Die TFL Ledertechnik Gruppe ist ein weltweiter Hersteller von Chemikalien für die Lederbehandlung. Bislang gab es bei dem Unternehmen ein getrenntes internes und externes Rechnungswesen auf der Basis von Excel. Um mit dem stetigen Wachstum Schritt zu halten, begab man sich auf die Suche nach einem integrierten System. Udo Höndges, Leiter Konzernrechnungswesen und betriebliche Steuern bei TFL, erläutert die Ausgangssituation, „Unternehmen unserer Größenordnung können es sich heute aber einfach nicht mehr erlauben, für alle Aufgaben Excel einzusetzen. Wir wollten daher auf ein integriertes System umstellen, das allgemein akzeptiert wird. Es sollte auf jeden Fall ein wissenschaftliches, fundiertes System sein und mit unserem Wachstum Schritt halten können. Außerdem wünschten wir uns mehr Flexibilität und die Möglichkeit, den Jahresabschluss in kürzerer Zeit zu bewältigen“.

Hohe Anforderungen

Die Anforderungen an das gesuchte neue System waren vielfältig. So sollte eine gemeinsame Datenbasis erreicht sowie internes und externes Rechnungswesen verbunden werden und die Integration von Analyse und Reporting gewährleistet sein. Darüber hinaus war die Möglichkeit des Fast Close sowie der parallelen Unterstützung mehrerer Normen für die Rechnungslegung wie HGB und IAS gefordert. „Und auf jeden Fall sollte das gesuchte System durch die Fachabteilungen technisch beherrschbar sein. Wir haben keine eigene große IT-Abteilung vor Ort, so dass es unerlässlich ist, dass diese gegebenenfalls kleinere Erweiterungen selbst vornehmen können. Weitere wichtige Entscheidungskriterien waren z.B. Auswertungen, Online-Analysen und Standardberichtswesen sowie die 100-prozentige Abdeckung der Gesellschaften. Außerdem war uns auch die Technologie, also Datenbank, Offenheit, Server-Architektur, Parametrisierbarkeit der Datenerfassung, d.h. kontrollierte Datenkollektion ohne Excel-Sheets, sowie die Möglichkeiten eines Intercompany-Abgleichs wichtig. Nicht zuletzt spielten auch Prozesskontrolle und Prozessautomatisierung für uns eine große Rolle“, so Höndges.

Eine breite Auswahl – und ein Treffer

Das Team um Höndges schaute sich eine Vielzahl von Systemen an und tätigte Referenzbesuche bei Novartis und Ciba, da es sich hierbei ebenfalls um Chemiefirmen mit gleicher Aufgabenstellung handelte. „Bei Novartis haben wir eine Lösung mit der Software FCRS des französischen Anbieters FRS im Einsatz erlebt, die uns sehr gut gefallen hat. Alles was wir schon in Excel hatten, wurde dort mit der Software und einem relativ kleinen Mitarbeiterstab abgebildet“, so Höndges weiter. Umgesetzt hatte diese Lösung das Beratungsunternehmen Data Mart Consulting. „Beeindruckt hat uns insbesondere die Einheitlichkeit der Lösung und vor allem, dass das Unternehmen branchenspezifisches Know-how und Projekterfahrung mitbrachte. Was uns letztendlich überzeugt hat, war die Tatsache, dass uns das Beratungsunternehmen sowohl in technischer als auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht unterstützen konnte “, so Höndges weiter.

Zügige Implementierung

Nur vier Monate nach dem endgültigen Projektbeginn im Januar konnten mit dem Year-End-Closing im April die ersten Testabschlüsse bewältigt werden. Der erste produktive Abschluss folgte im Juni mit dem Monthly-End-Closing für Mai. Letzten Endes konnte das Projekt vom ersten Kontakt bis zur endgültigen Implementierung innerhalb eines einzigen Jahres abgeschlossen werden, wobei rund ein halbes Jahr lediglich drei Mitarbeiter temporär seitens TFL damit beschäftigt waren. Man ist daher sehr zufrieden, dass sich sowohl die Kosten für die Software-Lizenzen als auch der externe Beratungsaufwand sehr in Grenzen hielten. Heute setzt das Unternehmen im Umfeld des externen und internen Rechnungswesens SAP als vorgelagertes ERP-System, FCRS für die Finanzkonsolidierung, die Berichterstellung und MS Office sowie individuell programmierte Software für einige nachgelagerte Aufgaben ein. Hierzu werden mit der Software sämtliche Daten von allen Tochtergesellschaften gesammelt, ein konsolidierter Monatsabschluss erstellt und dem Controlling zur Auswertung zur Verfügung gestellt. Diese Auswertungen erfolgen dabei nicht nur auf rein legaler Ebene, sondern auch auf divisionaler Ebene und dienen der Unternehmensleitung zur Entscheidungsunterstützung.

Inzwischen sind rund 30 Mitarbeiter in den Tochtergesellschaften mit der bislang nur teilweise automatisierten Datenerfassung und fünf mit der Analyse beschäftigt. Der Schulungsaufwand für das neue System war dabei sehr gering. Eine ausführliche Dokumentation und einige telefonische Nachfragen reichten aus. Schon nach dem zweiten Monat lief laut Höndges alles sehr gut, nicht zuletzt, weil die Software auch eine hohe Validierung vor Ort erlaubt.

„Das System ist sehr flexibel, kann sich sehr schnell an Änderungen der Organisation anpassen und bietet hohe Datensicherheit, weil es keine Redundanz bei der Datenhaltung zulässt – und es wird von unseren Wirtschaftsprüfern akzeptiert. Wir sind daher sehr zufrieden mit der Software und auch mit der Abwicklung des gesamten Projekts, da wir bei Data Mart stets kompetente Ansprechpartner vor uns hatten“, kommentiert Höndges. „Die Datenmenge insgesamt hat sich sicher nicht geändert, aber wir sind jetzt in unseren Auswertungen wesentlich flexibler. Da wir jetzt auf der Basis einer OLAP-Datenbank arbeiten, kann damit die komplette Intercompany-Abstimmung – auch im Hinblick auf die Aufwands- und Ertragseliminierung sowie Schuldenkonsolidierung – bewältigt werden. Diese Aufgaben sind jetzt sehr viel einfacher geworden und das System unterstützt uns dabei in sehr hohem Maße.“

Erreicht: eine höhere Genauigkeit

Insgesamt wurde bei TFL durch das neue System der Genauigkeitsgrad der zur Verfügung stehenden Informationen erhöht. Wo früher irgendeine Zahl – und zwar möglichst schnell – gefragt war, steht heute eine möglichst genaue Zahl mit den entsprechenden Hintergrundinformationen zur Verfügung. „Wir können durchaus sagen, dass wir jetzt höhere Genauigkeit in einem gegebenen Zeitrahmen erreichen. Die Software wird von daher mit Sicherheit ein wesentlicher Bestandteil unseres Data Warehouses werden, das wir noch in diesem Jahr aufbauen wollen. Wir gehen davon aus, dass dieses mit seiner breiten Datenbasis die Entscheidungsfindung unserer Geschäftsführung noch besser unterstützen wird“, so Höndges abschließend.

Fachautorin: Katrin Striegel

Lösungsanbieter: DATA MART Consulting GmbH
Anwender: TFL Ledertechnik Gruppe