In immer mehr Großunternehmen sind Collaborations-Werkzeuge wie Lotus Notes ein unverzichtbares Hilfsmittel geworden, das aus dem beruflichen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken ist. Unified-Messaging-Lösungen, die Lotus Notes um zusätzliche Funktionalitäten ergänzen, bieten die Möglichkeit, die Effizienz innerhalb des eigenen Unternehmens weiter zu erhöhen. Viele IT-Verantwortliche suchen nach Wegen, auch mit begrenzten Etats die Produktivität innerhalb ihrer Unternehmen nachhaltig zu verbessern. Eine sinnvolle Möglichkeit bieten Unified-Messaging-Lösungen, die Lotus Notes zur einheitlichen Kommunikationszentrale am Arbeitsplatz ausbauen. Lösungen im Baukastenprinzip, die helfen, spezielle Kommunikationsaufgaben innerhalb der eigenen Organisation zu lösen und die zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf problemlos ausgebaut werden können, stehen heute hoch im Kurs. Auch die Deutschlandzentrale der belgischen Unternehmensgruppe Recticel, die in mehr als 20 Ländern mehr als 9.500 Mitarbeitern beschäftigt, suchte nach einer maßgeschneiderten Fax-Lösung, die eine Bündelung aller Kommunikationskanäle der Mitarbeiter unter Lotus Notes ermöglicht. Lieven van Pamel, Manager Group Networking & Communications, entschied sich für die Berliner Ferrari electronic AG, die über die passenden Unified-Messaging-Module für alle geplanten Kommunikationsaufgaben verfügt. „Der sehr direkte, praktische Geschäftsansatz ohne komplizierte und lange Implementierungspläne hat uns vollends überzeugt“, so van Pamel rückblickend. Ohne externen Support wurde das System, unterstützt von der Ferrari electronic Hotline, in wenigen Tagen auf dem AS/400-Server in der deutschen Niederlassung implementiert und eingerichtet.

Fax around the world

Mehr als 3000 PCs sind Teil des weltweiten Recticel-Netzwerks. Mittelfristig sollen durch die Einbindung aller Arbeitsplätze an die Computerfax-Lösung die operativen Kosten im Unternehmen nachhaltig gesenkt werden. ferrariFAX für Notes ermöglicht jetzt bereits allen Mitarbeitern in der deutschen Niederlassung, direkt aus Notes Faxe zu versenden und zu empfangen. Das Fax wird im Mailbody verfasst, durch die Eingabe der Faxnummer in das Adressfeld als Fax erkannt, automatisch in die personalisierte Faxvorlagen eingefügt und versendet. Internationale Faxe werden durch das firmeneigene Netzwerk in das Bestimmungsland geroutet und erst dort über ein ferrariFAX-Gateway zum günstigen Ortstarif verschickt.

450 Arbeitsplätze im Unternehmen sind zusätzlich mit unterschiedlicher SAP-Software ausgestattet. Gerade für Arbeitsplätze, die – wie z. B. in der Auftragsbearbeitung – auf eine schnelle und problemlose Abwicklung angewiesen sind, ist ein direkter, einfacher Faxversand extrem wichtig. Über Fax-Gateways für SAP wurden alle im Einsatz befindlichen Module angebunden, so dass jetzt direkt aus den Anwendungen Faxe verschickt werden können. Den Mitarbeitern bringt der Direktversand aus SAP eine große Zeitersparnis und gleichzeitig hat Recticel den Service für seine Kunden und Lieferanten nachhaltig verbessert.

Voice-Integration

Ein Teil der Mitarbeiter ist durch intensive Reisetätigkeit auf eine verstärkte Mobilität des eigenen Arbeitsplatzes angewiesen. Um ortsunabhängig auf wichtige Telefonate zugreifen zu können, wurde für diese Personengruppe modular das Voice Mailboxsystem „Ferrari electronic VOICE“ in Lotus Notes implementiert. Die Mailbox, die über die ISDN-Leitung an die Telefonanlage im Unternehmen angeschlossen ist, stellt den Mitarbeitern die in Abwesenheit eingegangene Sprachnachrichten als e-Mail zu. Um sie abzuhören, bietet die Voice-Lösung verschiedene Möglichkeiten: eine telefonische Fernabfrage, das Abspielen über den PC-Lautsprecher und – besonders elegant – per Mausklick direkt weitergeleitet an das verfügbare Telefon/Handy. Die Abfrage der Mailbox ist sehr einfach konzipiert. Damit der Nutzer die Steuerung der Mailbox nicht mühevoll lernen muss, bietet die Lösung frei wählbare Voreinstellungen, die den Mobilboxen der Handyanbieter (T-D1, Vodafone, e-Plus und O2) gleichen. Die Administration der Gateways für Notes erfolgt vollständig in Notes-Datenbanken, für die keinerlei Modifikationen erforderlich sind. Wichtig bei den größeren Datenmengen, die bei Sprachnachrichten entstehen: Die Anrufe werden wie alle anderen Nachrichten zentral im Domino-Server abgelegt.

Erweiterter Adressdialog für Notes

Mit dem Ausbau von Lotus Notes zur Unified-Messaging-Zentrale einhergehend hat Ferrari electronic einen zusätzlichen Service entwickelt, dessen Einsatz auch bei Recticel geplant ist. Der Notes-Adressdialog wurde dahin gehend geändert, dass zu einem Empfänger im öffentlichen Namens- und Adressbuch mehrere Adressentypen (Fax, Voice, SMS und auch mehrere e-Mailadressen) möglich sind und der Benutzer den gewünschten Kommunikationsdienst einfach per Mausklick auswählt. Nicht zuletzt den intelligenten Add Ons verdankt die Lösung ihre hohe Akzeptanz bei den mehr als 800 Recticel-Mitarbeitern in Deutschland, die die neuen Dienste ohne Schulungsaufwand bereits intensiv nutzen. In der jetzt laufenden zweiten Phase wird das Projekt international ausgeweitet. Das Lizenzierungsmodell von Ferrari electronic, das sich unabhängig von der Zahl der Nutzer ausschließlich an der Anzahl der genutzten Faxkanäle orientiert, bot eine einfache und preisgünstige Kalkulationsgrundlage für das gesamte Projekt. Der „Roll out“ in der Schweiz, Belgien und den Niederlanden läuft bereits und soll ausschließlich mit internen Ressourcen realisiert werden. Nach Abschluss des Projekts Ende 2002 werden dann mehr als 3.000 Arbeitsplätze weltweit von der Lösung profitieren.

Ferrari electronic AG

D–14513 Teltow

Telefon: (+49) 03328/455-90

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