die Harmonisierung und Vereinfachung des rechtlichen Umfelds von E‑Invoicing innerhalb der EU vorantreiben will. In ihrem Final Report³ hält die Expert-Group die Potenziale für Unternehmen durch E‑Invoicing fest: Größere Wettbewerbsfähigkeit, deutliche Kosteneinsparungen, besserer Cash Flow, Integration auch und gerade von SME (Small and medium enterprises) und Mittelstandspartnern sowie die stärkere Berücksichtigung von Umweltaspekten. Im Europe Electronic Invoicing Framework (EFIE) geht die CEN-Gruppe zudem davon aus, dass E‑Invoicing in fünf bis acht Jahren in allen Märkten und Bereichen bei der Optimierung der Financial Supply Chain in Europa die dominierende Form der Rechnungsstellung sein wird.

Crossgate AG, München
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