Human Resources: Lohn & Gehalt, Zeit, Administration: Eigeninitiative fordern und fördern

In einschlägigen Management-Seminaren werden diverse Künste vermittelt, die beispielsweise wären: die Mitarbeiter erfolgreich zu machen, die Späne unter dem eigenen Stuhl nicht zu fürchten und die Eigeninitiative der Human Resources kompetent zu fördern. Auch in Sachen Personalverwaltung dürfen die Mitarbeiter jetzt selbst ans Werk – die Workforce managt ihre Daten selbst. Freiraum für höherwertige Aktivitäten wird den Personalern versprochen sowie viel Zeit für wertschöpfende Arbeiten an strategischen Zielen. Modernes Human Resource Management bedeutet für deren Anhänger und Verfechter vor allem eins: die Demokratisierung persönlicher Entwicklungsprozesse im Unternehmen. Geworben wird für die Vorteile der elektronischen Personalportale gern mit dem Schlagwort „Nutzenpotenzial“.

Derzeit sind noch bis zu 60 Prozent der Kapazitäten in Personalabteilungen durch administrative Prozesse gebunden. Durch die elektronische Administration könne dieser Wert um 50 Prozent gesenkt werden, sind sich die Anbieter sicher. Die Verantwortung für die Qualität der eigenen Daten soll beim jeweiligen Mitarbeiter liegen – wer sich nicht um akkurate Pflege bemüht, hat es beim Erklimmen der Karriereleiter schwer: Sind wichtige Qualifikationen nicht im HR-System hinterlegt, macht bei der nächsten Ausschreibung eben Kollege Schaumschläger das Rennen. Der war so clever, seinen Tahiti-Urlaub als „Auslandserfahrung“ zu deklarieren.

Know-how wird honoriert

Am Markt zeichnet sich ein Trend ab: Immer stärker werden Vergütung, individuelle Leistung und Unternehmensergebnisse zu einem Dreisatz für das individuelle Gehalt verknüpft. Dass das Know-how der Mitarbeiter wieder im Wert steigen würde, hat die Meta Group schon im April 2002 prognostiziert. Sie sagte auch veränderte Anforderungen an Personalapplikationen voraus; nicht mehr reine Personalbeschaffungs-Tools, sondern Workforce-Management-Applikationen für die Personalentwicklung und Ausbildung der Mitarbeiter seien in der Zukunft gefragt. Der Markt für Human Resource-Applikationen werde sich deshalb bis 2005 respektive 2008 deutlich verändern.

Reines Rekrutieren? Nein Danke…

Die Ausgaben für reine Recruiting-Applikationen, die in den letzten Jahren wie Pilze aus dem Boden schossen, werden nach Meinung der Auguren zurückgehen. Investiert werde stattdessen in Anwendungen für die Workforce-Analyse, in e-Learning und Manager Self-Services. Diese Applikationen könnten eine Vielzahl von Workforce-Metriken überwachen, sie würden die Effektivität der Mitarbeiter fördern und dem Management deren optimalen Einsatz erleichtern.

Als größtes Hindernis für die Umsetzung eines Workforce Management nannten die Befragten die Implementierungskosten neuer Systeme. Die Meta Group ließ durchblicken, dass der wahre Hinderungsgrund ein anderer ist: In 28 Prozent der Fälle gehört dazu die fehlende Wertschätzung des oberen Managements.

e-Recruiting

Spezielle Module für das e-Recruiting sind aber nach wie vor gefragt – und in der Praxis durchaus komfortabel. Alle Prozesse rund um die Stellenbesetzung werden dabei in einer einheitlichen Plattform integriert – von der Ausschreibung über die elektronische Bearbeitung bis zur Auswertung von Bewerbungen. Standard-Workflows unterstützen die Kommunikation zwischen allen Beteiligten – inklusive der Medien, in denen die Offerten publiziert werden sollen. Spezielle Schnittstellen zu Job-Portalen hat unter anderen P&I entwickelt. Das Ziel der e-Recruiting-Tools ist klar: schnellere Reaktionszeiten, eine bessere interne Abstimmung sowie ein höherer Service-Standard im Bewerber-Marketing.

Gesetz den Fall…

Der Versand von Verdienstabrechnungen via Intra- und Internet ist heute keine Seltenheit mehr, auch Krankenkassentabellen werden mit modernen Lösungen automatisch aktualisiert. Flexibel müssen die Anbieter von HR-Software auch auf aktuelle Gesetzesänderungen reagieren. Derzeit beschäftigen sie sich mit der Unterstützung des ELSTER-Lohn. Ab dem 01. Januar 2005 erwartet der Gesetzgeber die Abgabe der Lohnsteueranmeldung und der Lohnsteuerbescheinigungen nur noch auf elektronischem Wege. Für die Arbeitgeber kommt das den Vereinfachungen mit Kosteneinsparungen gleich; zusätzlich wird die Datensicherheit verbessert, da manuelle Eingriffe entfallen.

