Außendienst ist noch immer die effektivste Methode des Vertriebs. Doch wie kann man seinen Mitarbeitern alle Informationen an die Hand geben, damit sie vor Ort flexibel auf aktuelle Situationen beim Kunden reagieren können? Die Cellofoam GmbH & Co. KG ist Spezialistin auf dem Gebiet der Schalldämmung und Schalldämpfung für industrielle und technische Einsatzgebiete. Mit 70 Mitarbeitern gehört die Cellofoam heute zu den führenden Herstellern von Akustik-Produkten für technische Anwendungen und der Flamm- und Thermoklebe-Kaschierung.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein modernes Unternehmen der heutigen Zeit ist, Informationen gemeinsam zu nutzen. Die Cellofoam GmbH & Co. KG arbeitete bisher im Innen- und Außendienst mit unterschiedlichen Modulen und Informationen. Die Einführung eines gemeinsamen und integrierten Informationssystems ermöglicht allen Mitarbeitern – einschließlich des Außendienstes – vom Home-Office aus den Zugriff auf die aktuellsten Informationen. Die Probleme einer Clipper-basierenden Anwendung entfallen.

Problemstellung

Das bisherige System war nicht mehr zeitgemäß. Aufgrund von weiteren veränderten und neuen Anforderungen entschied sich die Geschäftsführung für die Einführung eines neuen Vertriebsunterstützungs-Systems. Die wesentlichen Punkte der veränderten und neuen Anforderungen waren eine komfortable Bedienbarkeit (Ablösung des DOS). Weiterhin sollten gleiche Informationen, Ansichten und Auswertungen für alle Mitarbeiter im Innen- und Außendienst bereitgestellt sowie der Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens (globale Informationen und Kommunikation) verbessert werden. Außerdem waren eine geringere Fehleranfälligkeit und besserer Bedienkomfort bei der Datenübertragung, die Datenintegration der aktuellen PPS-Daten sowie allgemein mehr Übersichtlichkeit gefordert.

Entscheidungsprozess

Nach einer Marktanalyse begrenzte die Cellofoam GmbH & Co. KG den Kreis der möglichen Anwendungen. Dabei analysierte sie auch Produkte abseits der Basis Lotus Notes. Es stellte sich aber schnell heraus, dass Lotus Notes als Groupware- und Kommunikations-System die optimale Plattform für eine verteilte und kommunikationsorientierte Anwendung darstellt. Die Erfüllung der genannten Anforderungen, die komfortable Bedienung der Software sowie die einfache und gute Nutzbarkeit von Besuchsberichten führten schließlich zur Entscheidung zugunsten der Standard-Software GEDYS Opportunities der GEDYS Intraware.

Mit der EDV-Unternehmensberatung Soft-Consult Häge GmbH hatte die Cellofoam GmbH & Co. KG bereits einen kompetenten und vertrauten Partner im Hause. Soft-Consult betreut die Firma seit Jahren in den Bereichen Außendienst, Personalwesen und Finanzbuchhaltung und ist Partner der GEDYS Intraware.

Implementierung

Die Aufnahme des Echtbetriebs begann zunächst nur mit einem Teil der Außendienstmitarbeiter. Diese Entscheidung stellt sich als optimal heraus. Kleine Stolpersteine wurden problemlos im Vorfeld beseitigt. Einige Innendienstmitarbeiter verfügten so beim Komplettstart bereits über Erfahrungen mit dem System. Sie konnten als Key-User später ihre Kollegen unterstützen.

Aus dem abzulösenden Außendienstprogramm wurden selektiv alle relevanten Informationen in das System integriert und mit den Informationen des PPS-Systems zusammengeführt. Als Integrations-Tool diente GEDYS Pump. Die Schnittstelle zum PPS-System richtete Soft-Consult vorausschauend ein. In Zukunft erfolgt eine ständige Aktualisierung der Kundenstammdaten sowie der kumulierten Umsatzstatistiken.

Soft-Consult erweiterte darüber hinaus die im Standard der Applikation enthaltenden Funktionen zur Umsatzplanung und -Analyse. Nun steht auch ein erweiterter Soll-/Ist-Vergleich von Umsatzzielen mit tatsächlichen Umsätzen zur Verfügung. Außerdem sind mit der angepassten Anwendung Verdichtungen nach Branchen und Kundenstrukturen (Verbände, Konzerne) durchführbar. Eine unabhängige Software stellt detailliertere Auswertungen zu Geschäftsvorfällen zur Verfügung.

Alle Abteilungen der Cellofoam GmbH & Co. KG haben jetzt elektronische „Schreibtische“. Eingehende e-Mails werden automatisch dem jeweiligen elektronischen Abteilungsschreibtisch zugeordnet. Für die Bearbeitung der Schreibtische ist in den Abteilungen je ein Mitarbeiter fest verantwortlich. Dadurch gelangen Informationen und Aufgaben direkt an die richtige Stelle, lange Reaktionszeiten werden vermieden.

Arbeitsalltag

Insgesamt hat sich der Arbeitsalltag bei der Cellofoam GmbH & Co. KG stark verändert. Erste Probleme bereiteten die zum Teil geringen Kenntnisse beim Umgang mit Windows. Die Arbeitsabläufe wurden aufgrund einer großen Menge an zusätzlichen verfügbaren Informationen umgestellt. Mit Hilfe von automatisierten Workflows sollen verschiedene Arbeitsabläufe und Genehmigungen unterstützt werden.

Fachautorin: Sabine Friedersdorf

Lösungsanbieter: Soft Consult Häge GmbH ist Partner von GEDYS Intraware
Anwender: Cellofoam GmbH & Co. KG