Die Schröder Bauzentrum GmbH aus Heide stellt Betonfertigteile für den Tief- und Straßenbau her und bietet dazu kundenindividuelle Dienstleistungen für den Baustoffhandel. Dabei soll die Qualität der Produkte und der Service für den Kunden konsequent umgesetzt werden – sowohl für die Profikunden als auch für die Endverbraucher. Unterstützt wird das Unternehmen dabei von Messaging-Lösungen der Gräbert GmbH. Um die Kommunikation zwischen Kunden und Geschäftspartnern mit dem eigenen Haus zu vereinfachen, setzt die Firma Schröder Bauzentrum seit 1992 die Fax-Lösung eComPlus/400-Fax (früher FaxPro/400) ein. Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Lieferbestätigungen oder Rechnungen werden direkt in den iSeries-Anwendungen erstellt und aus dem System heraus an Kunden oder Lieferanten gefaxt – ebenfalls die archivierten Spool-Dokumente aus ArchivPlus/400. Dies stellt eine enorme Vereinfachung gegenüber dem manuellen Fax-Versand dar.
Remote angeschlossen
„Die Vorteile der Gräbert Fax-Lösung lagen für uns auf der Hand: Wir mussten eine Fax-Hardware kaufen und an die AS/400 anschließen sowie ein Software-Paket auf der AS/400 installieren. Alle Standorte sind jetzt über Remote mit der AS/400 in Heide – dem Hauptsitz des Unternehmens – verbunden und können somit mit der Fax-Lösung arbeiten“, weiß der IT-Manager, Harry Boeck, zu berichten.
Vorprogrammierte Grafikblöcke für Kopf- und Fußlogos bieten die Möglichkeit, für die vier Standorte ein individuelles Erscheinungsbild in Form des Geschäftspapiers mitzuschicken. So wird beispielsweise das Schröder Bauzentrum-Logo als Fax-Kopf und die Hausanschrift als Fußlogo automatisch dazugemischt und verfaxt.
Rund 200 Mitarbeiter in den vier Standorten faxen cirka 20.000 Dokumente jährlich aus dem WWS-System der Kaps Unternehmensberatung oder anderen AS/400-Anwendungen. Nach der Erstellung übernimmt eComPlus/400-Fax die Verwaltung und Übertragung der Dokumente und sorgt für eine Rückmeldung am Bildschirm. Besondere Verbesserungen gegenüber dem manuellen Fax waren damals die automatische Wahlwiederholung, falls Faxe nicht sofort vermittelbar sind, sowie die Möglichkeit, Fax-Texte nachträglich zu korrigieren und zu versenden. „Darüber hinaus schätzen wir den Rückgriff auf die Fax-Nummern aus dem Kunden- bzw. Lieferantenstamm“, so Harry Boeck. Die eingesetzte Fax-Variante ermöglicht des Weiteren, die Faxe tagsüber zu verfassen und zur kostengünstigeren Nachtzeit zu versenden.
e-Mail im Büroalltag
Mitte der 90-iger Jahre hielt die e-Mail-Kommunikation Einzug in den Berufsalltag. Immer mehr Lieferanten, Geschäftspartner und Kunden wollten deshalb die Zusammenarbeit auf e-Mail umstellen. „Für uns war der Schritt nicht unbedingt notwendig, denn die Fax-Lösung lief ohne Probleme“, erinnert sich der IT-Manager. „Doch entsprechend unserem Motto ‚Für Kunden und Geschäftspartnern Dienstleistungen und Service konsequent umsetzen’, konnten wir uns diesem neuen Medium nicht verschließen.“ Es galt sowohl die Geschäftsführung als auch die Mitarbeiter für das Thema e-Mail zu gewinnen. Für die Realisierung auf PC-Ebene wurde ein e-Mail-Server gekauft und die Mitarbeiter wurden in MS Outlook geschult. Die Kunden und Geschäftspartner wollten zudem Angebote, Bestellungen und Lieferbestätigungen per e-Mail zugesandt haben. Doch der e-Mail-Empfang/Versand auf AS/400-Ebene war noch nicht realisiert. Um den Anforderungen ebenfalls gerecht zu werden, bedeutete das für die Mitarbeiter der Firma Schröder Bauzentrum: Erstellen von Angeboten, Ausdrucken von Auftragsbestätigungen oder Rechnungen auf der AS/400, Einscannen und per e-Mail über Outlook versenden.
e-Mail via e-Mail-Server aus iSeries-Anwendungen
Harry Boeck erinnert sich: „Das konnte nicht die Lösung für unsere Mitarbeiter sein. Es hieß also Ausschau halten nach einer Kommunikationslösung, die e-Mail auf der AS/400 realisiert, sich gleichzeitig in die bestehende e-Mail-Lösung für den PC einbinden lässt und die vorhandene Netzwerkkonstellation – den angeschafften e-Mail-Server – nutzt.“ Besonderer Wert wurde darauf gelegt, eine Produktlinie aus einem Software-Haus im Einsatz zu haben. „Sollte einer der Kommunikationsdienste, Fax oder e-Mail, einmal wirklich nicht funktionieren, wollten wir uns an eine Hotline wenden und nicht an verschiedene. Weil die Fax-Lösung aus dem Hause Gräbert ohne Probleme funktioniert, fragten wir nach einer Erweiterung um die e-Mail-Komponente an; parallel dazu prüften wir die Angebote des Marktes“, berichtet Harry Boeck.
e-Mail und Fax aus einer Hand
Neben der e-Mail-Lösung via Gräbert-Hardware bietet das Software-Haus auch die Lösung „e-Mail via Server“ an – für den Versand/Empfang von e-Mails direkt aus AS/400-Anwendungen, wenn auf PC-Ebene eine e-Mail-Lösung schon realisiert wurde. Es muss keine zusätzliche Hardware gekauft und installiert werden. Im Herbst 2001 entschied sich das Unternehmen für die Einführung der e-Mail-Software der Gräbert Software + Engineering GmbH.
„Die Installation konnten wir aufgrund der einfachen Handhabung alleine realisieren“, weiß Herr Boeck zu berichteten. Trotz anfänglicher Skepsis arbeiten heute die Mitarbeiter routiniert mit der e-Mail-Lösung. So muss beispielsweise bei dem Warenwirtschaftssystem aus dem Hause Kaps GmbH lediglich ein Menüpunkt aufgerufen werden, um das fertig erstellte Dokument per e-Mail oder Fax zu versenden. Hierbei wird ebenfalls auf die hinterlegten e-Mail-Adressen aus dem Lieferanten- und Kundenstamm zurückgegriffen. Eine manuelle Eingabe der e-Mail-Adressen entfällt.
Ebenso wie bei der Fax-Lösung sind bei der e-Mail-Variante die verschiedenen Logos der Unternehmen hinterlegt, die beim e-Mail-Versand automatisch hinzugefügt werden. Kein Mitarbeiter kann sich heute mehr vorstellen, Spool-Dokumente auszudrucken, einzuscannen und dann erst per e-Mail über Outlook zu versenden.
Gräbert Software + Engineering GmbH
D–10709 Berlin
Telefon: (+49) 030/896 903-33
www.graebert-gse.de
