MANOR nutzt bereits seit 1995 eine spezifische Softwarelösung für die Erstellung der Personal­einsatz­pläne. Im Verlauf der zehnjährigen Nutzung wurde die eingesetzte Software einer Vielzahl an individuellen Anpassungen unterzogen, um sie den Bedürfnissen der Planungs­einheiten bei MANOR anzupassen.

So entstand mit der Zeit ein Tool, das kaum noch mit der ursprünglichen Version vergleichbar war und auch nicht mehr mit den üblichen Release-Updates versorgt wurde. Vorrangig ausschlaggebend für die Neuorientierung war somit das zeitintensive, manuelle Verplanen der einzelnen Aktivitäten sowie die fehlende Möglichkeit, eine Bedarfsanalyse und -prognose anhand der tatsächlichen Transaktionen und budgetierten Umsätze durchzuführen.

Eine neue Planungsphilosophie

MANOR stellte daher eine vollkommen neue Planungsphilosophie auf, die den bisherigen Prozess komplett umkehrte: Das alte Arbeitsverteilungsprinzip „wer macht was und wann“ wurde transformiert in ein konsequent an der Kundenfrequenz ausgerichtetes Workforce Management (WFM), unter Berücksichtigung von budgetierten Umsätzen und historischen Transaktionsdaten.

Nach eingehender Marktanalyse und einem mehrstufigen Auswahlverfahren der Anbieter wurde InVision Software ausgewählt, in drei Warenhäusern ein sechsmonatiges Pilotprojekt durchzuführen. Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase sowie nach Auswertung des zu erwartenden RoI entschied sich das Projektteam bei MANOR am Ende einstimmig für die Lösung InVision Enterprise WFM. Neben dem generellen Ansatz der Bedarfsorientierung erfüllt die Lösung von InVision alle Kriterien, die das Projektteam in das Pflichtenheft ihrer Ausschreibung aufgenommen hatte.

Umsetzung

Eine der zentralen Herausforderungen bei der Anpassung des WFM-Systems an die spezifischen Anforderungen von MANOR stellte die Bedarfsprognose dar: Für die Errechnung des Personalbedarfs wird zunächst der geplante Jahresumsatz budgetiert, von dem ein bestimmter Prozentsatz für den Personalkostenaufwand festgelegt wird. Dieser Anteil wird in einen Gesamtstundenbedarf umgerechnet und, als Arbeitsvolumen einerseits für konstante und andererseits für transaktions- bzw. umsatzorientierte Aktivitäten verteilt, auf die Verkaufstage im gesamten Jahr in das WFM-System gespeist. Hinsichtlich der zu erwartenden Anzahl der Transaktionen für eine bestimmte Periode nutzt MANOR historische Daten aus externen Quellen wie Kassen- und WWS-Systemen. Darüber hinaus fließen die budgetierten Tagesumsätze in die Berechnung des Bedarfs mit ein. Auf Basis all dieser Daten erhalten die rund 1.000 Planer in den Abteilungen der Warenhäuser in der Anwendung der InVision-Lösung ganz einfach per Knopfdruck eine Prognosekurve für den zu erwartenden Kundenfluss auf ihrer Verkaufsfläche sowie die entsprechenden Arbeitspläne ihrer Mitarbeiter. Diese Planung können sie gemäß aktueller Vorkommnisse, wie beispielsweise ungeplante Abwesenheiten aufgrund von Krankheit, selbst noch manuell anpassen.

Nach dem erfolgreichen Roll-out der auf die Bedürfnisse von MANOR zugeschnittenen Lösung in allen Warenhäusern lassen sich heute eindeutige Nutzenvorteile feststellen. Deutlich werden diese bei einer Betrachtung der Planungsdauer: Seitdem hat sich der Planungsaufwand insgesamt um ca. 40 Prozent verringert. Ganz im Sinne einer „One-Click-Solution“ erfolgt die Bedarfsermittlung und Schichtzuteilung vollautomatisch per Knopfdruck, so dass die avisierte Planung – im Vier-Wochen-Zyklus mit zwei Wochen Vorlaufzeit – mit geringem Zeitaufwand realisierbar ist. Am bedeutendsten ist jedoch für MANOR, dass die Lösung zielgerichtet der neuen Planungsphilosophie des Handelsunternehmens entspricht und ein konsequent an Kundenfluss und Umsatz ausgerichtetes Workforce Management abbildet.

InVision Software AG, Ratingen
www.invisionwfm.com