Arbeitsbedarf und Arbeitseinsatz sollen sich optimal decken, um größtmögliche Produktivitätssteigerung zu erreichen. Zur Optimierung des Personaleinsatzes und für die „Einteilung nach Bedarf“ sind intelligente Lösungen nötig. Ob in der industriellen Fertigung, im Handel, in Logistik-Unternehmen, im Call Center, in Hotels oder in vielen anderen Unternehmen und Branchen: Ziel der Personaleinsatzplanung ist es immer, die verschiedenen Tätigkeiten/Aufgaben effektiv auf die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter zu verplanen. Nur so lassen sich effizienter Einsatz erzielen, Leerlaufzeiten vermeiden, die Produktivität erhöhen und ein reibungsloser Ablauf gewährleisten.

Planung

Geplant werden kann z.B. mit einem Tool wie der „Personaleinsatzplanung“ des Herstellers TIMESYS. Damit lassen sich über jeden beliebigen Zeitraum exakte Stundenpläne, Tagespläne, Schichtpläne, Wochenpläne, Pläne für die kurzfristige Umsetzung eines Eilauftrages, Pläne für Projektgruppen oder auch langfristige Projektpläne nach Belieben erstellen. Beispiele sind die Einsatzplanung an Montagearbeitsplätzen, von Projektgruppen, die Besetzung der Service-Telefone oder der Stationen.

Qualifikation

Automatisch sind in die Planung die Qualifikationen der Mitarbeiter, die Anforderungen an die Arbeitsplätze, die Arbeitszeitmodelle, Urlaubs- und Fortbildungszeiten mit einbezogen. Auch persönliche Wünsche der Mitarbeiter werden berücksichtigt. Freizeit und Gleitzeittage sind dadurch besser geplant und Änderungen im Einsatzplan sind für jeden Mitarbeiter ersichtlich. Alle Beteiligten können leicht ablesen, wer in welchem Zeitraum arbeitet; gleichzeitig werden Minimum-, Soll- und Maximum-Besetzung der Arbeitsplätze aufgezeigt.

Veränderungen

Oftmals scheinen Veränderungen kaum planbar, da bestimmte Situationen nicht vorhersehbar sind. War hier früher „der Meister der Improvisation“ gefragt, eröffnet die Lösung zahlreiche Möglichkeiten exakter Umplanungen und Simulationen. Einsatzpläne sind jederzeit anpassbar. Damit sind Unternehmen unabhängig von veränderten Bedingungen. Umstrukturierungen, Verbesserungsstrategien zur Kundenorientierung, kurzfristige, unvorhersehbare Aufträge, Personalveränderungen, eine terminliche Umdisponierung oder Ressourcenveränderung lassen sich wesentlich zügiger umsetzen. Für eine aktive Kostenstruktur-Analyse lassen sich mit den vorhandenen Plandaten und den Zeitdaten Soll/Ist-Vergleiche erstellen.

Einsetzen lässt sich dieses Tool zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung in Unternehmen aller Branchen und in allen Bereichen.

Fachautor: Ralf Michlo