Die Zell & Mohr Internationale Spedition GmbH konnte mit der Einführung der Hübner EDV-Zollsoftware ihre Verwaltungsprozesse bei der Verzollung schlagartig optimieren. Für das in Hamburg ansässige Unternehmen war es noch bis dahin Standard, sämtliche Verzollungsvorgänge mithilfe des so genannten “Einheitspapiers” abzuwickeln. Verkürzt beschrieben war man gezwungen, für jeden Artikel, der in das Zoll-Lager eingelagert werden sollte, eine eigene “elektronische Karteikarte” im System anzulegen und am Ende des Monats eine Sammelzollanmeldung zu erstellen, um sie den Behörden vorzulegen. Damit verbunden war zwangsläufig ein hoher personeller Aufwand, um die Datenkonsistenz bei der rechtsverbindlichen monatlichen Zollanmeldung sicherstellen zu können.

Automatische Zollmeldung

Mit der Einführung der Software wurden diese Aufwendungen überflüssig. Denn sobald ein zollrelevanter Warenausgang verbucht wird, wird er automatisch der Aufstellung der monatlich erfolgenden Zollmeldung zugeordnet. Am Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraumes ist es dann nur noch erforderlich, die behördlich anerkannte “Sammelzollanmeldung” im System abzufordern – möglicherweise nochmals zu sichten – und schließlich elektronisch an die Behörde weiterzuleiten.

Im praktischen Einsatz sieht es so aus, dass der Bediener durch ein klares und einfaches Menü geführt wird, das unter anderem auch automatisch Plausibilitätskontrollen durchführt, um unzulässige Eintragungen zu unterbinden. So werden beim Wareneingang die zollrelevanten Daten einmalig erfasst, um die Güter in das Zoll-Lager einlagern zu können. Man kann dieses Lager vereinfacht so umschreiben, dass es ein behördlich genehmigter Raum auf dem Gelände des Unternehmens ist, der wie die Räumlichkeiten der Zollbehörde selbst zu betrachten ist – eine Art von “extraterritorialem Gelände”.

Die Revisionssicherheit der Datenerfassung und -verarbeitung mit Hübner erlaubt die “vereinfachte Zollanmeldung”. Im Alltag bedeutet das, dass man keine Schreibmaschine mehr benötigt, um die Formulare mit bis zu zwölf Durchschlägen ordnungsgemäß auszufüllen oder um ein separates Programm zur Erstellung von Erklärungen implementieren zu müssen.

Auf den ersten Blick mag das vielleicht nicht allzu “bedeutungsvoll” betrachtet werden. Aber, wer nur einmal erlebt hat, was es heißen kann, unter Termindruck ordnungsgemäße Zollpapiere, die Warenbegleitpapiere für den Trucker, ausfüllen zu müssen, der wird dieses Feature nicht mehr missen wollen. Es reicht, wenn bereits ein anderer als der avisierte LKW an die Rampe fährt. Da er eine andere amtliche Zulassung besitzt, müssen die Formulare mit dem neuen Kennzeichen versehen werden. Oder, wenn auf Grund einer Panne eine größere Lieferung, die für einen Laster vorgesehen war, nun auf zwei Fahrzeuge verteilt werden muss, dann explodiert der Zeitaufwand für die Dokumentation jedes einzelnen Fahrzeugs förmlich.

Gesteigerte Transparenz

Es ist aber nicht nur die Erleichterung der reinen Abwicklung “an der Rampe”, sondern diese durchgängige Zoll-Lösung ermöglicht der Unternehmensleitung – beispielsweise dem Finanz-Controlling – kurzfristig eine dauerhafte Steigerung der Transparenz. Und dies, weil die Daten, die in dem Bereich des außenwirtschaftlichen Warenverkehrs generiert werden, nun uneingeschränkt nutzbar gemacht werden, da sie in die Datenbank übergeführt worden sind.

Umfragen haben ergeben, dass eine Reihe von Unternehmen diesen Daten zumeist nur eine ungenügende Aufmerksamkeit widmet. Geht man in einer Firma beim Zoll noch manuell vor, so werden meist nur die zwingend erforderlichen Daten für Meldungen bearbeitet. Die ausgefüllten Formulare, die Informationen enthalten, wandern bildlich gesprochen meist zwischen die Aktendeckel, um sie im Falle einer behördlichen Prüfung stets griffbereit zu haben. Die Informationen dann in die DV zu übertragen, wird nahe liegend als zusätzliche Aufwendung gesehen, die man vermeidet. Die Konsequenz ist, dass viele Außenwirtschaftsinformationen – wie beispielsweise Cash-Flow oder Statistiken – einfach nicht in sinnvollem Maße genutzt werden.

Die Software bietet aber nicht allein die operativ-organisatorische Unterstützung. Vielmehr stellt sie auch sicher, dass man “in Sachen Zoll” stets auf dem aktuellen Stand ist. Durch die Anbindung an die zentrale Datenbank bei Hübner werden stets die neuen gesetzlichen Vorgaben oder rechtsverbindlichen Verordnungen überspielt und berücksichtigt. Das Zeit fressende Wälzen umfangreicher Loseblattwerke oder Führen unzähliger Telefonate wird überflüssig.

Betriebswirtschaftlich betrachtet “rechnet” sich die Anschaffung der Software meist nach sieben bis 18 Monaten. Diese Zeitangaben, die sämtlich von den Kunden stammen, hängen von Betriebsgröße, Struktur und vorhandener DV-Umgebung ab. Einflussfaktoren auf eine vorteilhafte Kostenstruktur sind, dass vergleichsweise geringe Hardware-Ressourcen seitens der iSeries anfallen, eine hohe Betriebszuverlässigkeit dieser Hardware besteht und Release-Wechsel von OS/400 nur dann vollzogen werden, wenn sie wirklich nötig sind. Von ihrem Nutzen her nicht zu unterschätzen ist die so genannte behördliche Genehmigung, die einem die Arbeit erheblich erleichtert, weil es unter anderem keine “Papierschlachten” mehr gibt. Sie bezieht sich auch auf die Möglichkeit der Berücksichtigung der individuellen Vereinbarungen mit der Zoll-Verwaltung.

Die Hübner Zoll-Software, die verschiedene optionale Module bietet, ist für IBM iSeries entwickelt worden. Sie kann mit vergleichsweise geringem Projektaufwand in kurzer Zeit implementiert werden. Durch eine Reihe vorhandener Schnittstellen lässt sie sich sehr gut in die bereits bestehende DV-Infrastruktur einbinden – seien es ERP-, WWS-, Lagerführungs- oder Speditionssysteme. Mit der Datenbank DB2 ist bei der iSeries eine problemlose Anknüpfung möglich.

Dirk Hohmann, bei Zell & Mohr GmbH Internationale Spedition für die DV verantwortlich, bestätigt, dass die Software nicht nur die internen Prozesse optimiert hat, “sondern auch die Koordination mit unseren Partnern weltweit erleichtert. Als Unternehmen, das globale kundenspezifische Dienstleistungen per Luft, See, Schiene und Straße in alle Ecken der Welt anbietet, ist es mittlerweile schwer, sich vorzustellen, wie man ohne Hübner arbeiten konnte!”

Hübner EDV-Beratung GmbH

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