Unternehmen und öffentliche Einrichtungen stehen unter einem immer höheren Zertifizierungsdruck. Ob im Rahmen klassischen Qualitätsmanagements oder um den Anforderungen von DSGVO, KonTraG und BSI-TR nachzukommen – wollen sich Organisationen bescheinigen lassen, dass sie die Anforderungen erfüllen, müssen sie ihre entsprechenden Geschäftsprozesse detailliert dokumentieren. Software für Qualitäts- und Wissensmanagement sowie für Compliance- und Richtlinienmanagement hilft dabei. Das Problem: Häufig benötigen die Anwender Spezialkenntnisse, die Tools erfordern einen hohen eigenen Personaleinsatz oder benötigen Dritte zur Aufgabenanalyse und Dokumentation. Eine neue Lösung ver-spricht Besserung: Sie ist so einfach zu handhaben, dass jeder Mitarbeiter ohne viel Aufwand Prozessbeschreibungen mit allen Details selber dokumentieren und vor allem – im Zusammenwirken mit der Zertifizierungsstelle – auch aktuell halten kann.

Mit Zertifizierungen beweisen Unternehmen, dass sie regelkonform arbeiten. Dass ihre Kunden und Geschäftspartner also zum Beispiel darauf vertrauen können, dass ein nach ISO 27001 umgesetztes Informations- und Datensicherheitsmanagement sensible (Kunden-)Daten vor Verlust und Missbrauch schützt. Daneben erfordern aber auch gesetzliche Anforderungen wie etwa die DSGVO oder das BSI-TR Nachweise, dass datenschutzrechtliche und allgemeine IT-Sicherheitsstandards (BSI-TR) angemessen erfüllt werden. Für alle diese Nachweise sind umfangreiche Dokumentationen erforderlich. Und hier wird es häufig problematisch, denn gängige Tools für die Dokumentation sind vielfach komplex und wenig anwenderfreundlich.

Viele mittelständische Unternehmen und öffentliche Einrichtungen scheuen sich deshalb vor der Anschaffung technisch basierter Dokumentations- und Wissensmanagement-Systeme, da sie die damit scheinbar untrennbar verbundenen hohen personellen, zeitlichen und somit finanziellen Aufwände fürchten. Das Thema rund um die Dokumentation und das Aktualisieren von Wissen in Datenbanken, Dokumentationen, Geschäftsprozessbeschreibungen und Arbeitsbeschreibungen ist dem einen deshalb einfach nur lästig und dem anderen schier zu komplex.

Die Anforderungen sind in der Praxis oft zu hoch, denn die Beschreibung vielschichtiger Prozesse wird schnell sehr schwierig. Hinzu kommen suboptimale Werkzeuge, viele Medienbrüche in den Übermittlungswegen, wechselnde Anwender und – unternehmensweit betrachtet – uneinheitliche Verfahren. Häufig erfordert die Nutzung gängiger Wissensmanagement-Tools für die Dokumentation und die Aktualisierungen die Hilfe solcher Dritter, die selbst fachlich nichts mit dem zu dokumentierenden Prozess zu tun haben. Dass solche Umstände die Dokumentation von Prozessbeschreibungen immens erschweren, ist wenig verwunderlich.

Normgerechte Wissens- und Prozessdokumentation

Hier setzt die Lösung der isp-insoft GmbH an. Das Software-Unternehmen hat mit APM-Professional ein modular ausbaufähiges Tool für systematisches, integriertes Prozess- und Projektmanagement entwickelt, das es auf allen Ebenen eines Unternehmens jedem Mitarbeiter ermöglicht, Prozessbeschreibungen selbst zu erfassen und die Erkenntnisse auch im Sinne einer stetigen Aktualisierung einem verbindlichen Freigabeverfahren zuzuführen. Und – falls gewünscht – etwa zum Know-how-Erhalt und -Transfer, neben dem reinen Arbeitsablauf auch gleich zu ergänzen, was man auf dieser Position können muss, wo typische Fehler lauern, wer wem auf dieser Stelle zuarbeitet und wer die Ansprechpartner sind.

