Die in einem Unternehmen anfallenden Dokumente wie Faxe, technische Zeichnungen, Rechnungen oder E‑Mails zu erfassen und so zu verwalten, dass sie schnell aufgerufen werden können, ist die Aufgabe eines DMS. Ein wesentliches Merkmal der Dokumentverarbeitung ist „Content verstehen“, also das Erkennen und Zuordnen von Dokumentinhalten.

In Kombination mit einer flexiblen Workflow-Lösung lassen sich dadurch Unternehmensprozesse wesentlich vereinfachen. Komplexere DMS-Lösungen sind in der Lage, die Geschäftsprozesse und damit den Weg des Dokuments im Unternehmen nachzubilden. Bei kaufmännisch relevanten Informationen wie Handelsbriefen, Belegen und steuerrelevanten Daten gewährleisten DMS-Systeme die Revisionssicherheit und das Einhalten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten. Mit der nächsten Generation, den Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM), rückt mehr und mehr die Sichtweise auf Unternehmensprozesse in den Vordergrund.

Papier ist geduldig

Papier gilt sprichwörtlich als geduldig. Bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen ist solche Langmut jedoch von Nachteil: „In vielen Unternehmen gehen Papierbelege regelmäßig fehl, bleiben beim Sachbearbeiter liegen oder werden falsch kontiert. Häufig ist der Verantwortliche gerade auf Geschäftsreise und kann so eine Rechnung nicht freigeben“, nennt Siegmar Deuring, CEO der Solitas Informatik AG, typische Beispiele für den nachlässigen Umgang mit Kreditorenrechnungen. „Skontofristen können nicht eingehalten werden und die Geschäftsleitung hat keine verlässliche Liquiditätsvorschau“, beschreibt Deuring die aktuelle Situation. Da hilft oftmals auch nicht die Einführung eines BI-Systems, welches mit einer sogenannten Management-Scorecard eben solche Firmenkennzahlen dem Management auf Knopfdruck liefern soll, wenn die darunterliegende Datenbasis nicht stimmt. Schon Churchill sagte hierzu einmal treffend: „Vertraue keiner Statistik, die du nicht selbst gefälscht hast.“

Doch selbst wenn alles fehlerfrei verläuft, verschwendet die papierbasierte Rechnungs- und Zahlungsabwicklung kostbare Arbeitszeit: Der Lieferant druckt die Rechnungsdokumente aus und verschickt diese per Post. Der Rechnungsempfänger gibt diese Rechnungen wiederum oftmals von Hand in seine Buchhaltungs-Software ein, prüft und bezahlt diese. „Dass solche Abläufe dank eines modernen DMS-Systems viel besser funktionieren können, zeigen wir mit der neuen Version 10 von InfoStore“, so Deuring weiter. Dort ist erstmals ein Workflowsystem angebunden, welches nicht, wie in vielen anderen Softwarelösungen, auf Applikationsebene aufsetzt, sondern auf einer Anwendungs- und Plattform-unabhängigen Workflow-Ebene die Möglichkeit bietet, Prozesse abzubilden, für die nur teilweise oder bisher überhaupt keine Software zur Verfügung steht.

InfoStore Anwender kontieren und verbuchen jährlich im Schnitt rund 200.000 Rechnungen. Bis die Papierbelege nach einem manuellen internen Genehmigungsprozess innerhalb des Unternehmens in der Buchhaltung eintreffen, vergehen oft fünf bis sieben Arbeitstage. Somit sind grundsätzlich Skontofristen gefährdet.

Siegmar Deuring nennt einen weiteren Grund, warum der digitale Rechnungslauf in mittelständischen Unternehmen noch selten ist: „Oft erweist sich die Komplexität der Genehmigungsprozesse als Hemmschuh. Sogar in kleinen Firmen gibt es bei der Rechnungsfreigabe viele Ausnahmen, die in der Prozessdefinition schon aus Kostengründen nicht vollständig abgebildet werden können. Hier sind offene und leicht konfigurierbare Systeme nötig, die dem Nutzer die Verantwortung überlassen.“

Mit einem internen digitalen Rechnungseingangs-Workflow sind erhebliche Einsparungen möglich. Damit weiß man jederzeit, wo sich gerade ein Dokument im Prozess befindet, Mitarbeiter haben über das Web von überall Zugriff auf das System. Mittels Schnittstellen ist die Lösung in eine Vielzahl führender ERP-Systeme integriert. Beim Öffnen des Dokuments durch die Buchhaltung wird so direkt eine Buchungsvorschlagsliste mit Kostenart und -stelle angezeigt.

„Unsere Kunden wissen jetzt, wo sich eine Rechnung gerade befindet, und können genaue Aussagen über die Liquidität treffen, was für exakte Forecasts wichtig ist“, sagt Deuring.

Solitas Informatik AG, Buchs (CH)
www.solitas.com