Um den steigenden Anforderungen des internationalen Marktes gewachsen zu sein setzt Triumph International in Deutschland auf eine integrierte Lösung für alle Aufgaben der Personalarbeit. Dabei ist für Triumph die Stabilität der Midrange-Plattform wichtig.

Integrierte Lösung gesucht

Als international ausgerichtetes Unternehmen mit vier Standorten in Deutschland setzt Triumph auch beim Human-Resources- (HR-) Management auf effiziente und transparente Prozesse. „Wir haben eine neue Personal-Software eingeführt, da das Vorgängersystem bei der Entgeltabrechnung zu wenig Funktionalitäten bot. So konnten beispielsweise Bescheinigungen nicht automatisch erstellt werden“, erklärt Jürgen Moll, Leiter Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Triumph. Für die Personalkostenplanung und die Bewerberverwaltung wurden weitgehend Eigenentwicklungen eingesetzt. Die mehrfache Eingabe und Pflege der Daten in unterschiedlichen Systemen verursachte jedoch für die Personalabteilung einen erheblichen Zeit- und Verwaltungsaufwand.

Daher machte sich Triumph auf die Suche nach einer integrierten Lösung, die neben einer Abrechnungs-Software auch Module für die Reisekostenabrechnung, die Personalkostenplanung, das Bewerbermanagement und für das automatisierte Erstellen von Auswertungen enthält. Schließlich entschied sich das Unternehmen für Loga von P&I. „Da hier Payroll und die Personalmanagement-Module vollständig integriert sind, werden alle Personalstammdaten zentral in einem System vorgehalten“, betont der Leiter Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Triumph.

Automatisierte Prozesse sparen Zeit

Die Entgeltabrechnung wird für die in Deutschland Beschäftigten zentral in Heubach durchgeführt. „Die unbegrenzte Historientiefe der neuen Software erlaubt eine Rückrechnung über mehrere Jahre. So sind wir auch für Spezialfälle gewappnet, wie etwa die Rückkehr eines ausgeschiedenen Mitarbeiters oder die Regelungen der ‚ GDPdU“, erläutert Moll. „Die eingesetzten Module bieten zudem umfassende Funktionalitäten für die Automatisierung der Entgeltabrechnung. So gruppiert die integrierte Tarifautomatik einen Mitarbeiter in die entsprechende Tarifklasse ein. Bei Änderungen erfolgt die Umgruppierung in eine neue Tarifklasse. Derzeit werden mit Loga die 2.200 Mitarbeiter bei Triumph und 200 Mitarbeiter, die in Fremdfirmen beschäftigt sind, abgerechnet.“ Zudem erhalten rund 2.500 Versorgungsbezieher eine monatliche Betriebsrente.

Personalmanagement auch dezentral möglich

Triumph setzt im Rahmen des Personalmanagements die Module für das Bewerbermanagement und für die Personalkostenplanung ein. So ist die Personalabteilung jetzt in der Lage, eine genaue Personalkostenplanung erstellen. „Früher haben wir selbst entwickelte Programme eingesetzt, die jedoch nur eine pauschale Simulation der zukünftigen Personal- und Nebenkosten ermöglichten. Eine detaillierte Planung bis hin zur Mitarbeiterebene wurde jetzt ermöglicht“, meint der Personalleiter. Mit dem Bewerbermanagement-Modul wird der gesamte Recruiting-Prozess automatisiert abgewickelt. „Wir erstellen Einladungs- und Bestätigungsschreiben sowie Absagen, die direkt aus dem laufenden Prozess heraus als Word-Dokument generiert werden.“

IT-Infrastruktur läuft auf der iSeries

„Die moderne Software erlaubt uns nicht nur eine effizientere Entgeltabrechnung, sondern auch das Einbinden der dezentralen Standorte Aalen und München in das Personalmanagement“, freut sich Moll. Bei Triumph sind als zentrale Rechner drei IBM iSeries an den Standorten Heubach, Aalen und München im Einsatz. Die Anwendungslogik läuft auf einem Microsoft-Terminalserver; die DB2-Datenbank ist auf einem iSeries-Server installiert. Zusätzlich laufen auf der Midrange-Plattform PPS- und WWS-System, eine Internet-Bestelllösung, Hoch- und Trendrechnung der Verkaufserwartungen/Prognoserechnung, Zollanwendungen, BWA: Vorkalkulation/Controlling, Spool-Aufbereitung/Formularmanagement sowie ein Zeitwirtschaftssystem.

Das Einführungsprojekt

Der Startschuss für das Projekt fiel im März. Zunächst wurde die Payroll eingeführt. Die Übernahme der Personalstammdaten aus dem Altsystem erfolgte bereits zwei Monate später. „Im Januar haben wir schließlich den ersten Echtlauf gestartet, der ohne Probleme ablief“, erklärt Moll. Das Reiskostenabrechnungs-Modul „resy“ wurde Ende des Jahres eingeführt. Schließlich folgten die Personalmanagement-Module.

Fachautorin: Gabi Strasser gstrasser@pi-ag.com