„Es ist wohl eines der schlagkräftigsten Argumente für unsere Software, dass damit jeder Mitarbeiter und jedes Team selbst für die initiale Dokumentation der eigenen Arbeitsabläufe und vor allem auch für deren laufende Aktualisierung sorgen kann; bei Bedarf natürlich in Verbindung mit einem formellen Freigabeverfahren. Jeder, der eine Excel- oder Word-Tabelle befüllen kann, kann mit unserer Software seine Prozesse beschreiben, Aktualisierungsbedarf anmerken oder melden“, betont Burkhard Wedell, Geschäftsführer isp-insoft GmbH. „Ein weiterer Vorteil: Man kann sogar operativ sofort etwas mit den Beschreibungen anfangen.“ Denn während man bei anderen Lösungen zum Beispiel für die Prozessbeschreibung nur eine Grafik vorliegen hat, die sich einem erst einmal erschließen muss, ermöglicht die Lösung der isp die Aufbereitung von Checklisten mit konkreten Handlungsanweisungen direkt aus der Erfassung heraus – und zwar auf Knopfdruck. „Wir haben dafür quasi die Arbeit auf den Kopf gestellt“, erklärt Wedell. „Andere Lösungen gehen von einer grafischen Beschreibung als Grundlage aus, was Anwender schnell überfordert, wenn die Grafik zu komplex wird. Bei unserer Software ist die Grundlage eine tabellarische Beschreibung. Die grafische Darstellung gibt es natürlich auch, aber automatisch vom System generiert.“

Medienbruchfreie Bereitstellung der Informationen

Genau dieser Ansatz unterstützt ein Prozessmanagement ohne Medienbrüche. Bei einer grafikbasierten Software kann der Nutzer Dokumente, wie Detailbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formulare etc., zwar anhängen, aber nicht im täglichen Arbeitsablauf aktiv nutzen. Anders die Lösung von isp: „Man kann in unserem Programm ohne Probleme zwischen Mindmapping-Tool, tabellarischer und grafischer Darstellung der Abläufe einerseits und Dokumenten aller Art andererseits hin und herspringen und dabei alles aktualisieren, ohne dass man, wie man es sonst kennt, Zusammenhänge und Informationen verliert.“ Möglich wird das, indem alle Inhalte in einer Datenbank liegen, worauf dann auch bei der Generierung der grafischen Darstellungen zurückgegriffen wird. Je nach gewünschter Darstellungsform werden die Inhalte als Mindmap, tabellenartige Ablauferfassung, Text, Prozesskette, BPMN-Darstellung oder sogar Projektzeitplan präsentiert. So können alle für die jeweilige Darstellungsform spezifischen Zusammenhänge und Aussagen schnell dargestellt und auch – entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt – bearbeitet werden. „APM ist das einzige Produkt, das alle gängigen Darstellungsformen vereint und vor allem ganz unkompliziert automatisch für den Anwender aufbereitet“, erklärt Wedell. Verschiedenste Projekt- und Prozesstypen – natürlich auch Templates dazu – lassen sich so mit nur einem Werkzeug bearbeiten. Projekt- und Prozessbeschreibungen können individuell gestaltet werden und Informationen und Dokumente werden medienbruchfrei und flächendeckend bereitgehalten. Und dies sogar unternehmensweit, denn die datenbankbasierte Client-Server-Lösung erlaubt durch ihre Mandantenfähigkeit und ein umfassendes Berechtigungskonzept die zielgenaue Bereitstellung von Prozess- und Projektinformationen auf dem PC, im Web und auf mobilen Geräten.

Mit dieser neuartig konstruierten Software ist nun eine universell einsetzbare Lösung auf dem Markt, die Unternehmen mit speziellen Dokumentationsprojekten im Rahmen von Zertifizierungsverfahren oder beim Nachweis der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben – wie etwa der DSGVO, dem KonTraG und Fragen der IT-Sicherheit sowie bei der rechtssicheren Dokumentation – aktiv unterstützt und gleichzeitig alle Aufgabenbereiche des Projekt- und Prozessmanagements abdeckt. Fazit: Ein effizientes Instrument, welches mit geringem Aufwand einen sofortigen operativer Nutzen und auch langfristig ein erhöhtes Maß an (Rechts-)Sicherheit ermöglicht.