In der Vergangenheit hat die Finanzbehörde in unregelmäßigen Abständen Updates der ELSTER-Software bereitgestellt und zeitnah aktiviert; der Überblick fiel mitunter schwer. Einige HR-Anbieter fungieren inzwischen als Argusauge ihrer Kunden: Stehen neue Versionen von ELSTER bereit, kommen die notwendigen Updates automatisch.

Personaler werden zu Strategen

EDS und das F.A.Z. Institut haben jüngst Face-to-Face-Interviews mit Entscheidern aus deutschen Großunternehmen geführt und Bedenken und Knackpunkte im Hinblick auf ein HR-Outsourcing diskutiert. Nach ihren mittel- bis langfristigen Zielen befragt, sehen sich alle Interview-Partner künftig verstärkt in der Rolle des internen Personalberaters. HR-Strategie und -Beratung seien Themen der Zukunft. Gleichzeitig sollen administrative Prozesse einwandfrei, kostengünstig und effizient laufen und keine unnötigen Kapazitäten binden. Gegenwärtig verbringt eine Personalabteilung etwa die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten und lediglich ein Zehntel mit strategischen Weichenstellungen. Organisationsentwicklung, die Ausarbeitung neuer Arbeitsplatzmodelle oder Tariffragen kommen (noch) zu kurz.

Kurzer Prozess: Raus!

Das BPO (Business Process Outsourcing) hat dem Marktforschungsinstitut IDC zufolge, ein stolzes Wachstum von weltweit acht Prozent aufzuweisen. Das Volumen von derzeit weltweit 405 Milliarden US-Dollar soll bis 2008 weiter zunehmen und dann bei 682,5 Milliarden US-Dollar liegen.

Auch die Analysten der Gartner Group erwarten für Europa bis zum Jahr 2007 BPO-Ausgaben in Höhe von 33 Milliarden Euro – bei Wachstumsraten von 6,8 Prozent jährlich. Dazu trägt nach Ansicht der Experten vor allem das Auslagern von Gehaltsabrechnungen, von Anwendungen im Personalwesen und Finanzbereich, Rechnungswesen und in der Beschaffung bei.

In der typischen Aufgliederung des Unternehmensbereichs HR in strategische Planung, Management und Administration enthält vor allem Letzteres gutes Outsourcing-Potenzial. Besonders die standardisierten Prozesse – wie Lohn-, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen sowie die Archivierung der entsprechenden Belegdaten – kommen für eine Auslagerung in Frage.

Kosten sparen

Einer Umfrage der Meta Group zufolge sparen Unternehmen durch BPO im Durchschnitt bis zu 14 Prozent ihrer Kosten ein. Marktkenner sehen sogar noch größere Potenziale – bei echter Bereitschaft lägen die Kosteneinsparungen bei bis zu 25 Prozent. Die Personalchefs müssen also neben dem Wunsch nach mehr strategischer Funktion auch dazu bereit sein, Verantwortung abzugeben. Ein kleiner, aber nicht unerheblicher Haken…

Beispielhaft

VEDA erzielte in ihrem jüngsten Geschäftszweig ASP/Outsourcing während des letzten Geschäftsjahres einen Umsatzzuwachs von 89 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Das Unternehmen geht auch für die Zukunft von zweistelligen Wachstumsraten aus. Die Celanese AG hat ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen an die Krefelder Triaton GmbH, ein Unternehmen von HP, ausgelagert. Die Personalreferenten liefern den Input für die Abrechnung der 3.000 Mitarbeiter in Deutschland.

Die British Telecom managt ihr Personal mit PeopleSoft und will den weltweit rund 100.000 Mitarbeitern zunehmend proaktiven Support und proaktive Leistungen zukommen lassen. So ließe sich die Mitarbeiter-Performance besser auf die strategischen Geschäftsziele abstimmen. „Um intelligente Entscheidungen hinsichtlich Stellenbesetzung und Mitarbeitervergütung treffen zu können, benötigen die Verantwortlichen im Personalmanagementbereich einen umfassenden Überblick über die Performance-Daten der Mitarbeiter. Dies wird die Produktivität und letztlich auch den Kundenservice verbessern“, ist sich Margaret Savage, Direktorin HR Strategie bei BT, sicher.

Wer kann was?

Bernd Ulbricht, Leiter der zentralen Lohn und Gehaltsabrechnung bei der künftig mit Summit IT Consult kooperierenden Schieder Möbel Holding GmbH, fasst seine Erfahrungen wie folgt zusammen: „Nach intensiver Prüfung der einzelnen Software-Pakete zeigten sich sehr schnell erhebliche Leistungsunterschiede – und die damit verbundenen Lösungsmöglichkeiten für unser Unternehmen.“ Neben den programmspezifischen Anforderungen habe auch der Bereich Sicherheit und die Eingliederung in die bestehende Infrastruktur höchste Priorität.

Einen Überblick über die Schwerpunkte der einzelnen Anbieter liefert Ihnen unsere Marktübersicht.

M.W.